淺談基建工程檔案管理模式探討

摘 要：近年來，在我國社會主義市場經濟快速發展的推動下，基建工程項目建設也迎來了一種蓬勃的發展局面。新時期面對全新的發展形勢，積極迎合國家工程項目建設管理體制改革需求，進一步強化基建工程檔案資料管理，以此保證基建檔案管理工作價值的充分展現，并提升單位管理水平及企業工程建設水平也就成為了時下一大熱點課題?；诖耍疚木突诋斍盎n案管理現狀，針對基建工程檔案管理模式進行了探究，旨在為后期基建檔案管理工作提供一套可靠參考和依據。

關鍵詞：基建檔案管理；體制改革；現狀

在基建工程建設過程中，工程檔案資料作為其中一項重要組成部分，其管理質量如何直接影響著整個工程項目質量。雖然，就目前現狀來看，基建工程項目建設事業與之前相比取得了一定的進展，但在具體的檔案管理實踐中依然面臨著一定的問題與困難，而要更好地保證基建工程事業的穩定發展，關鍵就需要認真審視當前存在的問題，并在此基礎上基建推進檔案管理模式的改革與創新，制定一套科學合理的管理模式，促進基建工程檔案建設事業的長久穩定發展。

1 當前我國基建檔案管理存在的問題

1.1 基建工程檔案管理意識薄弱、重視不足

對于基建工程項目而言，工程周期長、流程繁瑣、涉及部門較多是其顯著特點，由此也造就了基建工程項目檔案管理具備了復雜性、成套性與多樣性的特點。在管理實踐中，往往由于受到經濟利益的驅使和趕工期等原因，也無法避免的出現了嚴重的“只重工程本身而忽視工程檔案”的問題，由此也導致基建檔案的收集、整理及歸檔工作無法與工程建設相協調，進而致使基建檔案管理模式嚴重滯后，并對檔案資料的利用也產生了極為不利的影響。

1.2 傳統檔案管理模式面臨巨大挑戰

在這一方面所存在的主要問題有：1）檔案管理制度不夠健全，因此也致使檔案管理工作無法采取一套規范標準的管理方法和操作流程，進而也致使基建檔案管理各個環節無法滿足具體的質量要求。2）因為在工程建設實踐中往往會涉及到諸多的參與方，但現行檔案管理模式致使檔案工作標準無法得到統一，比如歸檔的基建檔案質量不一、格式內容不同等問題，由此也對基建檔案管理部門帶來了一定的負擔；3）缺少一套規范化和標準化的基建檔案管理工作程序，同時相應的監督檢查、指導等職能無法得以有效發揮。

2 基建工程檔案管理模式改進策略

2.1 革新檔案理念，提升檔案管理意識

鑒于當前基建工程檔案管理正處于一種社會化、信息化和市場化的快速發展進程之中，企業要積極迎合這一發展需求，進一步加大《檔案法》宣傳力度，客觀正確的認識基建檔案的重要意義，明白其是保證基建工程管理和提升檔案管理水平的關鍵所在。此外，對于基建檔案工作而言，其往往會涉及到施工單位、建設單位、設計單位以及監理單位等多方參與主體和部門，檔案管理工作單純的依靠檔案管理部門也是無法保證高質量完成的，因此也就需要得到各部門與領導的重視、支持與配合，借助相應的檔案利用事例來培養和提升檔案管理人員的責任感與積極性，逐步提升檔案管理的工作地位，促使廣大的利用者能夠深刻意識到檔案與檔案管理工作的唯一性與必要性。

2.2 健全基建檔案管理體制，強化基建檔案管理

1）加強基建檔案資料的收集工作。基建工程在建設過程中，各個階段與各個環節工作都是相互銜接、環環相扣的，如果檔案資料收集不完整，將直接影響到其他環節或階段工作的順利實施。鑒于這一特點，在管理實踐中，企業要制定一套明確的基建檔案收集機制，明確基建檔案的收集范圍、歸檔時間及要求，同時要特別注重加強對基建工程關鍵階段的資料收集。此外，檔案管理部門要推行一種全方位、全過程的跟蹤服務，積極改進工作態度與工作方法，認真貫徹和落實基建檔案工作的相關規定與要求，可以通過崗位責任制、獎懲制以及業務負責制等工作機制做到分工明確和責任到人，以此來有效的保證各參建主體能夠認真履行基建檔案的歸檔與移交職責，保證前期檔案資料收集工作的效率及質量。

2）將基建檔案管理劃歸到基建工程項目管理體系。在管理實踐中，要保證基建檔案管理工作與基建工程管理進程的同步性。首先，在建設項目申請立項時就及時開展相應的基建文件資料的收集、整理與審查等各項工作；待項目竣工驗收時，要積極的做好項目文件的歸檔與驗收等工作，以此實現對基建檔案管理質量的源頭性控制。此外，建立健全相應的工程合同制、契約制以及監理制等約束機制。在合同簽訂時針對所需移交的基建檔案材料數量、套數以及具體的歸檔時間與質量等相關要求進行明確，并將工程款的5%規定為基建檔案歸檔的準備金，如果提交基建檔案不齊全的則不予付款，以此實現對基建檔案質量的有效控制與監督。再次，采取“三納入”和“四同步”的基本方針，將基建檔案管理分別納入到基建工程規章制度、崗位責任制及基建工程計劃之中（即“三納入”），同時保證基建檔案管理工作要與基建工程立項、基建工程建設進度以及基建工程工作檢查與基建工程竣工驗收相同步（即“四同步”），以此來保證基建檔案管理工作的高效化實施，進而為基建工程質量的保證提供有力支持。

3）提升整理立卷質量。檔案整理立卷質量是基建檔案管理與利用的必要保證。所以，在管理實踐中要求各參建方能夠積極做好自身職權范圍內的基建檔案整理、編目、組卷及保管和利用等各項工作，嚴格遵循基建檔案的形成規律并維持檔案資料之間的有機聯系，同時遵循單項工程彼此之間相互獨立及便于利用的基本原則，逐步構建起一套連續成套且分類明細的整體。具體實施辦法有：（1）針對基建檔案工作中所存在的問題以技術交底會議或項目技術會議等形式進行解決；（2）形成具體的工作會議紀要、檔案工作總結和簡報等文件，以此確保能夠得到有效的溝通和效果；（3）利用檔案工作專家業務咨詢或現場顯示等形式針對基建檔案業務進行指導；（4）進一步規范基建檔案整理立卷工作，制定一套統一的基建檔案管理標準與實施辦法。

4）做好基建檔案的驗收與報送工作。為更好地強化基建檔案資料管理，國家檔案局特頒布了《建設項目（工程）檔案驗收辦法》，為此，在工作實踐中，相關責任單位要積極的貫徹國家政策號召，嚴格執行基建檔案備案制度、驗收制度以及檔案工作的檢查、預驗收等步驟，自由當城建檔案管理部門驗收確定合格后，方可進行后續的基建工程竣工驗收；此外，在工程驗收后3個月內，各參與方要完成相應的基建檔案移交工作，通過基建檔案驗收工作的加強，來提升基建檔案管理的效率及水平。

3 結語

總而言之，在基建工程建設過程中，基建檔案管理作為工程管理中一項重要組成部分，發揮出了突出的作用與價值。因此，加強基建檔案管理也逐步成為了現代工程建設的一大重要課題。在當今社會經濟及建設事業蓬勃發展的時代背景下，基建工程檔案管理模式也需進行積極的革新，轉變傳統管理理念，迎合體制改革需求，建立一套完善的檔案管理體制，并強化管理人員教育與培訓，從而全面的保證基建工程檔案管理工作的順利高效實施，進而也為建設工程質量的保證奠定堅實的基礎。

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作者簡介

方曉燕（1980-），女，漢，本科，館員中級。