新時期如何開展機關事業單位人事檔案管理工作

孫述剛

摘 要：在新時期下，機關事業單位人事檔案管理工作的面臨新的挑戰，需要新的改變和創新。下面本文將從機關事業單位人事檔案管理工作的重要性談起，并且提出目前事業單位人事檔案管理工作存在的問題，并討論在新時期下，機關事業單位人事檔案管理工作將如何更好的發展，將其與新時期特點更好的聯系在一起。

關鍵詞：新時期;機關事業單位;人事檔案管理

人事檔案是我國人事單位進行人事管理的重要工具，是人事管理部門通過工作人員的日常表現、日常活動總結而形成的記錄。其主要記錄著所有員工的身份信息、學歷資料、工作經歷以及工作表現等。人事檔案與員工的工資待遇、工作福利緊密相關。在新時期，隨著我國事業單位人事檔案管理工作制度的不斷改革更新，逐步推進了事業單位人事部門的工作，改善了事業單位的工作現狀。

1 機關事業單位人事檔案管理工作的重要性

隨著我國經濟社會的不斷發展、進步，機關事業單位人事管理也需要逐步更新。人事檔案是承載人才信息的載體，是事業單位了解人才的方式。通過人事檔案的信息，可以將不同方面的人才放在最適當的崗位上，是管理人員進行統籌管理的主要依據。總的來說，事業單位人事檔案管理的重要性可以概括為以下四個方面。

1）對人力資源結構的改進。在任何一個事業單位中，想要更好的進行工作，實現工作效率的最大化，找到人力資源分配的最優解，就必須依靠人事檔案。目前，我國經濟建設正處在高速發展的黃金時期。事業單位工作人員也勢必因此發生著一些潛移默化的變化。而對于這些細小的變化，人事檔案都會記錄在冊，變化的過程以及結果都會真實記錄在內。所以，管理人員能夠通過人事檔案里的信息，進行分析和評估，實現最科學最合理的調整，提高事業單位的工作效率，不斷優化人力資源的結構，使人事檔案發揮最大的作用，促進人事單位的發展。2）對人事調動的幫助。在新時期的各個事業單位的管理中，如果需要人事調動，人事檔案也將起到關鍵性作用。在工作調動過程中，相關負責人員需要對被調動工作人員的學習經歷、工作情況和人員資歷等情況進行全面的掌握，對其性格及其擅長的部分和崗位進行完善的分析。那么這些信息，僅僅通過人員溝通和內部人際關系的調查是完全不夠的，這種時候就需要調動其檔案資料對其進行全面完善的分析，給予精準的評價，更加高效的配合事業單位管理人員工作的開展。3）對員工能力的全民分析。在事業單位人員日常工作中，人事檔案對其信息進行管理，將會對所有工作人員的學習情況、工作表現、教育程度、個人發展和工作表現有詳細記錄，所以，當事業單位有需要進行人事調整的時候，可以根據其中的信息對他們進行評估，其中有利的改變可以延續，不利的問題督促他們改變，對事業單位人員進行有針對性的培訓，同時培養他們好的習慣愛好，進而提高人才工作能力，促進事業單位長遠發展。4）用于考評人員能力。在事業單位關于員工的日常管理中，人員的考察、檢測十分重要，考評十分嚴格，而考評的結果可能直接影響到其未來在單位的職場位置和個人利益。人事檔案可以為管理人員準確提供職工信息，通過人事檔案的記錄進行考評，考評結果又將被記錄在人事檔案中。當單位想要了解職工的時候就可以從人事檔案中調取信息，對職工進行全面準確的評估。

2 機關事業單位檔案管理中存在的問題

1）受到傳統檔案管理思維方式的束縛。在新時期，人事檔案管理面臨的更新與改革，但是其更新與發展往往是在傳統管理方式的基礎上進行的。我國的檔案管理工作實際上已經形成了自己固有的一系列操作，如在管理方式、保存方式等。所以，在此背景下，新時期檔案管理方式的創新難免會受到傳統管理思維方式的束縛，不能真正做到創新。傳統的檔案管理方式在新時期使用中具有一定的局限性，所以機關事業單位檔案管理工作要沖破束縛，打爛條條框框，真正做到管理模式上的創新。2）進行檔案管理工作的人員認知不足。在我國的機關事業單位中，其檔案管理工作往往脫離現實，在其創新過程中，仍然存在著大量問題，受到很多現實因素的約束。此外，又由于檔案管理人員的思想覺悟不夠，不夠重視檔案管理工作的改革創新問題，所以，當創新改革在檔案管理人員心中的地位不足夠的時候，大家對于檔案管理的創新積極性也有所下降，所以其進程就會尤其緩慢。所以要在立足于實際的基礎上，進行檔案管理的創新。3）人事管理分工不夠明確。在進行檔案管理過程中，單位的各部門之間存在一定的級別性差異，造成部門中人員對于檔案管理的權限不一致，這一原因造成人事檔案管理內部人員分工不夠明確，不同的人對其會進行不同方式的管理，使得在管理過程中人員信息過于分散，給機關事業單位的檔案管理工作造成了極大的困難。

3 做好機關事業單位檔案管理工作的具體措施

針對以上相關機關出現的問題，具體的解決問題措施從以下配套的三個方面出發。1）加強新時期機關事業單位檔案管理的創新，擺脫傳統管理方式的思維束縛，促進檔案信息的資源整合，使得人事檔案管理方式最大程度上適應新時期的發展。2）提升人事檔案管理人員對檔案管理的重視程度，提高其思想覺悟。3）提升機關事業單位檔案管理人員的全體綜合素質。在實際的工作中，人事檔案管理工作的重要性，往往被弱化。檔案管理人員是人事單位檔案管理的核心，對其有序發展發揮著重要的作用。但是，目前我國的現狀是，檔案管理人員的素質水平滿足不了檔案管理工作的要求。所以，機關事業單位需要重視對檔案管理人員的培訓，優化員工素質，對機關事業單位發展做出正向改變。

4 人事檔案保管中應該注意的問題

由于人事檔案的重要性以及其內容的特殊性，需要要求對人事檔案進行保管和保密。這是人事檔案管理中的重要一點，也是全部檔案管理人員和事業單位其他工作人員的共同職責。可以說，保證人事檔案的完整性和保密性，也是進行人事檔案管理的核心任務之一。總的來說，在進行檔案管理過程中應該注意以下三點。1）防止人事檔案的損壞。在進行檔案管理過程中，盡量保證不出現或者少出現因為人為因素破壞而造成的損壞。具體分析檔案被損壞的原因，針對其采取針對性的措施并且做好防范工作。在最大程度上避免損失發生的可能性，盡量將其的損壞降到最低，保證人事檔案的完整性。2）延長人事檔案的壽命。事業單位人事檔案的管理應該不僅僅局限于降低它的損壞率。還應該采取一定的保護措施，從根本上對人事檔案進行保護，進而在最大限度上面延長人事檔案的壽命。3）保障人事檔案的安全。人事檔案是記錄員工信息的載體，意義重大，需要最大限度保障人事檔案的安全，避免上面的信息受到泄露。另外，人事檔案的機密性強，若因管理不善導致信息泄露，可能會給政治上帶來隱患。

5 結束語

機關事業單位檔案管理對其發展具有重要意義，但是在新時期下，檔案管理工作也顯露出了一定的問題和弊端。綜上所述，機關單位應該積極配合新時期發展，沖破傳統管理的束縛，將創新管理與新時期緊密聯系在一起。提高事業單位檔案管理人員的思想覺悟和素質水平，使其能夠使人事檔案的重要性發揮出最大的作用。最后，需要注意檔案管理中的保管問題，盡量避免其損壞，延長檔案壽命，以及注意檔案管理的保密性。通過以上舉措和改變，使得檔案管理工作越來越現代化、科學化，從而促進機關事業單位的發展。

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