如何構(gòu)建餐飲業(yè)采購成本控制管理體系

摘 ?要：采購成本控制一直是企業(yè)經(jīng)營管理的核心內(nèi)容之一。目前餐飲企業(yè)在采購管理方面仍缺乏監(jiān)督約束機制、價格控制機制和采購人員專業(yè)性不強等問題，而構(gòu)建采購成本控制管理體系有利于改進(jìn)餐飲企業(yè)管理，抑制腐敗和促進(jìn)廉政建設(shè);有利于降低生產(chǎn)成本，提高餐飲產(chǎn)品的競爭力;有利于企業(yè)的良好發(fā)展，因此需要構(gòu)建采購成本控制管理體系。構(gòu)建采購成本控制管理體系時需要編制全面準(zhǔn)確系統(tǒng)的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完善采購計劃流程和審批制度、采用招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購方式來控制價格、健全采購運行的層級監(jiān)督管理機制和聘用優(yōu)秀的采購人員。

關(guān)鍵詞：餐飲業(yè);采購;成本控制

餐飲業(yè)是我國較早開放的行業(yè)，科技含量不高，只要有足夠的資金，就可以開餐館，因而吸引了不少社會上閑散資金投入，造成行業(yè)內(nèi)競爭越發(fā)激烈，利潤空間越來越小。“有人辭官歸故里，有人連夜趕科場”，這是餐飲業(yè)目前的現(xiàn)狀，開業(yè)多，結(jié)業(yè)也多，大浪淘沙，真正生存下來很少。餐飲業(yè)的經(jīng)營管理者除了把目標(biāo)和精力集中于產(chǎn)品研發(fā)，營銷策略等方面以外，還必須加強企業(yè)的成本控制。而餐飲企業(yè)成本中，原材料采購成本占了總收入的30-50%，因此，采購成本的控制管理成為企業(yè)經(jīng)營管理的一項核心內(nèi)容。

一、目前餐飲企業(yè)在采購管理方面存在的問題

（一）采購流程缺乏監(jiān)督約束機制

現(xiàn)在的餐飲行業(yè)中，大多數(shù)采購計劃和審批缺乏完善監(jiān)督約束機制，存在著制度責(zé)任不明顯的現(xiàn)象，使一些人有機可乘，亂中獲益，他們利用手中的權(quán)利，在洽購過程中不顧企業(yè)的利益，虛高報價，收受回扣和紅包，屢屢做出違法違規(guī)行為。從前段時間，媒體通報的貪污、腐敗的案件中不難發(fā)現(xiàn)，采購制度的不完善是造成他們犯罪的原因之一。

（二）對采購價格缺乏應(yīng)有的控制機制

餐飲企業(yè)每天原材料的消耗量較大，一個月累計采購量達(dá)到營業(yè)總收入的40%左右，控制采購成本就是控制整個企業(yè)的經(jīng)營成本。然而，一些餐飲企業(yè)只將經(jīng)營重心放在銷售，增加銷售收入，忽視采購的重要性，餐飲企業(yè)內(nèi)部進(jìn)貨價格缺乏應(yīng)有的管理機制，原材料的成本、質(zhì)量得不到有效的控制，生產(chǎn)出成本高、質(zhì)量低的餐飲產(chǎn)品，必然會嚴(yán)重影響到餐飲企業(yè)效益和聲譽，給企業(yè)帶來巨大的損失，甚至倒閉關(guān)門。

（三）采購人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德

有些餐飲企業(yè)為了節(jié)省人力成本，沒有聘請到綜合素質(zhì)比較高，責(zé)任心強，能夠鑒別商品優(yōu)劣，懂得商品營銷知識的合格采購人員。具體而言，就是熟悉食材的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量，熟悉食材的采購渠道，在餐飲市場有一定人脈關(guān)系的信息靈通的采購員。另外，有些經(jīng)營者也認(rèn)識到采購崗位的重要性，不敢隨便在市場上招聘采購員，輕易將這份重要的職位讓不熟悉的人來做，只能找一些不懂行、不專業(yè)的親戚或朋友來擔(dān)任，這些人不具備專業(yè)知識和職業(yè)道德，無法按質(zhì)按量完成采購任務(wù)，不但會加大企業(yè)經(jīng)營成本，甚至?xí)绊懫髽I(yè)經(jīng)營效益。

二、餐飲企業(yè)采購成本控制體系構(gòu)建的重要性

（一）餐飲采購成本控制有助于抑制腐敗和促進(jìn)廉政建設(shè)

在激烈的餐飲行業(yè)競爭中，營收管理和成本管理都面臨很大的壓力，由于采購成本在企業(yè)成本中所占的比重很大，管好的采購就管好企業(yè)成本，企業(yè)采購成本控制在企業(yè)改革管理中的作用越來越大。采購成本控制制度通過招標(biāo)采購、貨比三家、采購收貨分離等制度，使企業(yè)采購運作相互制約，互相監(jiān)督，職責(zé)分明，有效的抑制腐敗行為，保護(hù)了采購相關(guān)人員，促進(jìn)了餐飲企業(yè)精神文明和廉政建設(shè)。

（二）餐飲采購成本控制有助于降低生產(chǎn)成本提高餐飲產(chǎn)品的競爭力

餐飲企業(yè)產(chǎn)品成本的絕大部分是原料消耗，而采購價格是影響餐飲成本的重要因素。

在保證原材料質(zhì)量的情況下，通過種種有效的成本控制措施來降低材料的采購價格，進(jìn)而降低產(chǎn)品的售價，低價格高品質(zhì)的產(chǎn)品在市場競爭中享有絕對的優(yōu)勢。

（三）餐飲采購成本控制制度有助于企業(yè)的良好發(fā)展

如上一點所述，餐飲企業(yè)采購成本控制制度可以降低生產(chǎn)成本，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的情況下，產(chǎn)品市場競爭力增強，營業(yè)收入增加，企業(yè)的利潤也相應(yīng)增大。股東獲利后，又將利潤再投入企業(yè)更加壯大，不斷向前發(fā)展，進(jìn)入良性循環(huán)。

三、采購成本控制管理系統(tǒng)的建立

（一）編制全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

確定采購物品的規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有助于確保采購回來的原料符合使用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，保證餐飲產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，從而提高采購工作的效率，進(jìn)而節(jié)省時間成本和材料成本。

為了編制合格規(guī)范的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，采購人員要深入到使用部門調(diào)查研究，聽取專業(yè)人士的意見，完成系統(tǒng)編制任務(wù)。部分餐飲企業(yè)甚至?xí)闪ｉT的小組，成員里有生產(chǎn)部門技術(shù)骨干，管理人員和采購人員等等，經(jīng)過充分的推敲、論證，務(wù)求制定出來的采購標(biāo)準(zhǔn)全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)最好是用表格形式來量化描述，內(nèi)容要求文字簡練易懂，數(shù)字精確無誤，規(guī)格型號缺一不可，可操作性強。

采購標(biāo)準(zhǔn)制定后，一定要在采購運作中嚴(yán)格執(zhí)行，特別是采購員，收貨員和供應(yīng)商。隨著時代進(jìn)步，生產(chǎn)水平和人們需求的改變，采購標(biāo)準(zhǔn)也不能一成不變，需要適時的補充和修改，但是改動后一定要經(jīng)過使用部門主管、財務(wù)部成本核算部門審核批準(zhǔn)后，才能使用。

（二）完善采購計劃流程與審批制度

采購計劃是餐飲企業(yè)根據(jù)目前的企業(yè)預(yù)定狀況以及未來經(jīng)營預(yù)測，通過綜合考慮各種資金成本，庫存成本，采購成本的情況下，做出精確的資金預(yù)算，為企業(yè)采購提供依據(jù)，有效地規(guī)避風(fēng)險，合理配置資源。采購計劃是采購工作的依據(jù)，是采購成本控制的根本。

為了更好制定采購計劃，我們將采購物品合理分類：第一類是不易變質(zhì)的物品，年度使用量比較大，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的商品 如：主食、干貨、調(diào)味料、廚具、餐具、布草低值易耗品，這些物品可以儲存的時間較長，采購頻率不大，甚至可以有規(guī)律的定期的訂貨;第二類是容易變質(zhì)的物品，個性化強的，使用期短，采購頻率較大，訂貨周期短.，一般指鮮活的原材料;第三類是即時采購物品，在經(jīng)營過程突然需要，超過計劃采購范圍，以前沒有購買記錄的物品。

針對不同種類的物品定制不同采購計劃流程和審批制度：

第一類物品，由各使用部門根據(jù)往年的數(shù)據(jù)和今年年度經(jīng)營計劃，提出物品需求年度和月度計劃，上報企業(yè)采購管理部門和倉庫，倉庫綜合匯總各個使用部門量，提出企業(yè)定期的采購計劃，上報采購部門。采購部門根據(jù)各使用部門和倉庫采購計劃，按最佳時間和批量的原則，以合理采購價格編制整個企業(yè)采購計劃上報財務(wù)部審核。

財務(wù)部權(quán)衡各個部門經(jīng)營狀況和實際需求量與企業(yè)資金狀況，并與各部門充分協(xié)商后，最終敲定定期的采購計劃與資金預(yù)算，上報采購委員會審批。采購委員會通過充分論證分析，綜合企業(yè)資源分配和資金使用，審核通過采購計劃并確定執(zhí)行。

第二類物品是鮮活原材料，每天各部門根據(jù)庫存情況和第二天經(jīng)營預(yù)定情況制定生鮮采購單，由部門主管審批簽字后上報采購部門，采購部門匯總各個部門的采購單后，編制企業(yè)生鮮原料日購單，向財務(wù)部門報備后實施執(zhí)行。

第三類物品，由于沒有訂立采購標(biāo)準(zhǔn)，由部門提申購的理由及規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如果價格不高，數(shù)量不大，由采購部門和財務(wù)部門審核后實施執(zhí)行;如果采購涉及金額比較大，需要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能實施執(zhí)行。

（三）采用招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購方式來控制價格

價格控制是采購成本控制的核心內(nèi)容，理想的采購價格是指在符合采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)下的最低采購價格。餐飲企業(yè)主要采取招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購兩類采購方法來實施對采購成本的價格控制。

招標(biāo)采購是指通過招標(biāo)的方式，采購企業(yè)首次向社會公布采購的相關(guān)信息，包括采購品種、數(shù)量，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，供貨時間等等，從所有競標(biāo)的供應(yīng)商中選出報價最合理，資質(zhì)最好的中標(biāo)者，并與之簽訂合同的一種采購方式。餐飲企業(yè)通過采用招標(biāo)采購方式，在保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)之下進(jìn)行采購價格控制。這種采購方式主要是適合采購金額大的物品。

非招標(biāo)采購是指招標(biāo)以外的采購方式，主要適用于采購項目有時間限制、采購來源單一等采購項目，餐飲企業(yè)大多數(shù)采用這種采購方式來控制價格。非招標(biāo)性采購的主要方式有：三方詢價采購、單一來源采購、即時采購。三家詢價采購，也稱貨比三家。即企業(yè)要向供應(yīng)商（通常不少于三家）發(fā)出詢價單，讓其報價，而后在報價的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較確定中標(biāo)供應(yīng)商的一種采購方式;單一來源采購即指沒有競爭的，單一的，專利的，無法替代的采購;第三類物品或者是小額商品，主要采用即時采購方式來進(jìn)行采購。

恰當(dāng)?shù)剡x擇供應(yīng)商是采購成功的關(guān)鍵，企業(yè)的任何采購都必須從合格的供應(yīng)商中獲得。合格的供應(yīng)商應(yīng)具備以下資格條件：具有專業(yè)資質(zhì)，無犯罪記錄，無偷稅漏稅記錄，良好信譽度的企業(yè)或者是個人。選擇供應(yīng)商時必須謹(jǐn)慎過細(xì)地考慮以下幾點：第一，是供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)實力，為了確保采購運作的正常進(jìn)行，供應(yīng)商的必需有充足經(jīng)濟(jì)實力來，以保證每張訂單都能按質(zhì)量按數(shù)量，如期送貨送達(dá);第二是地點，在選擇供應(yīng)商時，首選市內(nèi)供應(yīng)商，其次是省內(nèi)或者是國內(nèi)的供應(yīng)商，最后才會選國外供應(yīng)商，但本地沒有貨源的除外;第三是價格，保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和供貨效率的情況下，選取競價最低的;第四是售后服務(wù)，技術(shù)和服務(wù)口碑良好的企業(yè)應(yīng)該被選用。

（四）健全采購運行的層級監(jiān)督管理機制

要全面推行企業(yè)的采購成本控制管理，建立互相監(jiān)督，層級管理，權(quán)責(zé)分明的采購監(jiān)督管理機制是企業(yè)實施成本管理體制的成敗的關(guān)鍵。

第一層是決策層，由企業(yè)最高管理者負(fù)責(zé)，其成員由財務(wù)、采購部和各主要的使用部門主管組成采購委員會。餐飲企業(yè)的采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、招投標(biāo)采購，數(shù)額特別巨大的采購項目，都需要由采購委員會集體決策。超計劃的采購計劃由總經(jīng)理審批。采購委員會對于三方詢價的報價結(jié)果進(jìn)行評價，最后決定一個最終可接受的價格區(qū)間。這種控制模式可有效防止采購過程中各種弊端的發(fā)生。

第二層是監(jiān)督層，主要由財務(wù)部負(fù)責(zé)，這是采購運作直接監(jiān)督管轄部門，嚴(yán)格監(jiān)督采購、收貨、倉儲、使用等部門履行成本管理的職責(zé)，著重于每日耗用量比較大，進(jìn)貨周期比較短生鮮食材采購運作流程的監(jiān)督。首先是對此類食材日常申請單審核記錄，每天派出收貨專員，與使用部門驗收人員一起按照采購物品的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)來收貨，填寫收貨單。對不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)的貨物堅決拒收，退回采購部門處理。及時編制將采購數(shù)據(jù)錄入電腦，編制餐飲每日成本核算，及時反饋餐飲的毛利率為管理層經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)具體情況，對生鮮食材進(jìn)行每旬的進(jìn)行價格調(diào)查。

第三層采購實操層，是采購運作實施的主要部門：采購部和經(jīng)營使用部門等等。

經(jīng)營使用部門的職責(zé)是：根據(jù)經(jīng)營預(yù)定情況和經(jīng)營預(yù)測，制定每日申購清單;定期做市場調(diào)查，了解價格走勢，以審核供應(yīng)商提出采購單價，根據(jù)價格走勢還制定一些銷售策略，達(dá)到節(jié)約成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的;檢查采購物品的質(zhì)量，經(jīng)常輪換驗收崗位人員，防止腐敗滋生。

采購部的職責(zé);詳盡的調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)，不斷擇優(yōu)錄取投標(biāo)供貨商;采購批量貨物和常年用品必須嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)、投標(biāo)貨比三家;按采購流程核簽審定采購單;監(jiān)督檢查物品驗收流程，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。

采購成本控制中相關(guān)責(zé)任人必須各司其責(zé)，采取嚴(yán)格的層級管理約束機制。無關(guān)人員不得涉及其中，與采購成本管理各級人員有關(guān)系的供應(yīng)商實習(xí)回避制度。

（四）聘用優(yōu)秀的采購人員，確保采購運作的順暢

采購人員是采購任務(wù)順利完成的關(guān)鍵，所以聘用優(yōu)秀的采購員是建立餐飲企業(yè)成本控制管理體系的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的采購人員必須具備以下條件：優(yōu)秀的專業(yè)素養(yǎng)、良好的職業(yè)道德。優(yōu)秀的專業(yè)素養(yǎng)是指熟悉業(yè)務(wù)范圍和全面業(yè)務(wù)知識，了解市場規(guī)律，善于把握市場機會。貨比三家，精打細(xì)算，節(jié)省開支。掌握價格談判技巧，善于觀察判斷、順勢而為、能言善辯，將采購價格降到最合理的價位，降低采購成本。在選擇采購員時，良好的職業(yè)道德是首要的條件。優(yōu)秀的采購人員必須具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，自律、自愛，能抵制金錢誘惑，堅守職業(yè)道德的底線，始終保持對企業(yè)的忠誠，強烈的工作責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度等等。

隨著科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，整個國家的供應(yīng)鏈都發(fā)生翻天覆地的變化，為采購人員了解市場，接觸市場，提供了便利條件，也讓采購運作更加透明、可控和順暢。

參考文獻(xiàn)

[1] ?葉茵.淺談酒店采購內(nèi)控制度的構(gòu)建[J].當(dāng)代旅游（學(xué)術(shù)版），2012，（4）：54-56.

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作者簡介，葉茵，1968年11月6日，女，廣東臺山，漢族，本科，講師。