人事檔案數字化實踐與探索

摘 ?要：本文以人事檔案為研究對象，探討人事檔案數字化管理的內容、規則及機制，并以某單位為例，分析人事檔案數字化的具體實踐內容，論證人事檔案數字化管理的現實實踐意義，并就進一步做好人事檔案數字化進行探索，提出具體的方法和舉措，為做好新時代人事檔案管理提供有益借鑒。

關鍵詞：人事檔案；檔案數字化；實踐；探索

引言

人事檔案是組織人事等相關部門在組織建設、人事管理、人才服務過程中產生的，反映個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、工作實績、廉潔自律，以及家庭狀況和社會關系等重要歷史記錄材料。人事檔案是干部教育培養選拔任用，以及人才評鑒的重要依據和基礎，也是激發機關、企事業單位內在動力的重要組成部分。大數據時代，為提升人事檔案管理質量和效率，各地各部門紛紛利用檔案數字化技術來管理和開發人事檔案信息資源，將紙質、膠片等人事檔案數字化，通過建立人事檔案數據庫、人事檔案數據化目錄等，實現人事檔案高效管理和優質開發利用[1]。

1 人事檔案數字化概述

為順應數字時代的發展需要，滿足人事制度改革發展的要求，需要通過數字技術、互聯網技術、大數據技術等信息技術最新成果的運用，重構人事檔案管理內容、模式，實現以檔案實體為中心的管理模式向著以檔案信息為中心的管理模式的轉變。

1.1 人事檔案數字化的內容主要

一是將傳統紙質、膠片等載體的人事檔案資源轉化為計算機讀寫的、用“0”“1”表示的二進制代碼，并將其存儲于光盤、磁盤等存儲介質。二是建立數字化檔案檢索目錄工具，以及檔案全文數字化[2]。三是將人事檔案數字化信息資源用計算機表示為結構化、半結構化形式，并將其存儲于數字化人事檔案數據庫。四是構建人事檔案數字化信息管理系統，并利用局域網或互聯網實現檔案數字化管理、服務及共享。五是建立人事檔案數字化目錄。根據人事檔案管理規定或規范、標準及要求，建立若干層級的人事檔案管理目錄，便于檢索及查詢。

1.2 人事檔案數字化工作規則

自1996年國家檔案局成立電子文件檔案研究領導小組始，人事檔案數字化領域陸續頒布和出臺了《干部人事檔案數字化技術規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案管理系統基本功能規定》《檔案數字化外包安全管理規范》等法規、規范及標準，為人事檔案數字化建設提供了基本規則。為此，中組部還專門在全國率先部署實施了組織系統干部人事檔案數字化工作。

1.3 人事檔案數字化工作機制

根據人事檔案管理特點，以及數字化實踐要求，在實踐中逐漸探索出符合人事檔案數字化基本原則、管理規則等。人事檔案數字化要堅持真實性、完整性、可用性、完整性原則；人事檔案數字化業務流程；人事檔案數字化監督和控制機制；人事檔案數字化過程質量、安全性執行及可用性保障機制。以及人事檔案管理所要遵循的依法管理、分級負責、集中管理、方便利用、安全保密等一系列管理體制機制要求。

2 人事檔案數字化意義

人事檔案詳細記錄了人員的能力、學歷、經歷和政治品質等信息，做好人事檔案管理，也是人力資源科學管理，激發人才資源優勢，提升機關、企事業單位競爭力的現實需要。

2.1 創新承載模式

傳統人事檔案管理主要依托計算機及人工模式，無論是人事檔案資料的收集、整理、歸檔，還是后期的查詢、檢索和利用，整體效率較低，且難以全面掌握單位人事信息。將人事檔案數字化，借助計算機信息技術、數字計算存儲技術等，能夠將各種原本承載于紙質中的人事信息，由磁盤、光盤和軟盤等存儲，并按照既定要求存儲于人事檔案數據庫，人事檔案信息分類更加精細、查詢更加便捷、安全更有保障。

2.2 豐富管理手段

傳統人事檔案管理主要依靠人工管理，管理的手段和方式相對落后。利用先進的數字技術、計算機技術和互聯網技術，將采集到的人事檔案信息存儲于人事檔案管理系統，完全實現人事檔案數字存儲、數字查詢和數字管理，無論是信息錄入還是檢索查詢都更加便捷，管理的手段朝著更為智能化、自動化、信息化方向發展，管理手段更加豐富多樣[3]。

2.3 提升決策水平

人事檔案具有重要的參考價值，通過機關人事檔案信息的分析，能夠準確掌握現有人員的數量、類型、年齡結構、專業結構、工齡結構、性別結構。通過這些重要人事檔案信息資源的分析研判，可掌握單位已有人才結構情況，為做好人才培養、選拔、任用，以及新進人才的招錄等提供參考，提供更為精準、科學的決策依據。

2.4 發揮人才優勢

人才是21世紀最寶貴的資源。人才資源是第一資源，人才優勢也是最大優勢。傳統人事管理逐漸朝著人力資源管理方向轉變，也更加注重人才資源開發和利用。通過人事檔案數字化管理，可以精準且全面地分析現有人才資源的結構，為單位使用人才、激發人才內生動力和創造力提供第一手重要信息資源，從而將人力優勢轉化為現實的人才優勢[4]。

3 人事檔案數字化實踐

3.1 轉化前：做好數字化準備

3.1.1全面摸底。人事檔案數字化工作，首先的一步是要全面摸清底數。掌握人事檔案數字化的具體規模和數量，各種館藏人事檔案的具體類型，以及不同類型人事檔案的具體館藏情況。具體來說，可根據不同分類標準進行摸底：按照人員結構，可分為離退休人員檔案、專業技術人員檔案、行政管理人員檔案、工人檔案；根據材料內容，可分為履歷類、自傳和思想類、學歷學位/專業技術職務（職稱）/學術評鑒和教育培訓類[5]。

3.1.2制定方案。人事檔案數字化工作要制定具體的轉化方案，方案包括人事檔案數字化轉化領導小組、轉化時間、轉化要求、驗收標準。

3.1.3業務培訓。在摸清人事檔案底數以及制定人事檔案數字化轉化方案的基礎上，要組織參與人員進行業務培訓，培訓的內容包括《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案專項審核工作實施方案》《干部人事檔案審核缺件處理辦法》，相關的人事檔案數字化標準和規范知識，以及本單位出臺的相應管理制度的學習，使參與人員熟練掌握人事檔案數字化的標準和要求，統一人事檔案標準、規范[6]。

3.1.4設備保障。人事檔案數字化專業性較強，既可選擇外包，由第三方專業機構協助完成，也可由人事檔案管理單位根據實際，自行完成。無論是選擇外包方式，還是獨立完成，都要配備相應的計算機、人事檔案管理軟件等，為人事檔案數字化打下扎實基礎。

3.2 ?轉化中：做好數字化質控

3.2.1確定轉化方式。人事檔案數字化轉化的方式主要為掃描儀掃描。在選擇該種轉化方式后，要選擇相應的掃描儀。針對人事檔案篇幅較小，館藏時間久遠且紙質薄脆等特點，選擇平板掃描儀，既可降低數字化成本，也能夠更好地保護原始人事檔案資料。在掃描薄脆、年代久遠紙質人事檔案更具優勢[7]。

3.2.2明確轉化標準。在確定人事檔案數字化轉化方式后，需要進一步明確數字化轉化的標準和格式。具體來說，就是要根據《干部人事檔案數字化技術規范》《平板式掃描儀通用規范》，設置數字化掃描亮度、對比度、分辨率、色彩，以及格式。

3.2.3嚴把轉化質量。轉化過程中要嚴把質量關，具體來說，既要確保數字化掃描后的檔案信息與紙質檔案信息一致，確保數字檔案信息的完整性、真實性和準確性。重點要把好人員建庫、信息采集、數據錄入、數字化加工等環節質量關，并建立檔案數據復核制度，確保人事檔案數字化后存儲的檔案信息準確無誤[8]。

3.3 轉化后：做好數字化管理

人事檔案數字化管理涉及已歸檔人事檔案的數字化，以及新產生人事檔案的數字化管理。前者，需要遵循轉化前、轉化中的各項要求，做好傳統人事檔案的數字化管理。后者，則注重源頭新生成人事檔案的數字化管理。重點是要做好人事履歷表、登記表等紙質載體的電子版本存儲，利用辦公OA系統，實現辦公自動化與檔案存儲系統無縫銜接，保證新增電子檔案及時歸檔，借助電子簽名技術保證其真實性、完整性。總之，無論是傳統人事檔案轉化為數字化檔案，還是新增數字化人事檔案，都要嚴格信息管理，利用信息加密技術、區塊鏈技術、身份認證技術、密碼保護等，確保人事檔案管理的安全性。

4 人事檔案數字化思考

4.1 明確信息加工標準

單位人員結構復雜，既有公務員編制、也有事業編制，還有臨時聘用工勤人員，這些人事檔案數字化加工的范圍和標準缺少相應的規定和依據。為此，要立足用人單位自身實際，科學選擇人事檔案數字化加工范圍，并制定統一的《人事檔案數字化整理分類標準》，結合《干部人事檔案工作條例》的具體規定，將人事檔案資料進行科學分類，并詳細制定機關單位《人事檔案數字化著錄質檢標準》《數字化加工成品驗收標準》，并根據單位人事檔案利用頻率，確定數字化重點材料，如，聘用合同、退休材料、職務任免材料等[9]。

4.2 科學系統模塊選擇

人事檔案數字化涉及系統模塊、檔案整理模塊、檔案加工模塊等，每一模塊承擔的功能存在較大差異，應科學合理做好選擇。其中，系統模塊是整個單位人事檔案管理系統的核心，條件允許情況下，應立足單位自身實際，邀請第三方專業機構協助進行開發、設計。按照系統層、管理層和應用層，科學配置不同層級的功能。具體來說，可將檔案系統模塊分為人事檔案收集、管理、利用、數據信息管理、系統管理五大板塊，對接人事檔案管理相應流程。整理模塊則應涵蓋檔案著錄、掃描，以及破損紙張托裱修復。加工模塊則是確保掃描后的人事檔案實體與電子文件，以及卷內目錄與電子文件一一對應[10]。

4.3 強化信息安全保障

安全是人事檔案數字化始終需要考慮的。為此，一要謹慎選擇第三方。對于館藏人事檔案資料較多，自身無法完成數字化的單位，應委托第三方專業機構，且應是具有開展檔案數字化資質及經驗的專業機構。在進行數字化檔案轉化前，應簽訂保密協議。二要加強人員管理。從事人事檔案管理工作的人員要始終繃緊安全保密這根弦，嚴禁使用手機、相機等設備拍攝人事檔案，嚴禁未經允許查詢、傳輸人事檔案信息。三是完善規章制度。根據人事檔案管理實際，制定人事檔案借閱、歸還、出入庫若干規定，確保檔案利用環節人事檔案信息安全。四是加大投入力度。根據數字信息技術的發展，以及人事檔案數字化安全管理的實際需要，實時添加安全設備，升級安全軟件，搭建防火墻等，安裝檔案庫房監控設備，并將視頻數據保存。

4.5 及時錄入新增材料

隨著人事制度改革的深入，人員流動性更強，要及時做好新增檔案、新增材料的數字化錄入。尤其是人事檔案，有其自身的特殊屬性，存在著檔隨人走的現象，即，人事檔案會隨著人員流動而流動，卷內資料也會隨之發生變化。而新增材料則是由檔案托管部門數字化加工而產生，系統中尚不具備增補材料的功能，且增加人事檔案的技術難度大，成本高。對此情況，可在系統開發之初，在傳統的十大類人事檔案基礎上，增設“新增材料”子系統，這樣可在不改變原有人事檔案存儲模式的基礎上，根據后期需要，在“新增材料”欄目中查詢到所需的檔案信息。

結語

總之，做好人事檔案數字化工作，既是適應新時代數字技術發展的現實需要，也是推動人事檔案轉型升級的迫切需要。作為人事檔案管理部門，要順應時代發展的現實需要，善于借助先進技術，實現技術與檔案管理深度融合，促進人事檔案管理更加優質高效，進一步發揮出人事檔案助力干部教育培養選拔任用，激發機關、企事業單位內在動力的應有價值，不斷提升單位科學化管理水平。

參考文獻

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[10]郭懷珍.新時代人事檔案數字化及其規則、管理、關鍵問題與對策[J].辦公室業務，2019（23）;146+148.

作者簡介：曲莉，白山市靖宇縣水利局館員，主要從事檔案管理與研究。