做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

張玉龍

【摘要】我國社會經濟的不斷發展和生產力水平的進一步提升，辦公室文秘管理工作的重要性日漸凸顯。不斷提升辦公室文秘綜合管理工作的質量和水平，能夠為企業的穩定運營提供良好的前提條件。

【關鍵詞】辦公室 ?文秘綜合管理工作 ?思考

做好辦公室文秘的綜合管理工作，有利于提升辦公室工作的效率，為企業提供良好的基礎保障。從建立完善的規章制度、提升公文寫作能力、做好細節管理工作、確保各項事務落實、加強與各部門的溝通和提升自身綜合素質。

一、企業辦公室管理的意義以及存在的不足

（1）缺乏健全的辦公室管理制度。“沒有規矩不能成方圓”，在新時期的大背景下，我國企業辦公室管理工作還存在很多不足，尤其是缺乏健全的管理體系，無法為實際管理工作提供參考。首先，辦公室管理制度不規范，工作分配不科學，存在職能交叉或空位的現象;其次，辦公室管理監管不嚴格，監督工作不到位，考評不及時，不利于調動辦公室管理者的工作積極性;最后，管理制度執行力較差，有些部門不重視，執行工作不嚴格，存在職能缺失現象。

（2）辦公室服務工作不科學。企業作為國家基礎建設行業，與百姓的關系十分緊密，作為特殊的資源供應產業，其工作宗旨就是全心全意為人民服務，缺乏服務意識，在深度和廣度上認識不明，會嚴重阻礙企業職能的發揮。具體而言，企業辦公室服務層次不明，深度不夠，管理流程不細化和完善，影響了服務范圍的延展。據調查發現，有些辦公室管理者無法及時答復人們的問題，管理樞紐性作用不能凸顯，信息服務嚴重滯后。

（3）企業辦公室管理人員的綜合素質有待進一步提高。企業辦公室管理內容多樣，涉及到管理、服務等各項工作，管理者經常身兼數職，繁重的作業也會制約他們的發展。另外，一些企業的職工也沒有接收過正規系統的學習，創新意識淡薄，組織素養不高。其中還包含很多老員工，他們的思想意識落后，對辦公室管理不了解，信息技術掌握的不好，無法構建一支高水平的管理隊伍，嚴重損害了國家利益。

二、辦公室文秘綜合管理工作的策略

（1）建立健全規章制度。建立完善的規章制度是提高辦公管理效率的有力保證。能夠實現對辦公室秘書行為的有效約束，有利于規范辦公室工作流程，促使辦公室秘書樹立嚴謹的工作態度，為企業發展保駕護航。因此，企業應以完善辦公規章制度為出發點，在深入了解企業發展經營特點的基礎上，制定切實可行的辦公制度，充分征求各部門意見，完善科學合理的辦公制度。同時，在制定辦公制度過程中，應使用簡明扼要的語言，防止詞語不表達意思的現象。加強對辦公室制度實施的監督，完善辦公室制度的實施，不斷提高辦公室秘書綜合管理水平。例如，辦公室的一個公司開發了一種良好的考勤系統，衛生系統，離開系統，辦公室工作人員要嚴格遵守紀律，按時上班，不遲到，提前離開，辦公時間堅持后，出去辦事辦公室領導報告行蹤，時間和保持工作聯系。除特殊情況外，不允許有任何空缺職位。一切職權范圍內的事情都要積極解決，不能解決的，要向領導請示。領導交辦的任何工作都應完成完成報告后交給領導處理結果，使工作緊密聯系，很好地完成。同時，辦公室秘書要注意自己的形象，做整潔的衣服和帽子，外表大方，遇到人要待人處事講禮貌，對其他部門和外籍員工要熱情接待。

（2）做好細節管理，確保各項工作精益求精。細節決定成敗，細節決定世界。秘書工作的核心是文字、文件和服務。寫作要高標準，語法、政策、意識形態上不能有低級錯誤。每句話都應該精心表達其意思。文件流轉也是一項精細的工作，要實現閉環管理，從文件的接收，到文件的流轉，到文件的回收、銷毀或返還，整個過程都應該是閉環的，要做好文件編號、進度跟蹤等細節工作。要牢固樹立精品服務理念，注重服務細節，突出服務效率。我們應該對每件事都一絲不茍。我們要把難的事情辦好，把急的事情辦好，把雜的事情搞清楚，把復雜的事情簡單化。

（3）做好監督管理工作，確保各級監督要求及時落實。做好員工助理。秘書工作人員的作用主要體現在傳遞文件、會議記錄、監督待辦事項清單等方面。各級領導每一天有很多文書工作，和解決各種問題，辦公室秘書人員好第一遍，好文件過濾器優先，有三種方式到紙質文件中心的來源，一個是通過傳真接收文件，二是通過機要處轉來的上級或兄弟單位文件，三是部門主管部門加蓋公章后直接由秘書長中心的文件。其中，通過傳真機收到的文件要進行篩選，有相當多的文件是一些社會組織或團體發出的會議邀請函、購買刊物的信件等，對于這類文件應該直接銷毀。其次，做好會議記錄也很重要，特別是每周一的中心例會和各類總結會議。領導的要求必須高度細化，及時反映在會議紀要中，并將會議紀要，特別是會議安排的待辦事項傳達給中心的每一位員工。必須在會議紀要中明確時間節點和完成標記，并及時跟蹤監督執行情況，確保上級要求和領導指示得到迅速落實。

（4）做好溝通策劃工作，確保工作的和諧高效。凡事都是先做后做。做任何工作必須提前規劃、合理布局，根據任務的重要性，重點工作，運行的時間長度，合理的工作計劃，提前堅定地建立一個概念，總是事先準備，提前，提前規劃，做到早知道，提前部署工作，早期干預，每個節點在控制的過程中，確保組織目標的實現。每一項工作都要與人打交道，溝通至關重要，要有大局意識。做好工作如果溝通充分，肯定既正確又有效，反之，必然效果不好。因此，要加強內外溝通，主動“早”，努力“細”，妥善處理和解決各種復雜問題，確保各項工作有序推進和高效實施。我們要做好“總調度員”和“總管事”，充分發揮“橋梁紐帶”的作用，在整體服務中，協調各方，不做不替代，協調不放不握手。要善于集中團隊政策，凝聚團隊力量，發揮團隊智慧，時刻保持吃苦耐勞的心態，在和諧和諧的氛圍中推進各項工作。

（5）做好身心管理工作，保證良好的身心素質。身體是革命的資本。聽起來很俗，但是很實用。辦公室工作任務繁重，工作關系錯綜復雜，只有具備良好的身體素質和心理素質才能從容應對繁雜的心理、身體工作和控制、調節個人情緒。做事急為“快”，快而不亂，慢為“穩”，穩而不拖，在任何工作中都要從容不迫、從容不迫。在工作中要始終保持奉獻的熱情和毅力，要對工作充滿熱情。

總之，做好細節管理工作，確保各項事務落實，能夠提升辦公室文秘綜合管理工作的辦事效率。

參考文獻：

[1]王萍.淺談如何做好新時期企業辦公室文秘工作[J].2017.

[2]林杰.淺談做好辦公室文秘綜合管理工作的思考[J].2017.