獨立學院教學秘書線上教學服務管理工作的實踐與反思

摘 要：隨著國內高等教育辦學環境的不斷變化，在線課程教學可能成為未來一種重要的教學方式。作為高校教學服務管理者之一，教學秘書必須打破傳統的教學管理理念，積極探索在線課程教學服務管理的新思維和新模式。本文結合獨立學院教學秘書管理工作實踐經驗、從線上課程教學管理服務保障制度體系建設和線上教學服務管理工作反思兩個層面提出了一些新的在線教學管理舉措和建議。

關鍵詞：教學秘書 ?在線課程 ?服務管理

引 ?言

隨著國內高等教育辦學環境的不斷變化，各個高校開始逐步推進多元化教學模式改革步伐，其中在線課程教學組織與開展方式研究成為目前國內各高校的一個重要關注點[1-3]。然而線上課程教學具有靈活性、重復性、不限制性、高要求性、弱互動性[4]，這意味著高校教學秘書必須做好調整工作思想和工作方法的準備，以應在線課程教學服務管理工作帶來的新挑戰。

宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井。教學秘書需要在新的教學環境下大膽實踐、勇于創新、推出更多創新型的在線教學管理服務模式，更好發揮管理育人與服務育人的作用。作者本人結合自身所在獨立學院體育專業的線上課程教學服務管理工作實踐經驗，針對在線課程教學管理工作帶來的新挑戰以及如何提升教學秘書自身教學管理綜合能力來應對在線課程教學管理中出現各種教學管理問題進行反思與總結，并提出一些新的在線課程教學服務管理方法和建議。

1.構建教學秘書在線課程教學服務管理保障制度體系

考慮獨立學院體育專業的辦學定位和學生學情實際，以及大量外聘教師參與課程教學的現狀，開展在線課程教學將給教學秘書的管理工作的帶來諸多挑戰。主要包括如何保障教務處與體育學院教學管理部門之間、教學管理部門與教學秘書之間，教學秘書與外聘教師之間以及教學秘書與院聘師生之間的各項教學服務管理工作的順利實施。正所謂無規矩不成方圓，只有制定科學合理的在線課程教學服務管理保障制度，才能確保教學管理人員在教學管理工作過程中不徇私舞弊，嚴格按照規章制度進行規范化管理與服務，才能保證在線課程教學的各項工作有條不紊地開展，才能真正維護師生的各自權益。作者針對自身所在體育學院的教學現狀與特點，在堅持以服務學生為本的指導思想與原則下，提出以下在線課程教學服務管理保障制度的四點建議：

1.1 健全在線課程教學服務管理體系的數字化、智能化和一體化水平

特殊教學環境可能導致各個教學管理部門之間不能在線下完成各項教學管理與服務工作，因此采取線上辦公是教學秘書完成教學管理與服務工作的一種有效途徑。而要實現線上辦公，教學秘書必須通過信息化手段實現管理及服務流程再造，要將傳統的現場業務辦理逐步轉變為網上辦理、線上線下結合辦理、大廳辦理等方式。而這些辦公方式的開展，則需要將學校教務、調停課系統、教師OA辦公、電子郵件等系統進行數據互通，實現信息共享，以促進多部門之間的管理及服務協同，提高教學秘書的管理效率。同時，強化教學秘書使用現代化辦公軟件的技能，靈活熟練掌握多種線上辦公軟件工具如QQ，微信，騰訊會議、釘釘等，充分發揮智慧辦公服務體系帶來的便利性，提高在線課程教學管理與服務的工作效率。

作者自身所在體育學院負責全校公共體育課程教學安排，由于選修學生人數較多，遍布學校各個專業，管理工作涉及的部門也多，在這種情況下要處理學生重修、報名開課、教師教學工作量核算、學生成績數據分析等工作事項就需要充分發揮智慧辦公軟件的優勢，為此，學院為教學秘書的網絡辦公環境進行了全方位的改造與升級，并積極鼓勵教學秘書參加各類在線課程教學管理的培訓活動，確保教學秘書能夠熟練使用網絡化辦公設施，提升教學秘書在線課程教學管理的綜合技能。

1.2 建立暢通的聯動管理服務渠道和及時有效的反饋機制

開展線上課程教學管理與服務工作，意味著教學秘書無法向往常一樣，通過到親臨課堂搜集師生課堂教學的實施情況數據，比如師生出勤情況等，這必然導致教學秘書反饋信息的時效性降低。為克服諸如此類教學管理工作問題，教學秘書需要建立暢通的聯動管理服務渠道和有效的反饋機制。例如針對教師在線課程教學，教學秘書可以建立班級學委——教學秘書—任課教師——班級學委的閉環聯絡渠道，通過這樣的閉環渠道來完成教師在線課程教學實時數據追蹤機制，首先由學委在線填報任課教師在線課程教學的實施數據、然后教學秘書將在線搜集到的數據進行整理反饋給教學管理部門，并將教學管理部門的處理結果反饋給任課教師，任課教師再根據教學秘書的反饋信息，對課程在線教學進行動態調整，從而保證在線課程教學達到最佳教學效果。在這樣的聯動協調管理機制下，既發揮了班級管理部門的教學管理監督作用，又提高了教學秘書服務管理工作的效率，同時也提高了解決師生在線課程教學問題的時效性。

考慮到作者自身所在體育學院的大多數體育教師在線課程教學平臺工具使用經驗不足的問題，導致在線課程教學過程中教師無法為學生展示各類規范動作，為此，教學秘書將各類教學服務平臺的使用手冊進行整理，并做好相關操作使用步驟說明，提前發放給各個任課教師，幫助任課教師熟悉平臺使用方法，并協助任課教師在開課前進行至少一次的課堂實施檢測工作。這些準備工作的開展正是借助教學秘書和任課教師之間搭建的聯絡渠道才得以順利完成。

1.3 制定合理有效的外聘教師在線課程教學管理服務制度

獨立院校往往存在師資不足的問題，每學期需要聘請相當一部分的外聘教師參與教學活動。而外聘教師多數是在不影響本職工作的前提下才能兼課，需要充分考慮他們在線上課時間的特殊性，這給教學秘書的在線課程教學管理工作帶來極大挑戰性。外聘教師在線課程教學管理與服務工作主要包括教師檔案的整理與歸檔、教學責任書簽字、課程教學資料、課程教學評價意見反饋表、課程教學考核材料提交、教學工作量核算以及課程教學研討交流會等。教學秘書只有制定合理有效的外聘教師在線服務管理制度，才能確保每位老師得到公平客觀的教學服務與評價。作者針對自身所在體育學院的外聘教師隊伍，首先建立一個外聘教師的專屬服務交流群和微信群，用于發布各類相關在線教學管理與服務工作的內容和要求，并及時搜集外聘教師提出的問題。特別是老教師由于對線上教學服務平臺使用不熟練，因而容易產生抵觸情緒，教學秘書需要注意管理服務方式，要樹立良好的服務態度，并做到有理有據、在不違法教學管理制度的情況下盡量簡化工作流程、 提高外聘教師服務管理的工作效率。3279B876-4376-42C3-901C-A70546950AAD

1.4 制定在線課程考試服務管理制度

在線課程考核管理也是教學秘書必須面對的一項棘手工作。如何保證學生在線課程考核的安全性、公平性和規范性需要教學管理部門與任課教師進行認真研討與論證。作為教學秘書，需要嚴格執行在線課程考試服務管理制度，為在線課程考核的順利開展提供充分的制度保障。

考慮作者所負責管理的體育專業的學生存在電腦操作技能薄弱、在線考試操作方法不熟練等問題，作為教學管理服務工作者，作者專門制定了在線考試流程圖和詳細說明表，并提供在線咨詢微信群，為學生提供答疑平臺。特別是面對開學初期的在線補考工作，教學秘書需要跟相關教務部門和領導建立應急聯絡服務通道，確保遇到突發事件可以有效及時反饋信息，并做好解決棘手問題的預備方案，如增加備考試卷套數，采用創新考核等等。

2 教學秘書在線課程教學管理與服務工作的反思

教學秘書工作不是簡單地上傳下達，而是需要站在教師和學生的角度去思考問題，確定教師和學生的訴求，以教師和學生能夠接受的方式解釋學校政策制度[4]。要做好在線課程教學管理工作，需要教學秘書必須打破傳統工作思維模式，積極探索新的教學管理模式，以適應新時代高校教學管理的發展趨勢，作者根據自身的教學管理實踐經驗進行了如下工作反思和總結。

2.1 堅持服務質量不降低的原則，積極提升教學秘書網絡信息化教學管理能力

教學秘書應根據線上教學管理和教學各個環節管理的特點，按照“標準不降，形式多樣，方式靈活”的管理原則，認真檢測，細心組織，充分利用網絡平臺進行線上教學管理和監督工作。例如外聘教師在獨立學院教師隊伍中占據一個較大的群體，需要外聘教師提交的相關教學檔案材料繁多，如《外聘教師審批表》、《外聘教師協議書》、《外聘教師補助表》等等，由于外聘教師到校頻率較低，這些材料若通過線下完成歸檔，則工作效率會很低，因此教學秘書可以通過QQ、微信、釘釘等平臺采用“在線表格”“在線文檔”等線上服務管理方式來收集這些常規材料，同時采用“在線簽字”等網絡服務辦公方式完成這些材料歸檔，既減輕了外聘教師的工作時間成本，又提高了教學秘書自身的工作效率。

2.2 堅持服務態度不降低的原則，強化教學秘書在線溝通和組織協調的能力

在線教學管理與服務有時可能會碰到因網絡信號不佳而造成服務管理的宣傳、協調和組織工作不暢通的現象，面對這樣的突發事件，教學秘書應保持良好的服務心態，克服焦躁不安的情緒，時時刻刻提醒自己要有責任心、有耐心、用平常心去面對問題和服務對象。世上無難事，只怕有心人。作為教學管理服務工作者，教學秘書需要不斷強化自身的在線溝通技能和組織協調能力，通過更多創新型管理服務方式來提高師生對自己工作的滿意度。比如開學初期，面對大量師生有關排課、調課、補考安排、學生成績查詢、教材領取等教學事項的咨詢問題，教學秘書可以請專業人士開發設計一款在線個性化APP機器人答疑系統，把一些常規的問題和解決方案錄入答疑系統，然后讓師生通過APP在線咨詢即可得到想要的答案。這樣既可以同時服務多個師生對象，又可以讓教學秘書解放出來，有更多的時間來處理其他工作事項，顯然工作效率大大提高。

3 結束語

獨立學院外聘教師長期存在性，可能使得在線課程教學成為外聘教師開展教學的一種常用的應急備用方式，而教學秘書作為教學管理者之一，需要具備更多應對在線課程教學管理與服務的實踐能力。除了網絡化辦公能力，在線組織與協調能力之外，教學秘書還要注重自身心里素質培養，要樹立積極樂觀的心態，并且要敢于探索，勇于創新，通過制定更多創新型的在線教學管理制度來不斷完善現代化教學管理體系。

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姓名：曾碧霞，出生年月日：1988年2月，性別：女，民族：漢族，籍貫：廣西北海，學歷：本科，職稱：助理研究員，研究方向： 動物科學3279B876-4376-42C3-901C-A70546950AAD