淺談物業企業加強成本控制的可行性措施

高菲

摘要：作為房地產開發的延續與完善，具有集勞動密集型和管理密集型于一體的物業行業目前進入了迅速擴張時期。物業行業不同于其他行業，物業費等費用大額收入固定，與之對應的是隨著時間推移，后期各種大型設施老化及保養成本不斷增加，物業企業如果不加以合理的控制成本，很難創造更多的利潤，甚至有虧損的風險。面對機遇與挑戰，物業企業的后期需要通過更加注重管理來控制成本，加強成本控制已經勢在必行。

關鍵詞：物業企業;成本控制;可行性措施

一、物業企業成本的特點

物業企業的工作主要是根據與業主簽訂的物業服務合同的約定，對房屋及其配套的設施設備和公共場地進行維修養護與管理，對相關的公共區域進行環境衛生和秩序的維護。由此可見，其成本具有空間范圍廣、持續時間長的特點。

（一）空間范圍廣

物業管理企業的成本主要由行政管理費用和項目服務成本組成。行政管理費用是指物業企業針對公司運營所要發生的成本費用，例如燃油費、福利費、話費、辦公費等費用。項目服務成本是指針對于一個物業服務小區所發生的費用，比如維護小區治安、進行消防檢查、保障小區安寧等過程中發生的成本，以及對小區房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修、養護、管理所發生的成本，如小區設施設備的維修等。

（二）持續時間長

物業企業由于其工作從空間上要延伸到所管物業小區的各個角落，從時間上要延伸到所管物業的每個時點，所以導致物業管理企業的管理層次多，從而使大部分的成本發生點和相應成本監控點之間相隔較長，形成較長的成本監控線。如電梯和消防需要長期不斷地進行維護及保養，這是一個長期不斷地成本控制;小區監控系統隨著時間推移會有老化風險，需要物業企業加強管理，保證小區的安全。

二、物業企業成本控制現狀及存在的問題

由于物業管理從引入中國內地到不斷發展只有幾十年的時間，物業行業由于其特殊性，并沒有統一的管理方式方法，大部分企業都是采用傳統的企業管理方式，管理粗放、思想老舊。物業企業在成本控制方面主要存在以下幾點問題：

（一）缺乏財務分析

財務工作只是從事簡單的“記賬、核算、報表”等基礎工作，財務報表缺乏有力的財務分析。如沒有進行有效的數字分析，具體到每個部門，并不清楚一個月或者一年具體發生哪些費用，記賬過于流水化。

（二）在項目管理中存在人力、物力、能源消耗嚴重等問題

1. 人工成本過高，占整個項目成本比重過大

受市場經濟的客觀因素影響，勞動力成本逐年增加。物業從業人員流動性大，員工綜合素質千差萬別，為了提供更好的物業服務質量，需要不斷提高員工工作能力，培訓成本增加;行政部門過多復雜，人員冗余，管理內耗嚴重;帶有高年齡、低素質特點的保潔、保安、綠化人員幾乎占整個物業人員的一半以上，他們雖然人工成本低，但數量龐大，導致整個項目的人工成本過高，占據整個物業成本的一半以上;缺乏嚴謹的監督和考核機制，存在員工懶散拖沓渾水摸魚等現象。

2. 水電費成本過高

如地下車庫幾乎每一個主道都有燈，都是采用的白熾燈，而且距離過近;春夏季景觀水池內幾乎每周末都會全天噴水，夜晚小區內路燈幾乎整晚亮燈且距離很近;保潔部門用水量過大，使用完成不及時關閉閥門，浪費嚴重。甚至出現個別不良業主采用非法手段對公共區域水電進行偷電偷水的現象。

3. 后期大型設施設備維修保養及房屋維修成本過高

由于日常維護維修保養缺乏，沒有做到事前預防，導致很多地方都出現細小問題。隨著售房接近尾聲，開發商開始撤離，大型設施設備保養費用無處著落。房屋建設期間采用多個外包單位，房屋質量參差不齊，短時間內無法查出質量問題，但后期出現房屋質量問題時業主就會將其問題轉嫁給物業，物業再找開發商，出現相互推諉扯皮現象，物業管理成本增加，同時施工建設單位不受物業單位制約，造成物業兩頭受氣的現象。

4. 物料等成本費用過高

采購成本性價比不高導致物料損耗嚴重，只能重新購買新的物料，既增加人工成本，又增加物料成本。管理者遇見問題拍腦門決策，費用成本發生隨意。倉庫資產管理混亂，物料臺賬建立不完整，物料入庫出庫登記不嚴謹，大部分只有數量，沒有價格和規格。各部門協調性差，所屬部門資產并沒有互通有無，且存在監守自盜的現象，現有資源沒有合理利用整合。

三、物業企業加強成本控制的可行性措施

物業企業對傳統管理模式應取其精華去其糟粕，借鑒先進的管理經驗，同時對各個方面加強成本控制，使其貫穿企業管理的全過程。秉持“事前做好準備、事中加強監督控制、事后進行復盤總結”的方針，結合國家出臺民法典的新規定新政策，樹立節約意識，合理有效降低成本。

（一）建立并完善財務分析及各項管理制度

1. 加強財務統計與分析

財務工作不僅是簡單的財務會計核算，還要向管理會計方向發展。采用先進的財務記賬軟件及方式，統籌分析各個部門及各個服務項目的費用占比，定期針對各部門或具體某一部分，如電梯維保、消防維保發生的費用，進行統計及異常分析。

2. 建立健全預算制度與獎懲制度

管理者要充分重視成本控制，根據整個物業小區當下實際發生情況，參照往年成本費用數據，充分結合各部門具體情況，加上全年各個時點變化，編制一套完整的預算，并將預算成本合理拆解到每個季度、月度，同時分解、量化和細化到各個部門，讓每個部門及各個員工都能深刻意識到成本控制的重要性。建立完善的獎懲制度，各部門簽訂考核目標情況責任書，將公司利益與員工個人利益結合到一起，充分調動員工的積極性。另外，為了落實貫徹預算執行情況，財務部需定時進行階段性審批考核，通過對比完成情況來發現問題、解決問題，彌補在管理中存在的不足。

（二）在項目管理中，通過各種途徑進行成本把控

1. 加強人工成本控制

一方面，引進先進的軟件技術，更新現有系統，節約人工成本，打造智能化小區。如針對道閘系統老舊、部分門崗位置需要保安人員進行人工操作進行進出口的放行部分，可以采用自動識別車牌系統智能抬桿;針對小區業主只能通過現場繳費及電梯卡人工客服升級現象，開發線上綜合性物業管理系統軟件，將收費與電梯內門禁卡系統與客服門禁系統兼容升級，做到業主足不出門就可以完成繳費，并且及時進行物業費自動續期和電梯門禁時間自動順延的更新工作，同時方便客服在后臺進行監督收費。這樣既減少人工成本，又減少時間成本，同時方便業主出行;更新升級小區的監控系統，采用巡更機，減少保安崗位及工作量從而降低人工成本。

另一方面，精簡人員編制，一人可以身兼多職。對于數量龐大的基層服務人員，保安、保潔、綠化業務可以進行外包，交由更專業的團隊打理，減少管理成本，解決基層人員流動性大的問題。對于其他崗位，聘用年紀輕、素質能力高的人才，因地制宜，合理安排公司各部門工作內容，精簡部門，干練高效，采用“三個人干五個人的活，拿四個人工資”的策略。完善監督和考核機制，充分調動員工工作熱情和積極性，留住高素質人才，提升核心競爭力。如由于有電梯維保單位，可以減掉電梯維保專員，改工程部員工兼職;倉庫保管專員讓辦公室文員進行兼職;秩序部主管兼任消防維保隊長等。

2. 縮減水電費成本，節能降耗

針對電費損耗嚴重區域，實時監測電費使用情況。如改進路線，合計安排地下車庫及小區內的路燈及頂燈的位置和距離，采用LED聲控燈;景觀水池重大節日噴水;合理安排夜晚亮燈時間以及亮燈位置，避免因距離低層業主位置造成光污染，晚上秩序人員加強巡邏檢查。利用夏季雨季進行水量存儲，用于公共綠化澆水。加強基層員工培訓，樹立員工節約意識，降低水資源消耗。

3. 合理規劃設施設備的維修保養

加強設備日常管理力度，秉持降低設備發生故障概率、延長設備使用年限、控制維護成本的方針，針對大型設施設備，制定全年預算，并將其劃分到每個季度、每個月，做到有計劃、有規律地進行保養，嚴格把控費用支出，建立完善維修費用審批制度，做到事前控制，在開發商撤離前進行協商相關費用后期如何解決。物業在接手消防或電梯時一定要做好驗收工作，必要時聘請專業機構協助驗收。前期物業在接手時一定要與開發商溝通協調好，物業可以與開發商建立一個共管賬戶，專門針對房屋質量維修賬戶。加強員工相關培訓，學習先進技術，提高電梯消防維修技術，熟悉基本流程，不完全依附維保單位。電梯、消防設施設備定期檢查，平時出現的小問題及時讓工程部修理，避免機器年久失修超負荷工作導致重大事故發生，消除安全隱患。在簽訂合同中，做好維修行業的市場調查及信息收集，關注中修及大修，降低成本，與信譽良好服務品質高的企業簽訂定期合同。

4. 合理進行成本控制

建立健全物料采購流程，完善費用報銷手續，加強成本考核，杜絕浪費和貪污。采用至少三方詢價或招標進行采購，盡量采用性價比高的產品。加強倉庫資產管控，定期進行盤點。采購與倉管人員在進行物料交接時要做好物料登記，數量、價格、規格、購買時間缺一不可。加強部門溝通，定期不定期進行盤點，避免徇私舞弊，統一調配物料資源，提高現有物料利用率，降低相同物料復購率。合理降低行政報銷費用，如加強對燃油費控制，標注路程起止碼及出發地及目的地及辦事事由，填寫證明人;采用移動或聯通局域網，員工內部電話溝通免費，降低話費費用;辦公室用品進行統一采購等。

四、結語

近年來，物業行業一直處于微利狀態，全國百強的物業企業的平均利潤率也不足百分之十。隨著后期維護成本不斷增加，經營成本連年攀升，物業企業后期如果不妥善做好經營管理，稍有不慎就會出現入不敷出、資不抵債的風險。可見，成本控制關乎物業企業的持續穩定發展。所以，物業企業要加強成本管理，從方方面面挖掘節約資源的點面，確實真抓實干，才能使各個部門意識到成本控制的責任及重要性，調動人員的積極性，完成成本控制目標。

參考文獻：

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（作者單位：泰安超群物業管理有限公司）