高校智慧檔案館的智能管理存在問題及方略

徐潔

摘 要：高校智慧檔案館的建設與運營，提高了檔案服務效能。但隨著智慧檔案館的應用和推廣，一些管理問題也浮出水面，影響了自身的發展。高校智慧檔案館應尋求根本性的轉型與突破，通過建立分布式檔案管理架構、引入顆粒化檔案管理方式等途徑，增強智能管理效能，提高服務價值。

關鍵詞：高效;智慧檔案館;智能管理;方略

在網絡信息技術深入發展的背景下，高校通過深度的技術自研和銜接，推動了智慧檔案館的建設、運營與發展，使檔案信息資源的管理效能得到了大幅度的提高。但隨著高校智慧檔案館的發展，面臨一些新的問題，影響了其建設進程。本文從高校智慧檔案館的運營管理問題切入，尋求構建完善的智能管理體系，以便更好地釋放智慧檔案館的智能管理效力。

在當前的高校智慧檔案館管理工作中，主要以傳統的檔案管理團隊為基礎，運用新的智慧技術智能渠道和智能設備，為相關各方提供檔案信息資源服務與支持。智慧檔案館的管理方式也進行了相應的調整和升級，引入了更開放的自主管理和自主維護機制，為檔案資源需求方提供了更多的管理權限，也切實增強了智慧檔案館管理的效能[1 ]。

1 高校智慧檔案館管理存在的主要問題

當前，在智慧檔案館管理中，高校仍重視傳統的管理模式和結構，更強調通過穩定、專項、固化的管理來保障智慧檔案館的應用和發展。雖然這種相對保守的管理模式保障了智慧檔案館在初期階段的運營和發展，但面對日新月異的技術革新、需求革新和模式革新，高校智慧檔案館還面臨一些新問題，正在影響智慧檔案館服務效能的提高和突破。

1.1 管理結構問題

以專業管理團隊為主，進行定向的檔案資源管理，是當前高校智慧檔案館沿用的主要模式。這一模式對管理者的要求相對較高，需要管理團隊擁有豐富的檔案管理知識、技能和經驗，并根據智慧檔案館的實際運營需求來進行靈活的管理支持。但在運營過程中發現，由專業團隊管理的智慧檔案館，無法全面深入管理細節，難以切實保障管理的及時性，與智慧檔案館高效、便捷、開放的特性出現了一定的矛盾。特別是在滿足使用者需求上，專業團隊能夠發揮的管理作用越來越少，面對高頻、高標準、高訪問量的管理現象，現有管理結構承受的壓力越來越大，正在面臨管理結構瓦解的威脅[2 ]。

1.2 管理方式問題

這個問題主要表現在智慧化發展要求與傳統式工作方式的矛盾上。實際工作中，看似已經使用了大量的智能工具，根本的管理方式卻是傳統方式，工作人員只能被動進行表層的管理。從實踐觀察中可以發現，當前管理方式相對滯后，難以形成更深層次和更廣范圍的檔案資源管理。在現有管理工作中，管理人員主要是借助“以用代管”的方式，根據使用者的需求來推動相應的管理工作，在滿足使用者需求的同時，完成對相應內容或對應資源的優化和維護。特別是在智慧化、遠程化和信息化手段不斷完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，來定向輸出管理支持，方便使用者進行資源的調用[3 ]。

這種“以用代管”的管理方式，將管理視野局限在相對狹小的范圍之內，無法深層次挖掘現有資源的內在價值，也不利于對高校檔案資源進行持續、高頻、深入、廣泛的優化和維護，很容易出現檔案資源管理維護不及時而引發的疏漏。

1.3 管理速率問題

智慧檔案館投入使用切實方便了使用者，大大提高了檔案服務的效率，也進一步抬高了需求者的使用預期。越來越多需求者希望得到更高標準、更高速率、更高質量的檔案服務，但現有的檔案管理速率已經進入發展的瓶頸期，盡管有更多工具和更多渠道的支持，也很難打破傳統管理架構下的速率極限。更為關鍵的是，在智慧檔案館的發展過程中，管理速率提高，將是相關各方的共同要求和共同訴求，漸進式的速率提高方式，無法深度滿足速率要求，也不適合當前全面升級的發展要求。智慧檔案館不智慧、不高效、不方便的聲音已經出現，且會逐步增多、增大。

2 高校智慧檔案館的智能管理方略

針對上述問題，高校智慧檔案館唯有從“智慧”這一核心要點切入，明確智慧管理方略，進行深層次的改革和根本性的轉變，才能切實展現智慧檔案館的智慧效能，深度滿足各方要求，全面發揮其效能。

2.1 分布式智能管理方略

這種方略主要是針對當前智慧檔案館管理結構上存在的問題，嘗試引入分布式管理的新理念，構建扁平化的管理結構。所謂分布式智能管理，就是將管理權限通過分發的方式，交由相應的使用者、需求者和管理者，共同對智慧檔案館的資源進行管理。在這種管理架構中，相關各方可根據自己的使用權限，對特定的檔案資源進行自定義管理和自主化管理，而檔案館的管理團隊僅需對其管理過程進行監督、記錄和反饋，即可由具備較高專業素養的人士，對其專業領域內的檔案和信息進行精細化的高效管理。采用這種方式，不僅會大大降低管理團隊的壓力，還會切實提高管理結構的合理性，使智慧檔案館真正服務于各方，讓智慧檔案館的管理結構問題化解于全新的分布式管理過程之中。采用這種方式，還將讓管理團隊的管理經驗、知識和能力分發到更多參與管理的主體，讓智慧檔案館的管理標準達到更為理想的狀態[4 ]。

在這種管理結構中，參與智慧檔案館管理工作、使用其資源信息的相關各方，都將成為檔案館的管理者，承擔起資源管理的責任，并根據自身實際需求，對資源進行個性化調整和優化，讓智慧檔案館憑借智能技術的深度應用，形成“服務人人，便利人人，能夠在人人參與中，不斷進化的動態智慧檔案館”。另外，分布式機制的引入，還將為智慧檔案館的安全保障、資源存儲、資源分發等提供更多的渠道支持，讓智慧檔案館擁有更為堅實的管理基礎。

2.2 顆粒化智能管理方略

這種方略是指在檔案管理過程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大數據技術的引入，建立以標準標簽為主的檔案管理顆粒化體系，并由相關管理團隊，使用群體或維護團隊，對這些獨立但完整的，體量更小的顆粒進行精細化的管理和維護[5 ]。