建設項目檔案保護研討

劉文紅

摘 要：建設項目檔案是國家檔案的重要組成部分，是實現建設項目科學管理和運行維護的基礎性和技術保障性依據。如何維護檔案的完整與安全，保護檔案原貌，以最大限度延長檔案壽命是檔案保護工作的主要任務。“以防為主，防治結合”是我們檔案保護工作的基本方針，通過對檔案制成材料損壞原因的探究，保存環境的升級，尋找科學的檔案“防”與“治”方法，做到理論與實踐相結合，使建設項目檔案保護工作得以可控在控。

關鍵詞：建設項目；檔案保護；實踐

1 概述

中電投電力工程有限公司（以下簡稱工程公司）是國家電力投資集團公司的工程建設管理專業化公司，承攬各種大中型火電建設任務。火電工程建設周期比較長，項目檔案的形成周期也較長，產生單位多，數量大，產生與保管使用檔案的單位分離，檔案未移交前，檔案在項目臨建設施里存放條件相對比較差，因此，工程公司各項目部在項目檔案的形成過程中處于首要把關的位置，工程公司在建設項目檔案保護方面責任重大。

1.1 檔案的定義

《中華人民共和國檔案法》第2條，《檔案工作基本術語》（DA/T1—2000）分別給出了檔案的定義，共同明確了檔案的歷史記錄性、原始記錄性重要作用。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）將項目檔案定義為：“指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件”，本文就主要針對建設項目檔案保護進行研討。

1.2 檔案的種類

中國古代有甲骨、金文、石刻、竹簡、木牘、縑帛等的檔案。現代檔案，按載體，有紙質檔案、照片檔案、電子檔案、實物檔案等。

建設項目檔案載體主要以紙質檔案為主，結合照片檔案、電子檔案、實物檔案構成建設項目檔案的全部。

1.3 檔案保護意義

檔案的原始性和唯一性決定了檔案的珍貴性，檔案成為一種不可再生資源。重大建設項目檔案具有專業技術性、多樣性、通用性、標準性、成套性特點。重大建設項目檔案保護工作的成敗直接影響建設項目檔案在建設項目生產、經營管理及項目建設過程中的利用。因此，建設項目檔案保護意義重大。

2 檔案保護問題

“檔案制成材料是記載并反映檔案內容的物質材料。”不同質地的檔案載體存在不同的問題，主要問題有以下一些情形：

2.1 紙質檔案常見問題

首先是紙張老化，外觀上變黃，質地上變脆；其次是紙質文件字跡耐久性問題，比如：圓珠筆字跡材料、油印文件、印泥隨著時間的流逝會出現模糊，退色甚至脫落，嚴重影響了項目檔案的長期利用。

2.2 照片檔案常見問題

受外界環境的影響，照片檔案會出現影像消退、膠片發黃或出現彩色斑點、斷裂、黏結、發霉、發潮等問題。

2.3 電子檔案常見問題

歸檔載體防寫問題，光盤、磁帶保持清潔問題，記錄涂塵保護等問題。

2.4 實物檔案常見問題

實物檔案的清潔及妥善保護完好無損問題。

3 項目檔案保護研討

本部分先議論項目檔案保護問題的原因分析，然后，針對這些原因，提出項目檔案保護措施。

3.1 問題原因分析

首先，是對檔案保護存在問題的原因進行分析。

3.1.1 紙質檔案的老化問題

1）內部原因，造紙的原料、原料中的主要化學成分及造紙工藝等引起的紙張老化。項目檔案管理過程中，紙質老化的內因是我們不可控的。

2）外部原因，項目檔案絕大多數保存在普通檔案室里，同時項目檔案在建設過程中總是被提供頻繁利用，所以紙張必然要與空氣中的物質接觸，如水分、氧氣、光、工人手上的汗漬等有害物質，另外還要受空氣溫度濕度的影響，這些外界因素作用于紙張后，都會引起或加速紙張的老化。

3.1.2 紙質文件字跡耐久性問題

字跡的耐久性是決定紙質檔案資料壽命的關鍵因素之一，嚴禁在檔案中使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫材料。

3.1.3 照片檔案的斷裂、黏結、發霉、發潮等問題

項目照片檔案保存環境過于干燥，會導致照片斷裂、脆化。干燥不足照片易產生黏結、發霉、發潮等現象。

3.1.4 電子檔案存儲載體的保護問題

項目電子檔案的主要載體材料是光盤。光盤是利用激光進行信息存取的，不可避免的就要受到外部環境的影響，是所存儲電子信息的致命威脅。

3.2 項目檔案保護特點

在項目建設階段，由于新建工程項目永久檔案室的建設跟不上，這就要求我們在建設項目檔案管理過程控制中對檔案防護問題更加嚴細慎重，加強檔案室溫、濕度控制工作，加強檔案防潮、防水、防日光及紫外線照射工作，加強檔案防塵、防污染、防有害生物和防盜工作，最大限度減少外界因素對檔案資料的破壞，從而延長建設項目檔案文件的壽命。

3.3 項目檔案保護措施

現在，針對檔案保護存在的問題，提出相應保護措施。

3.3.1 紙質檔案保護措施

1）紙質選擇。我們應該選擇酸堿數值在7左右的中性紙張，或酸堿值高于7的堿性紙張，因為堿性紙張能把纖維降解所產生的化學物質、印刷油墨、其他污染物所帶的酸性中和，從而減低紙張老化速度。

2）加強檔案室保溫、隔熱，溫、濕度控制工作。研究發現字跡色素的退色速度與溫度呈正比關系，過高的溫度會加快耐熱性差的字跡材料退色，進而影響字跡的耐久性。在濕度方面，字跡色素的退色，特別是染料色素的退色，在有水的條件下會大大加快。

作為工程管理公司，我們的建設項目遍布全國各地，南北方溫差、濕差各不相同。北方項目干燥，我們對檔案室的加濕工作要及時跟上。南方項目除濕工作很重要，盡量使檔案室內的溫濕度處于相對穩定狀態，降低紙張老化速度，確保紙質檔案的耐久性。

3）加強檔案防日光及紫外線照射工作。項目檔案庫房里的光線主要來自太陽輻射，此外還來自人工光源，各種光線對檔案都具有潛在的破壞性。我們在施工現場規劃檔案室時，盡量人員辦公與檔案存放區分離，檔案室窗戶不宜過多，對已有的窗戶，盡量設置防光窗簾、遮陽板、搭涼棚等，盡可能過濾掉危及到檔案資料耐久性的紫外線，以確保或最大限度延長檔案的使用壽命。

3.3.2 電子檔案保護措施

項目電子光盤檔案應做好防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，項目有條件的情況下，盡量購置防磁設備。存放時，每一張光盤獨立存放，檔案袋上用標簽將相關技術信息標識清楚，方便建設期過程利用。

3.3.3 照片檔案保護措施

項目建設期，工程照片檔案往往以電子文件存儲居多，如果建設過程有需求存放紙質照片，那我們應做好照片檔案管理，底片、照片貯存環境應恒溫、恒濕保管。隨著科學技術的飛速發展，檔案信息數字化應用到我們工作中來，我們將照片檔案信息經過數字轉換，同樣可以再現其檔案信息的真實內容，既加強管理又方便利用，對照片檔案進行實物與電子化雙軌制管理。

3.3.4 實物檔案保護措施

實物檔案要保持整潔、無破損。存放實物檔案的庫房和櫥柜應定期除塵，避免實物檔案褪色，對易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕技術保護，確保實物檔案完好無損。

4 小結

通過前面對建設項目檔案保護存在問題的原因分析及采取的相應措施，說明建設項目檔案通過采取正確的保護措施和方法后，對項目檔案信息的安全、完整及長遠利用保障工作可以起到事半功倍的效果。

總之，建設項目檔案保護工作任重而道遠，不僅要做好現存檔案的保護工作，還應該隨時關注檔案保護新材料、新技術和新方法的發展動態，通過學習和研究，掌握對不同質量的檔案載體進行功能定位、合理使用、科學管理，積極做好檔案保護工作的前端控制，變被動保護為主動防治，真正做到檔案保護工作“以防為主，防治結合”，進一步推進建設項目檔案保護工作向前發展。

參考文獻

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[2]吳廣平，向陽.檔案工作實務[M].北京大學出版社，2008.

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