新時期加強檔案工作的重要性分析

周麗敏

摘 要：本文在簡述檔案工作現狀的基礎上，強調了新時期加強檔案工作的重要意義。同時，從檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案開發利用幾方面入手，提出了新時期檔案工作強化的具體路徑，著重闡述了構建檔案管理信息化系統、實施雙檔制檔案管理的意義與內容。

關鍵詞：新時期;檔案工作;電子檔案;雙檔制

在組織的運行發展中，形成了大量的檔案資源，其既是組織工作成果的證明，也是組織優化發展的重要參考信息。想要推動組織更好發展，就必須要落實檔案工作的強化。在新時期背景下，為保證決策的科學合理，加強檔案管理與應用是必然選擇。

1 檔案工作的現狀分析

檔案工作（檔案管理）包含著檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等環節。在長時間的發展中，人們對檔案工作的重視度與認可度偏低，多數工作人員并未接受專業培訓。就當前的情況來看，檔案工作還存在著軟硬件建設程度不足的問題，致使檔案管理水平偏低。在新時期背景下，為了保證組織決策的科學性、提升組織內資源的利用率，加強檔案工作極為重要。

2 新時期加強檔案工作的重要意義分析

2.1 檔案管理方式的優化

加強檔案工作能夠推動檔案管理方式的優化，促使檔案工作的效率效果顯著提升。在檔案工作實踐中，管理方式的優化能夠為相關管理人員提供更廣闊的工作思路，引導其在工作中引入新方法，達到檔案管理工作升級的效果。

2.2 檔案管理水平的提升

加強檔案工作最直接的結果就是促使組織整體檔案管理水平提升，為檔案資源的保管與利用提供有力保障。在工作實踐中，要結合組織需要與工作實際情況，對檔案管理現存問題進行針對性的分析與解決，提升組織內檔案管理體系的完善程度。

2.3 檔案管理問題發生概率的降低

依托檔案工作的強化，能夠大幅降低相應管理問題的發生概率，保證相關管理人員長時間處于良好的工作狀態[1]。此時，組織能夠更準確、迅速的掌握市場環境變化情況、組織發展形勢等，避免發生組織管理方面的問題，為組織可持續發展提供有力支持。

2.4 檔案資源浪費的避免

在組織檔案中，包含著多種類型的信息資源，包括人力信息資源、技術研發信息資源、歷史業務信息資源、財務信息資源等等，具有極高的應用價值。在傳統的檔案工作中，對這些資源的開發利用較為忽視，僅單純的展開了檔案收集與保管工作，導致檔案資源浪費情況嚴重。而依托檔案工作的強化就能夠避免這一問題的發生，促使檔案資源得到最大程度的挖掘利用，推動組織形成科學決策。

3 新時期檔案工作強化的具體路徑探究

3.1 檔案收集工作的強化

在檔案工作中，收集環節占據首要地位，是其他管理環節展開的基礎內容。此時，若是檔案資料收集不到位、不充分、不完整，則會導致后續的檔案保管、開發利用等工作無法進行。在實施檔案收集時，要重點保證檔案資源采集的及時性與完整性，在后續處理前完成檔案內容的檢查，嚴禁存在缺項漏項、錯填等問題，并對檔案內容的真實性展開分析。

在新時期背景下，檔案收集工作要重點關注檔案資源采集的多樣性。外界環境的變化對組織提出了更多要求，也使得組織運行與管理的復雜性增加。為了保證檔案資源能夠為組織所有決策提供參考，就必須確保檔案資源的全面性。在收集過程中，可以充分發揮出互聯網與信息技術的優勢，在組織內構建起統一的信息化管理系統，積極推行無紙化辦公，為信息共享提供便利條件。依托該系統，檔案工作人員能夠迅速獲取組織內有關不同業務、管理決策等的檔案資源，實現檔案收集質量的提升。

3.2 檔案整理工作的強化

1）檔案整理的原則。在完成檔案資料的收集后，需要對其進行整理，為檔案查閱、開發利用提供更加便利的條件。筆者在實踐中發現，在整理檔案時，需要重點遵循以下幾項原則：維護不同檔案之間的歷史聯系，具體來說，就是要保證檔案之間在時間、形式、內容、來源等方面存在聯系，嚴禁出現檔案“孤立”的問題;盡可能避免造成檔案資料的打亂，維護檔案資料的連續性;確保檔案整理為保管與開發利用提供便捷條件。2）紙質檔案的電子化。無紙化辦公是新時期組織管理的主流思路，對檔案工作提出了新的要求。此時，應當在保管現有電子檔案的基礎上，積極展開組織內紙質檔案的電子化。其中，優先轉化組織內常用的檔案文件、重點檔案文件（科研資料、機密資料等），提升檔案安全性的同時為后續檔案開發利用提供支持;接著，可以轉化次要檔案文件，促使組織檔案工作整體升級，實現檔案工作信息化。3）檔案分類方法分更新。檔案分類是檔案整理中的重點環節，使用的方法具體如下：依照年度（年代）進行檔案文件分類;依照檔案文件的來源進行分類，包括文件發行組織（部門）、文件作者（負責人）等;依照檔案文件內容進行分類;依照檔案文件形式進行分類[2]。

3.3 檔案鑒定工作的強化

在檔案鑒定工作中，除了要完成采集檔案資料、檔案分類方法的確定之外，還要判斷檔案是否可以銷毀，避免無用檔案的大量積累，降低檔案管理工作負擔，提升檔案管理與查閱的效率。通常情況下，檔案鑒定需要站在國家與人民整體利益（組織整體與人員利益）的角度展開，依托全面的歷史觀點確定檔案價值。在實際工作中，筆者主要結合檔案自身特點與利用需要完成檔案鑒定。

為了保證檔案鑒定工作的科學性，必須要在組織內構建起完善的、科學的檔案保存與銷毀機制，并在工作實踐中結合制度內容完成，避免發生重要檔案、高價值檔案錯誤銷毀的問題，提升檔案銷毀工作的精準程度，推動檔案鑒定的工作升級。

3.4 檔案保管工作的強化

檔案保管是檔案查閱與開發利用的前提，影響著檔案工作的整體質量。在這一過程中，為了保證檔案保管工作高效、高質落實，在新時期背景下，應當結合組織現實情況實施雙檔制檔案管理，即“紙質檔案+電子檔案”管理。對于組織內的重要檔案與機密檔案，要在保留紙質檔案的同時引入電子檔案形式;對于一般性檔案，僅使用電子檔案管理即可。

此時，需要重點關注電子檔案的安全性保證。要在構建檔案管理為系統的同時，引入內外防火墻技術、登錄權限管理技術、加密技術等，隔絕組織內網與外網，避免未得到允許、未經授權、不具備相關權限的人員查閱、編輯、復制、更改、刪除相應檔案，并維護檔案信息傳輸過程的安全。

3.5 檔案開發利用的強化

檔案中包含著大量的信息資源，有著極高的開發利用價值，能夠為組織科學決策提供參考。在新時期，強化檔案資源開發利用是檔案工作的必然選擇。為了實現這一目標，需要在完善檔案收集整理的基礎上，積極引入現代信息技術、加強檔案編研與服務。要結合大數據、云計算等技術在檔案管理系統中設置檢索模塊，保證能夠在大量的檔案中迅速、準確的提取需求檔案。

另外，還要結合專業培訓提升相關人員的專業素養與檔案開發利用能力，提升檔案資源利用率的同時推動檔案工作升級。

4 總結

綜上所述，當前的檔案工作依舊存在一定問題，在新時期背景下必須進行強化。通過引入現代信息技術、構建起檔案管理系統，結合檔案采集、整理、保存、開發利用等環節的強化，實現了檔案工作的升級，更好的滿足了新時期對檔案工作的現實要求。

參考文獻

[1]楊棟超.在新時期加強檔案工作的重要性分析[J].住宅與房地產，2019（34）：254.

[2]李東艷.跟緊時代脈搏開創檔案法制新局面——淺談如何做好新時期檔案法制工作[J].黑龍江檔案，2019（06）：11.