人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用

摘 要：事業單位檔案管理能夠通過分析事業單位在日常工作中產生的檔案信息，為政策制定、做出決策、日常事務管理提供客觀的數據支撐。在事業單位檔案管理中應用自然語言處理技術、OCR識別技術、大數據分析技術、數據采集、專家系統等人工智能技術，能夠進一步優化檔案管理流程，提高檔案管理安全性與科學性，增強檔案利用價值，有助于發揮事業單位社會公共服務效能。本文通過簡析事業單位檔案管理概述，分析人工智能技術在事業單位檔案管理中的具體應用及價值，針對存在的問題，提出相應的應用原則與策略，以發揮人工智能技術優勢，提高事業單位檔案管理質效，推動事業單位各項工作有序開展。

關鍵詞：人工智能技術；事業單位；檔案管理；應用策略

中圖分類號：G271" 文獻標識碼：A" 文章編號：1673-260X（2024）12-0067-05

新時期，人工智能技術在各行業領域的應用日益廣泛。中商產業研究院數據顯示，2023年中國人工智能產業市場規模達2 896億元。事業單位檔案管理通過收集整理、保管鑒定、統計分析、提供利用日常工作記錄和各項活動資料，為政策制度與管理決策的科學制定指明方向，以推動事業單位穩健發展。人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用，能夠提高電子文件歸檔以及檔案智能采集、整理、鑒定、服務等工作效能[1]。當前在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，因重視程度有待增強、制度建設有待完善、信息安全有待提高、監督機制有待健全等因素，影響了事業單位檔案管理效能的提升。本文通過分析人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用策略，以推動事業單位檔案管理朝著信息化、數字化、智能化方向持續發展，提升檔案應用價值。

1 事業單位檔案管理概述

檔案管理是檔案館在遵循統一集中管理國家檔案原則的基礎上，通過對檔案實體或檔案信息進行管理，在維護檔案完整與安全的基礎上，利用檔案為各項業務工作提供利用服務的總稱[2]。事業單位檔案管理是針對事業單位在日常工作中形成的實體檔案或數字檔案，要求檔案管理人員利用現代管理科學和信息技術，通過收集整理、保管鑒定與提供利用等工作，使檔案符合事業單位自身行業特點和檔案管理需求，以發揮檔案資源的最佳效益，滿足國家和公民的利用需求。

2 人工智能技術在事業單位檔案管理中的具體應用

2.1 電子文件歸檔層面

大數據時代，事業單位在日常工作中處理的數據信息和電子文件呈指數級增長，僅依靠傳統的檔案收集與整理方法難以滿足事業單位日常工作需求。在事業單位檔案管理過程中，檔案管理人員提前將電子文件的歸檔范圍、歸檔時間、格式要求、命名規則等配置在業務系統中，可以發揮自然語言處理技術、模式識別等人工智能技術優勢，根據預先設定的形式自動提取電子文件中的關鍵信息，并實現自動歸檔和全程留痕，能夠從前端保證電子文件的安全、真實與完整。如上海浦東新區檔案館依托人工智能技術提高了文件自動抓取、歸集、檢測、歸檔能力，實現了在線政府服務電子文件從業務辦理到歸檔入庫的全流程貫通，初步做到了電子文件的閉環管理，并從源頭上確保了歸檔文件的真實性與完整性。

2.2 檔案智能采集層面

新時期，事業單位檔案內容繁雜多樣。在事業單位檔案管理過程中，借助網絡爬蟲、數據采集、智能轉錄等人工智能技術，可以通過融合智能感知終端，感知采集多模態、多來源的檔案信息資源，有助于構建立體多元的檔案管理體系，為事業單位各項工作的開展提供可靠的支撐[3]。如浙江省檔案館率先將訊飛檔案機運用于檔案工作實踐，并依托聯合實驗室平臺創新檔案管理工作模式，不僅結合實際需求啟動了檔案光學字符識別OCR全文識別工作，使檔案管理的整體工作效率提升了40%以上，還衍生出了“訊飛智錄”產品，可以采用語音口述的方式錄入文本內容，并自動提取生成檔案著錄信息，轉變了傳統人工鍵盤輸入的模式，進而實現自動轉換、生成文本、快速歸檔，極大地提高了檔案信息資源收集效率。

2.3 檔案智能整理層面

事業單位檔案資料可以分為傳統載體檔案和電子檔案兩種類型。人工智能技術中的OCR識別技術、人臉識別、語音識別等先進技術的應用，可以自動識別并提取檔案中的關鍵信息，同時結合內在程序將實體檔案資源中的內容轉化為可供計算機編輯處理的數據化信息，有助于提高檔案整理效率，并推動事業單位檔案管理朝著數字化方向持續發展。如安徽省檔案館通過研發歷史檔案OCR識別引擎，有效提高了歷史檔案OCR的識別率和準確率，能夠識別90%以上的簡體手寫字以及93%以上的公文辦理件，促進了歷史檔案的著錄工作。另外，借助機器學習、模式識別等人工智能技術，可以聚類分析檔案信息，找準不同檔案之間的內在關聯，實現電子檔案的自動著錄標引、分類排序與一站式檢索。

2.4 檔案智能鑒定層面

事業單位檔案管理的目的是提高檔案利用率，以發揮事業單位服務和公益職能。人工智能技術中的專家系統、機器學習、語義分析等技術的應用，可以結合專家知識與鑒定規則，實現檔案目錄、原文信息審讀和語義理解，并利用大數據分析技術深入研究歷史借閱記錄，揭示相關檔案的使用模式、借用頻率、用戶行為等關鍵信息，科學預測相關檔案的未來借閱量，促使事業單位提前優化檔案借閱流程，從而更好地滿足未來需求。如遼寧檔案館不斷提高系統智能化水平，通過建立多級敏感詞庫的方法，從檔案目錄敏感字段以及檔案內容的敏感詞、語句、圖像等多個維度進行語義理解，實現人工智能賦能檔案鑒定工作，同時完成相關檔案內容的智能推送，提高了檔案信息資源利用率。

2.5 檔案智能服務層面

檔案信息真實客觀地記錄著日常工作中的事件、決策和數據等信息，對事業單位制定政策、做出決策、處理日常事項有著重要作用。人工智能技術中的數據挖掘、數據分析、知識圖譜等先進技術的應用，可以對檔案信息資源進行細粒度、內容級開發，不僅能夠找準不同檔案之間的內在關聯，并以可視化的形式構建知識要素的關系網絡，還可以深挖檔案信息資源的潛在價值，賦能事業單位各項工作活動的開展。另外，借助自然語言處理技術、用戶畫像、智能推送等先進技術，可以深度分析檔案用戶在利用檔案過程中的需求、偏好與行為等信息，并為用戶智能推送更精準的檔案信息，滿足用戶個性化需求。如上海市檔案館打造的智慧檔案綜合管理平臺，能夠有效助力檔案數據的深度開發應用。

3 人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用價值

3.1 有助于優化檔案管理流程

檔案管理是事業單位各項工作中的一項管理性和政治性工作，是以往工作活動的真實記錄和憑證，蘊含著重要的事實和大量工作經驗，如各類規章制度、紅頭文件、各種管理痕跡文件等，能夠為事業單位制定政策、做出決策、處理日常事務等工作的開展提供參考，提高事業單位管理效率[4]。人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用，能夠進一步發揮人工智能技術優勢，促使事業單位將檔案管理納入工作整體規劃，并推動事業單位不斷優化檔案管理流程，既可以加強各部門之間的溝通交流，做好檔案管理的前端控制，減少重復勞動，實現對檔案材料的全過程管理，又可以通過對檔案材料的細粒度開發，明確不同檔案之間的內在關聯，推動檔案管理朝著數字化方向持續發展，提高檔案管理工作效率。

3.2 有助于提高檔案管理質量

人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用，可以推動事業單位拓展人工智能技術的應用范疇。利用人工智能技術可以實現檔案信息資源的自動歸檔以及智能采集、整理、鑒定和服務等功能。明確檔案管理制度與訪問權限，不僅可以通過檔案數據的網絡化共享，減少事業單位人力投入成本，打破部門之間的信息壁壘，滿足不同部門的檔案使用需求，避免因信息傳遞不及時或不準確而出現錯誤決策，提高檔案管理質量。還可以通過數據追溯、風險預警等人工智能技術，提前防范檔案信息資料泄漏風險，進一步提高檔案管理安全性。

3.3 有助于增強檔案應用價值

檔案是反映事業單位發展歷史的重要依據，而檔案管理不僅在于收集齊全完整的檔案材料，并妥善安全地保管，更在于深入挖掘并充分利用檔案的潛在價值，增強事業單位社會公共服務效能。人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用，能夠發揮大數據分析技術優勢，幫助用戶快速、準確地檢索檔案信息。同時根據不同的用戶畫像智能推送相關的檔案資料，降低用戶查找檔案資料的煩瑣程度。發揮數據挖掘技術優勢，能夠促使事業單位依托人工智能技術，從海量的檔案信息中深挖出有潛在價值的信息，進一步拓寬檔案信息的利用廣度與深度，幫助事業單位從檔案信息中總結規律，為事業單位正確決策與戰略規劃的科學制定奠定基礎，推動事業單位穩健發展。

4 在事業單位檔案管理中應用人工智能技術存在的問題

4.1 重視程度有待增強

大數據時代，事業單位檔案管理朝著信息化、數字化、智能化方向發展符合時代發展趨勢。當前在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，部分檔案管理人員的管理理念亟待更新。因為對應用人工智能技術的重視程度不足，使其仍舊以傳統的管理模式開展檔案管理工作，無法快速適應檔案信息海量的環境背景，增加了檔案管理工作量，降低了事業單位檔案管理工作質量。還會因為對人工智能技術的應用不足，無法充分發揮自然語言處理、語音識別、網絡爬蟲、大數據分析等人工智能技術優勢，不能深入挖掘檔案信息的潛在價值，增加了用戶利用檔案的復雜程度，降低了檔案資料利用率，影響事業單位公共服務職能的有效發揮。

4.2 制度建設有待完善

事業單位作為社會服務組織，其檔案管理具有廣泛性、科學性和服務性等特點。當前在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，部分檔案管理人員雖然強調人工智能技術的探索應用，以實現檔案的全過程閉環管理，提高檔案利用率，但尚未結合檔案管理數字化轉型發展的特點與趨勢，導致現有的檔案管理制度建設有待完善。尤其是未明確人工智能技術在檔案管理中的應用范圍和準入條件、相關部門主體的責任分工和權屬分配、人工智能研發成果應用的評估體系等，易增加檔案管理制度風險，導致檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等管理工作混亂，進而降低人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用效果。

4.3 信息安全有待提高

人工智能技術具有高度的專業性、復雜性和不可解釋性，信息安全管理是新時期事業單位檔案管理朝著數字化方向轉型發展的重中之重。當前在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，部分檔案管理人員的信息素養與綜合能力有待提高，一旦出現技術濫用、技術誤用、算法錯誤等問題，便會影響事業單位管理決策的科學性。另外，部分事業單位對檔案管理的安全性重視不足。不僅會因為未細化明確檔案管理人員以及用戶的操作權限，導致大量非結構化的數據被盜竊，還會因為未定期更新優化軟硬件系統，導致平臺存在漏洞，便會在病毒傳播、惡意代碼等非法攻擊行為下出現檔案數據泄露、被違規使用或惡意刪除等現象[5]。

4.4 監督機制有待健全

算法是人工智能技術應用于檔案管理的核心要素。當前在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，部分事業單位尚未辯證認知人工智能技術的合規性問題，設置的監督機制有待健全，不僅會因人工智能技術研發、生產制造、服務使用等各方主體之間的責任不明，在發生安全風險時出現各部門相互推諉的現象，增加人工智能技術的使用風險，還會因監管手段較為滯后，無法全面監管檔案管理全過程。而設計者在設定和開發算法時又存在較強主觀性，會通過數據選擇、運用偏差等方式控制用戶的信息推薦，進而在算法精準推薦機制的作用下，導致用戶被束縛于“信息繭房”，并出現價值偏離、思想僵化、視角局限等問題。

5 人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用原則

5.1 安全性原則

人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用依托網絡與系統，以算法、算力、數據為基礎開展。因此，為保障事業單位檔案信息安全，避免出現檔案數據泄露、刪除或被違規使用等問題，在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，事業單位要遵循安全性原則，嚴格遵守國家、地方、行業有關安全保密的相關規定。不僅要在選取算力、模型廠商時多加考察，避免因模型被惡意訓練而出現不可控現象，并定期更新優化軟硬件系統，提高防火墻安全性能，還要細化各主體之間的職責與權限，以嚴格規范檔案管理流程，保障檔案信息安全。

5.2 適用性原則

事業單位檔案管理涉及范圍廣、主體類型多樣、隊伍規模龐大，分布在各行業領域，且多為知識密集型組織[6]。人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用要遵循適用性原則，針對人工智能技術應用場景存在一定局限性的問題，結合檔案管理實際需求而綜合考察、適度應用恰當的人工智能技術，以優化檔案管理流程，提高檔案管理質量。如針對印刷版和表單格式較為固定的檔案采用OCR識別技術，而針對手寫體或表單格式不固定的檔案則不宜采用OCR識別技術，以避免因投入大量時間成本、人力成本與建設成本而影響事業單位穩健發展。

5.3 效能性原則

事業單位在日常工作與管理活動中形成的檔案對社會經濟發展和政治文明建設具有重要的參考價值。為發揮事業單位社會公共服務效能，實現檔案管理綜合效益最大化，人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用要遵循效能性原則，不僅要充分考慮檔案資源數據化、檔案管理智能化、檔案利用知識化、檔案展示可視化的發展趨勢，系統整合、全面梳理、科學設計人工智能技術在檔案管理中的應用場景，還要針對具體的應用場景與檔案管理的實際需求而對比分析應用人工智能技術的投入產出效益比，以提高事業單位檔案管理質效。

6 人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用策略

6.1 重視檔案管理，深化人工智能技術的應用

大數據背景下，檔案信息資源的利用需求日益增加，事業單位各部門對檔案資源服務的要求也逐漸提高，迫切要求檔案管理朝著信息化、數字化、智能化方向轉型升級。為推動事業單位科學制定管理決策，增強檔案應用價值，人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用要明確人工智能技術在檔案管理中的應用優勢，樹立數字化思維，依托人工智能技術，結合檔案管理實際需求持續深化，以提高檔案管理規范性、科學性與有效性。

第一，事業單位要明確檔案信息資料經由數字化技術轉化可以實現信息資料的補充、更新與完善，加強數字化檔案管理的建設。充分發揮深度學習技術、自然語言處理技術、OCR識別技術、語音識別技術等人工智能技術優勢，實現檔案數據信息的自動收集、篩選、檢索以及關鍵詞提取，提高檔案數據信息的批量處理質量。第二，事業單位要依托人工智能技術建立一對多的高效聯動模式，打破不同部門之間的信息壁壘，優化檔案管理流程，提高檔案資源收集效率。

6.2 加強制度建設，完善檔案數字化管理機制

科學完善的制度是發揮人工智能技術優勢、提高事業單位檔案管理質量、推動事業單位穩健發展的重要保障。在事業單位檔案管理中應用人工智能技術時，為充分發揮人工智能技術優勢，推動事業單位檔案管理朝著數字化方向持續發展，事業單位要樹立現代化管理理念，強化制度意識，加強人工智能技術應用的制度建設，既要明確不同主體之間的職責與權限，又要優化檔案數據標準規范體系，進而完善檔案數字化管理機制，以提高事業單位檔案管理質量與效率。

第一，事業單位要嚴格按照《國家新一代人工智能標準體系建設指南》等政策內容，從全局性的高度明確人工智能技術在檔案管理應用中的合規性問題，并進一步完善人工智能技術應用的權責分配、管理模式、組織架構與安全保障，保障檔案管理工作有序開展。第二，事業單位要結合人工智能技術中的電子文件歸檔與智能信息采集等技術，根據檔案管理實際需求而動態完善檔案歸檔、密級原則、借閱歸還等流程，以確保檔案管理來源可靠、程序規范、要素合規[7]。

6.3 建立防御體系，提升檔案管理信息化水平

信息安全和質量監控是事業單位檔案管理信息化發展的重要保障。人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用要嚴格遵循信息安全原則，充分發揮區塊鏈、數字孿生等人工智能技術的應用優勢，構建高標準、高質量、高水平的信息安全防御體系。在保障檔案數據傳輸穩定、高效的基礎上，全面監測、及時發現檔案管理中存在的危險因素，以進一步提高檔案數據信息的安全性，提升事業單位檔案管理信息化水平，為后期檔案的提取利用提供可靠保障。

第一，事業單位要發揮區塊鏈技術優勢，既要靈活應用非對稱加密技術，為檔案數據創建唯一的標識符，又要通過智能合約和共識機制，進一步控制檔案訪問權限，并加強數據互聯互通和溯源追蹤，避免檔案數據被盜取、篡改和破壞[8]。第二，事業單位不僅要發揮數字孿生技術，以可視化的狀態呈現事業單位檔案館建筑、檔案實體、系統設備的狀態，還要建立風險預測模型，通過對檔案管理系統的安全檢測，有效識別并積極應對潛在風險，以提高整體風險防御水平。

6.4 健全監管機制，推動檔案管理智能化發展

人工智能技術的快速發展能夠實現檔案自動歸檔、深度分析與檢索利用，同時為檔案智慧服務提供良好平臺。為增強事業單位社會公共服務效能，人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用要結合在檔案管理中應用人工智能技術存在的問題，健全監督管理機制。既要進一步細化檔案管理流程，實現對人工智能算法、產品開發和成果應用的全流程監管，又要落實問責機制，規范檔案管理人員行為，以發揮人工智能技術優勢，推動檔案管理智能化發展。

第一，事業單位要加強對人工智能技術的約束引導，通過內部培訓等方式，促使檔案管理人員辯證認知人工智能技術，同時完成對人工智能設計、產品和系統的安全評估，避免出現模型不可控現象。第二，事業單位要落實“誰使用誰負責”原則，發揮智能監控與數據追溯優勢，監督檔案管理人員使用人工智能技術時的合規性，提升檔案管理安全性。第三，事業單位要嚴肅處理在使用人工智能技術時的違法違規行為，并動態優化檔案管理流程，以增強檔案應用價值。

7 結語

大數據時代，人工智能技術在事業單位檔案管理中的應用符合時代發展趨勢以及事業單位發展需求，能夠進一步優化檔案管理流程、提高檔案管理質效、增強檔案應用價值。為提高檔案利用率，增強事業單位社會公共服務效能，事業單位要在檔案管理過程中樹立數字化思維，明確人工智能技術在檔案管理中的應用優勢，并在檔案管理中深化人工智能技術的應用，以發揮自然語言處理、語音識別、網絡爬蟲、大數據分析等人工智能技術優勢，實現檔案自動歸檔、深度剖析與智能推送。另外，為推動事業單位檔案管理工作有序開展，事業單位要辯證認知人工智能技術的應用合規性問題，通過加強制度建設、建立防御體系、健全監督機制等形式，進一步完善檔案數字化管理機制，優化檔案管理流程，提升檔案管理信息化水平，并推動檔案管理智能化發展，提高事業單位檔案管理質效。

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參考文獻：

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