高校檔案管理工作的信息化建設(shè)思考

石媛嫄 曹奕

摘要：當(dāng)前隨著我國已邁入信息化社會(huì)，各行各業(yè)為了迎合時(shí)代的發(fā)展，紛紛與信息化相結(jié)合，廣泛運(yùn)用信息技術(shù)。高效的檔案管理工作是高校行政管理部門的一項(xiàng)重要工作，可以幫助高校了解以往歷史，并積淀本校文化。為了提升高校檔案管理工作的效率，需要注重將其與信息化技術(shù)聯(lián)系起來從而推動(dòng)高校檔案管理工作的完善。本文主要從高校檔案工作的角度出發(fā)，論述在信息時(shí)代如何更好開展其管理工作。文章分為三個(gè)部分，第一部分論述高校檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合的意義;第二部分論述當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題;第三部分論述相應(yīng)的改良措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理工作;信息化建設(shè);管理效率

計(jì)算機(jī)的普及推動(dòng)了大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等高新技術(shù)的發(fā)展，為了提升行業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)效率，縮減行業(yè)成本，各行業(yè)都開始注重將本行業(yè)與新型技術(shù)相結(jié)合從而與時(shí)代接軌，避免被時(shí)代淘汰的不良結(jié)果的產(chǎn)生。在高校檔案管理工作中，隨著我國教育體制的變化，開始逐漸擴(kuò)招，每年的大學(xué)新生都逐年增多，這在一方面加大了高校檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)的手寫檔案已經(jīng)無法適應(yīng)新形式的變化，因此必須借助高效率、高配置的信息技術(shù)對其進(jìn)行變革，從而推動(dòng)檔案管理工作與新技術(shù)的結(jié)合，提升檔案管理的服務(wù)效率。但當(dāng)前階段，我國高校檔案管理工作還存在一定的問題，會(huì)對高校檔案管理工作的發(fā)展造成一定的阻礙。因此，推動(dòng)其信息化建設(shè)成為高校檔案管理部門需要思考的問題。

一、高校檔案管理工作與信息化技術(shù)結(jié)合的意義

（一）有利于“智能校園”的打造

在高校的管理工作中，高校檔案管理是其重要的一項(xiàng)內(nèi)容，其中最大的作用就是可以將學(xué)校在各個(gè)階段歷史記錄下來，不僅有利于學(xué)校文化氛圍的形成，積淀校園文化，還有助于高校的科研、教學(xué)工作的實(shí)現(xiàn)，以促進(jìn)學(xué)校的評估和考核分化提升，在高校檔案管理工作中加入信息化，可以借助高新技術(shù)對學(xué)校的文化、歷史進(jìn)行合理的保護(hù)，從而形成智能的學(xué)習(xí)氛圍，打造“智能校園”。

（二）有利于對現(xiàn)有檔案資料的管理

在以往的高校檔案管理工作中，主要是人力進(jìn)行整理和歸納，不僅不利于資料的整理，同時(shí)也會(huì)降低管理工作的效率，增加管理工作的成本和時(shí)間。使用信息化技術(shù)，注重將高校檔案與計(jì)算機(jī)技術(shù)相融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，既能保證對檔案資料的永久保存，同時(shí)還能降低對以往紙質(zhì)檔案使用的依賴性，進(jìn)一步提升管理工作的效率。

（三）有利于檔案管理效率的提升

高校檔案管理的信息化不僅可以對現(xiàn)有的資料進(jìn)行保管，滿足讀者多元化的閱讀需求，還能簡化讀者借閱的程序。只需要將相關(guān)資料輸入進(jìn)電腦里，相關(guān)資料和讀者信息就會(huì)在電腦中有全面的展示，對比傳統(tǒng)的人工操作，大大降低了時(shí)間，從而提升了高校檔案管理工作的效率。

二、當(dāng)前高校檔案管理工作信息化建設(shè)的問題

（一）思想認(rèn)識不明晰

當(dāng)前，由于檔案管理工作在高校行政管理部門的存在感不強(qiáng)，進(jìn)而促使高校未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為其難以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而忽略其社會(huì)效益和文化效益，因此對高校檔案管理工作的認(rèn)識不明晰，就會(huì)促使高校缺乏對檔案管理的意識，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理的落后，難以與時(shí)代相銜接，促使學(xué)校的相關(guān)珍貴檔案無法得到妥善管理。

（二）相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施落后

高校檔案管理需要有充足的資金予以支持，這主要是因?yàn)榕c信息化接軌，不僅需要高校加大相應(yīng)的重視意識，同時(shí)還需要招收大量相關(guān)人才并引進(jìn)相關(guān)設(shè)備，為高校檔案管理工作的信息化做好充足的準(zhǔn)備。但由于高校對這方面的認(rèn)識不足，就會(huì)對人才和技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)難以有實(shí)質(zhì)性的行動(dòng)，進(jìn)而阻礙信息化建設(shè)，難以實(shí)現(xiàn)完整的信息網(wǎng)絡(luò)。

（三）檔案信息化技術(shù)人才短缺

當(dāng)前，高校檔案管理的信息化對相關(guān)專業(yè)人才提供了更高的要求，不僅需要有一定的歸納概括能力，還需要熟練操作信息化設(shè)備，具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。由于用人體制的限制，使得難以招收到綜合素質(zhì)較強(qiáng)的專業(yè)性人才，進(jìn)而難以在該部門激發(fā)創(chuàng)新活力。

三、高校檔案管理工作的改良措施

（一功口強(qiáng)高校檔案管理人才的綜合素質(zhì)

首先需要對相關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的培養(yǎng)，注意提升其對于資料的歸納和收集能力，高校需要利用自身資源對其進(jìn)行培養(yǎng)，將檔案管理作為學(xué)科建設(shè)的一部分進(jìn)行培養(yǎng);其次需要開展相關(guān)培訓(xùn)會(huì)，注重相關(guān)人才對信息化技術(shù)的掌握;最后注重對相關(guān)人才的考核，提升他們的工作積極性和創(chuàng)新活力，提升管理工作效率。

（二功口大投入，促進(jìn)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

首先，需要樹立起相關(guān)認(rèn)識，注重高校檔案管理的設(shè)備的更新，加大資金的投入，將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、數(shù)碼攝像機(jī)等技術(shù)設(shè)備添加到高校檔案管理工作中。其次，要對人才進(jìn)行投資，注意提升其信息化能力和對信息處理和管理的能力，主要是注重提升他們的意識，并鼓勵(lì)他們自主學(xué)習(xí)的能力，并將獎(jiǎng)懲制度與自主學(xué)習(xí)相結(jié)合，進(jìn)一步提升管理工作的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，高校的檔案管理信息化建設(shè)意義巨大，不僅能夠有效保護(hù)高校資料，還能為高校的文化傳承、學(xué)習(xí)氛圍的形成提供幫助。但就目前的實(shí)踐情況來看，高校的檔案管理信息化建設(shè)還面臨一定的挑戰(zhàn)，因此，就其重要性必須進(jìn)行改良，樹立信息化建設(shè)的意識，加大資金和技術(shù)的投入，推動(dòng)更多高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)，為高效的檔案管理信息化提供預(yù)案，推動(dòng)高校檔案管理工作的效率提升。

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