淺談建設(shè)工程檔案管理中的問題和措施

劉霞

摘 要：建設(shè)工程檔案是城建檔案的重要組成部分，隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程檔案在實際應(yīng)用中使用的越來越頻繁，檔案資料管理的準(zhǔn)確度和系統(tǒng)性顯的尤為關(guān)鍵。因此，做好建設(shè)工程檔案資料的保存管理，是城市建設(shè)中必不可少的部分，也直接影響城市建設(shè)工程的進(jìn)度和完工質(zhì)量。本文主要圍繞當(dāng)前建設(shè)工程檔案資料保存管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討研究，提高建設(shè)工程檔案的使用和利用率。

關(guān)鍵詞：工程檔案;保存管理;信息化建設(shè)

建設(shè)工程檔案是指在建設(shè)工程活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。在整個建設(shè)工程的建設(shè)過程中所保存的文件包括從立項、審批、施工到竣工驗收等一系列活動中形成的準(zhǔn)備階段的資料、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖及竣工驗收資料。筆者結(jié)合晉州市住建局工作職能，對所管轄范圍內(nèi)的建設(shè)工程檔案進(jìn)行探討，為更好地服務(wù)于城市建設(shè)提供有利的保障。

1 建設(shè)工程檔案的特點

1.1 成套性

因為每項工程都有一定的建設(shè)程序，建設(shè)過程的各個階段都會產(chǎn)生反映工程程序的文件材料，只有這些文件材料完整、系統(tǒng)，才能正確反映工程的整個建設(shè)過程，從而為將來城市建設(shè)實施維修和管理提供詳實可靠的依據(jù)。

1.2 真實性

城市的現(xiàn)代的立體化程度越來越高，向地下和空中迅速發(fā)展，地上建筑鱗次櫛比，地下管線密如蛛網(wǎng)。對城市建設(shè)進(jìn)行科學(xué)管理，靠的就是真實、準(zhǔn)確和完整的檔案資料。因此，建設(shè)工程檔案可以說是具有很強(qiáng)的憑證性，與現(xiàn)實生活關(guān)系密切，真實性則成為其生命，在歸檔的周期、措施、管理方法等方面要與城市建設(shè)的步伐一致。

1.3 變更性

建設(shè)工程施工人員在建設(shè)工程檔案資料利用過程中，并不是進(jìn)行單一的復(fù)制，而是在具體實施建設(shè)的過程中，按相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行逐步改進(jìn)。同時，還要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，特別是工程設(shè)計、工藝等方面。因此，這就要求施工人員結(jié)合保存的檔案資料進(jìn)行針對性的修改，確保其準(zhǔn)確的反映整個建設(shè)工程的實施過程。

2 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的問題

2.1 檔案資料的管理意識缺乏

在檔案資料的收集和管理中，管理人員對資料的重視度不夠。檔案管理人員的管理方式?jīng)]有得到真正的貫徹和落實，過于表面化和形式化，導(dǎo)致在收集、整理和使用等方面出現(xiàn)了諸多不規(guī)范，此外，在檔案管理的軟件和硬件等建設(shè)方面相對缺乏，使檔案管理人員工作開展受限，積極性不高。

2.2 檔案資料管理人員素質(zhì)偏低

建設(shè)工程的系統(tǒng)性、整體性特點比較明顯，但目前檔案資料管理人員素質(zhì)普遍偏低，主要是檔案資料的管理工作起步較晚，且門檻較低，進(jìn)行管理工作的人員通常都是文化素質(zhì)偏低的非專業(yè)人員，也沒有接受過正規(guī)的職業(yè)培訓(xùn)，即使定期進(jìn)行學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)，也很難在短時間內(nèi)形成專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，這些因素在一定程度上直接影響了檔案資料的管理水平和使用水平。

2.3 檔案管理的投資力度不足

隨著檔案管理技術(shù)水平的不斷提高，對檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求越來越嚴(yán)格，對硬件要求相對來說也越來越高，但目前的事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入還很匱乏，設(shè)施配備不足，有的還停留在原始的紙制保存和人工登記，這些問題產(chǎn)生的原因主要是由于投入資金受限，數(shù)字化檔案的使用率還沒有真正的應(yīng)用到檔案管理中。

3 建設(shè)工程檔案資料管理的措施

3.1 完善建設(shè)工程檔案的管理制度

完善的檔案管理制度是做好管理工作的重要前提和保障，只有做到管理制度到位，才能讓檔案管理人員有據(jù)可依，提高管理工作的有效性。因此，在檔案管理中要嚴(yán)格規(guī)范各個環(huán)節(jié)的制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，并將其職責(zé)落實到工作中，進(jìn)一步完善檔案管理制度、檔案借閱制度、安全制度、保管制度等等，在檔案資料的使用過程中，及時記錄借閱人員名單，一旦檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失的時候，及時找回檔案，從而提高檔案的高效管理。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員承擔(dān)著工程資料的制作和歸檔的雙重責(zé)任，具有一定的特殊性，因此，只有檔案管理人員熟悉檔案、建設(shè)等相關(guān)的專業(yè)理論知識，掌握建設(shè)工程檔案資料收集與管理的基本方法和操作技能，才能保證建設(shè)工程檔案資料的高效使用率。事業(yè)單位也不能輕視對檔案人員素質(zhì)的培養(yǎng)，定期組織檔案資料管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和考試，并取得從事建設(shè)工程檔案資料形成、收集、整理、審查、驗收、移交和保管資格后方可上崗，實行與業(yè)績考核掛鉤，嚴(yán)格落實獎懲，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，進(jìn)而提高建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的信息化管理

信息化建設(shè)有利于推動工程建設(shè)檔案在實際中的應(yīng)用，在建設(shè)工程資料管理過程中，采取信息化管理方式，可以大大提高資料管理的效率，保證資料的安全性和完整性。積極推行數(shù)字化檔案管理模式，將建設(shè)工程實施的過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進(jìn)行備份保存，及時將施工現(xiàn)場視頻、施工圖、監(jiān)理文件等文字圖片資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，不間斷進(jìn)行登記、鑒定、著錄、存儲，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性，做好保密措施，保障電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。

3.4 加大檔案管理工作的投資力度

無論是開展檔案管理的信息化建設(shè)，還是搞好檔案管理軟、硬件的設(shè)施建設(shè)，都離不開資金的使用。就當(dāng)前的事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看，設(shè)備投入不足、人員年齡老化、專業(yè)素質(zhì)不高等等這些突出問題，反映出用在檔案管理投資方面的不足，導(dǎo)致建設(shè)工程檔案的管理效果甚微。要想解決這些連串性問題，必須做到以下兩方面：一是領(lǐng)導(dǎo)要加大重視力度，在資金的使用上要從檔案管理工作中傾斜，以便于檔案管理工作的高效有序開展。二是對檔案管理工作中需要的設(shè)備進(jìn)行更換、更新，改變傳統(tǒng)的耗時、耗力、耗資金的管理方式，在條件允許的情況下，逐步向數(shù)字化建設(shè)方向靠攏，通過信息化的管理軟件，開展建設(shè)工程檔案的收集與整理，幫助檔案管理人員更快、更好地發(fā)揮建設(shè)工程檔案的作用。

4 結(jié)束語

總之，建設(shè)工程檔案是城市建設(shè)中不可缺少的一部分。雖然在建設(shè)工程檔案的管理中存在諸多問題，如缺乏對檔案管理的重視、建設(shè)工程管理人員素質(zhì)不高、檔案管理投資力不足等，這些問題都極大的影響檔案管理工作的開展，若想提高檔案管理工作的有效性，只有采取切實可行的有效措施，才能使建設(shè)工程檔案管理工作更加規(guī)范、有效，為建設(shè)工程的施工質(zhì)量提供出更可靠的依據(jù)。

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