淺談建設工程檔案管理中的問題和措施

劉霞

摘 要：建設工程檔案是城建檔案的重要組成部分，隨著城市建設的快速發展，建設工程檔案在實際應用中使用的越來越頻繁，檔案資料管理的準確度和系統性顯的尤為關鍵。因此，做好建設工程檔案資料的保存管理，是城市建設中必不可少的部分，也直接影響城市建設工程的進度和完工質量。本文主要圍繞當前建設工程檔案資料保存管理中出現的問題進行探討研究，提高建設工程檔案的使用和利用率。

關鍵詞：工程檔案;保存管理;信息化建設

建設工程檔案是指在建設工程活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。在整個建設工程的建設過程中所保存的文件包括從立項、審批、施工到竣工驗收等一系列活動中形成的準備階段的資料、監理資料、施工資料、竣工圖及竣工驗收資料。筆者結合晉州市住建局工作職能，對所管轄范圍內的建設工程檔案進行探討，為更好地服務于城市建設提供有利的保障。

1 建設工程檔案的特點

1.1 成套性

因為每項工程都有一定的建設程序，建設過程的各個階段都會產生反映工程程序的文件材料，只有這些文件材料完整、系統，才能正確反映工程的整個建設過程，從而為將來城市建設實施維修和管理提供詳實可靠的依據。

1.2 真實性

城市的現代的立體化程度越來越高，向地下和空中迅速發展，地上建筑鱗次櫛比，地下管線密如蛛網。對城市建設進行科學管理，靠的就是真實、準確和完整的檔案資料。因此，建設工程檔案可以說是具有很強的憑證性，與現實生活關系密切，真實性則成為其生命，在歸檔的周期、措施、管理方法等方面要與城市建設的步伐一致。

1.3 變更性

建設工程施工人員在建設工程檔案資料利用過程中，并不是進行單一的復制，而是在具體實施建設的過程中，按相關技術標準和要求進行逐步改進。同時，還要不斷的進行創新，特別是工程設計、工藝等方面。因此，這就要求施工人員結合保存的檔案資料進行針對性的修改，確保其準確的反映整個建設工程的實施過程。

2 建設工程檔案資料管理中存在的問題

2.1 檔案資料的管理意識缺乏

在檔案資料的收集和管理中，管理人員對資料的重視度不夠。檔案管理人員的管理方式沒有得到真正的貫徹和落實，過于表面化和形式化，導致在收集、整理和使用等方面出現了諸多不規范，此外，在檔案管理的軟件和硬件等建設方面相對缺乏，使檔案管理人員工作開展受限，積極性不高。

2.2 檔案資料管理人員素質偏低

建設工程的系統性、整體性特點比較明顯，但目前檔案資料管理人員素質普遍偏低，主要是檔案資料的管理工作起步較晚，且門檻較低，進行管理工作的人員通常都是文化素質偏低的非專業人員，也沒有接受過正規的職業培訓，即使定期進行學習和崗位培訓，也很難在短時間內形成專業的職業素養，這些因素在一定程度上直接影響了檔案資料的管理水平和使用水平。

2.3 檔案管理的投資力度不足

隨著檔案管理技術水平的不斷提高，對檔案資料管理的標準和要求越來越嚴格，對硬件要求相對來說也越來越高，但目前的事業單位在檔案管理方面的資金投入還很匱乏，設施配備不足，有的還停留在原始的紙制保存和人工登記，這些問題產生的原因主要是由于投入資金受限，數字化檔案的使用率還沒有真正的應用到檔案管理中。

3 建設工程檔案資料管理的措施

3.1 完善建設工程檔案的管理制度

完善的檔案管理制度是做好管理工作的重要前提和保障，只有做到管理制度到位，才能讓檔案管理人員有據可依，提高管理工作的有效性。因此，在檔案管理中要嚴格規范各個環節的制度，明確檔案管理人員的職責，并將其職責落實到工作中，進一步完善檔案管理制度、檔案借閱制度、安全制度、保管制度等等，在檔案資料的使用過程中，及時記錄借閱人員名單，一旦檔案資料出現損壞或丟失的時候，及時找回檔案，從而提高檔案的高效管理。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員承擔著工程資料的制作和歸檔的雙重責任，具有一定的特殊性，因此，只有檔案管理人員熟悉檔案、建設等相關的專業理論知識，掌握建設工程檔案資料收集與管理的基本方法和操作技能，才能保證建設工程檔案資料的高效使用率。事業單位也不能輕視對檔案人員素質的培養，定期組織檔案資料管理人員進行專業培訓和考試，并取得從事建設工程檔案資料形成、收集、整理、審查、驗收、移交和保管資格后方可上崗，實行與業績考核掛鉤，嚴格落實獎懲，充分調動檔案管理人員的積極性，進而提高建設工程檔案資料的質量。

3.3 加強建設工程檔案的信息化管理

信息化建設有利于推動工程建設檔案在實際中的應用，在建設工程資料管理過程中，采取信息化管理方式，可以大大提高資料管理的效率，保證資料的安全性和完整性。積極推行數字化檔案管理模式，將建設工程實施的過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份保存，及時將施工現場視頻、施工圖、監理文件等文字圖片資料錄入到數據庫中，不間斷進行登記、鑒定、著錄、存儲，加強檔案管理系統的安全性，做好保密措施，保障電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。

3.4 加大檔案管理工作的投資力度

無論是開展檔案管理的信息化建設，還是搞好檔案管理軟、硬件的設施建設，都離不開資金的使用。就當前的事業單位的檔案管理現狀來看，設備投入不足、人員年齡老化、專業素質不高等等這些突出問題，反映出用在檔案管理投資方面的不足，導致建設工程檔案的管理效果甚微。要想解決這些連串性問題，必須做到以下兩方面：一是領導要加大重視力度，在資金的使用上要從檔案管理工作中傾斜，以便于檔案管理工作的高效有序開展。二是對檔案管理工作中需要的設備進行更換、更新，改變傳統的耗時、耗力、耗資金的管理方式，在條件允許的情況下，逐步向數字化建設方向靠攏，通過信息化的管理軟件，開展建設工程檔案的收集與整理，幫助檔案管理人員更快、更好地發揮建設工程檔案的作用。

4 結束語

總之，建設工程檔案是城市建設中不可缺少的一部分。雖然在建設工程檔案的管理中存在諸多問題，如缺乏對檔案管理的重視、建設工程管理人員素質不高、檔案管理投資力不足等，這些問題都極大的影響檔案管理工作的開展，若想提高檔案管理工作的有效性，只有采取切實可行的有效措施，才能使建設工程檔案管理工作更加規范、有效，為建設工程的施工質量提供出更可靠的依據。

參考文獻

[1]陳靜.淺談工程建設檔案管理的現實問題及解決措施[J].辦公室業務，2017（06）

[2]李新民，張麗，封強.城建檔案基礎知識（第三章和第五章）.建筑工程檔案實務（第一章）

[3]呂彩萍.建筑工程檔案資料管事存在的問題與對策[J].住宅與房地產，2018（34）