高校行政管理信息化建設探究

摘"要：行政管理信息化建設是教育信息化中的重要環(huán)節(jié)，信息化建設對于提升行政管理工作效能，進一步推進高校治理能力現(xiàn)代化具有重大意義。本文從闡述加強新時代高校行政管理信息化建設的意義出發(fā)，分析了信息化視角下高校行政管理工作面臨的發(fā)展困境，并從數(shù)字化協(xié)同、標準互通戰(zhàn)略、培養(yǎng)機制健全、行業(yè)技術規(guī)范、信息安全措施等方面提出高校行政管理信息化發(fā)展對策建議。

關鍵詞：教育信息化；行政管理；信息化管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2024）07-0089-03

引言

黨中央、國務院高度重視信息化工作，習近平總書記強調，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。教育信息化“十三五”落地實施以來，全國高校已逐漸達成“教育信息化”的共識，普遍認識到信息化在學校教學、科研及學校治理等方面發(fā)揮的巨大作用。隨著中央網(wǎng)信辦印發(fā)《“十四五”國家信息化規(guī)劃》，提出要把教育信息化作為發(fā)展的戰(zhàn)略制高點，以教育信息化推動教育高質量發(fā)展。可見，教育信息化已成為未來教育的發(fā)展趨勢，并逐漸成為評價高校教育教學管理科學化、規(guī)范化、標準化的重要指標。

一、新時代高校行政管理信息化建設的意義

（一）優(yōu)化組織構架與提升管理效能

隨著社會的不斷發(fā)展，高校行政管理面臨著日益龐雜的任務和復雜的環(huán)境。通過引入信息技術，建立智能管理系統(tǒng)，高校得以實現(xiàn)迅速的信息傳遞、實時監(jiān)測與響應，進一步加強了管理決策的科學性和時效性，使得在快速變化的社會背景下，高校管理層更能夠迅速做出適應性強、有效果的戰(zhàn)略性決策。傳統(tǒng)行政管理中的信息滯后、決策不及時等問題成為制約高校管理效能的瓶頸。通過信息化建設，智能管理系統(tǒng)不僅提供了全面的數(shù)據(jù)支持，且通過數(shù)據(jù)分析和挖掘，為高校管理層提供了更深層次的洞察。

（二）資源優(yōu)化配置與整合

資源優(yōu)化配置的核心是實現(xiàn)資源的有效利用，減少資源浪費。利用信息化系統(tǒng)，高校得以更加精準地管理各類資源，包括財務、人力、教學設備等。信息化系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)分析和預測，使高校能夠更科學地進行資源規(guī)劃和分配，有助于提高資源利用效率，使得高校在面對日益增長的教育需求時能夠更加靈活、迅速地做出相應調整。同時，信息化系統(tǒng)也能促使各項資源在不同部門、系統(tǒng)間實現(xiàn)協(xié)同運作。資源整合的優(yōu)勢在于打破原有的信息孤島，實現(xiàn)信息的流通共享。

（三）提升服務質量與滿足多元需求

高校作為知識傳承和人才培養(yǎng)的重要場所，其服務對象涵蓋了學生、教職工等多元化的群體。通過構建智能服務平臺，高校能夠更加靈活、個性化地滿足這些多元化的需求。服務質量是高校形象和聲譽的重要體現(xiàn)，也是吸引和留住優(yōu)秀學生與教職員工的重要因素。通過信息化建設，高校能夠提高服務的個性化和差異化水平。智能服務平臺不僅能夠更好地滿足用戶的特定需求，還能夠通過數(shù)據(jù)分析不斷優(yōu)化服務流程，提升服務效能"［1］。

二、信息化視角下高校行政管理工作面臨的發(fā)展困境

在信息化時代，高校行政管理工作既迎來了新的機遇，也面臨著更為復雜的發(fā)展困境。發(fā)展困境不僅僅局限于技術層面，還涉及組織結構、管理理念、資源配置等多個方面，呈現(xiàn)出多層次、多方面的挑戰(zhàn)。在信息化的視角下，本文總結出以下五大挑戰(zhàn)：

（一）信息孤島與系統(tǒng)碎片化

隨著高校行政管理信息化的推進，信息孤島和系統(tǒng)碎片化問題愈發(fā)顯著。信息孤島不僅僅是技術上的分隔，更是組織結構和信息流程的斷裂。此外，還存在信息溝通渠道不暢、信息標準不一致等問題。這不僅使得決策者難以獲取全面數(shù)據(jù)，也導致了資源的不均衡利用，影響了高校行政管理的整體效能。系統(tǒng)碎片化表現(xiàn)為高校內部存在多個獨立的管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間缺乏有效的互通。系統(tǒng)碎片化不僅使得數(shù)據(jù)難以整合，也增加了系統(tǒng)維護和更新的復雜性，例如學生管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等相對獨立運作，使得信息無法順暢流通，制約了高校信息化管理水平的提升。信息孤島與系統(tǒng)碎片化直接影響了高校行政管理的整體效能和協(xié)同性，使得高校內部難以形成全局視野，限制了數(shù)據(jù)的整合，也增加了系統(tǒng)運維的成本。

（二）安全與隱私的挑戰(zhàn)

高校行政管理涉及大量敏感信息，包括學生檔案、教職工個人信息、財務數(shù)據(jù)、科研項目等。隨著信息化建設的深入，信息安全和隱私保護受到了巨大的挑戰(zhàn)。例如西北工業(yè)大學泄密事件，網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露事件頻發(fā)，不僅損害了高校的聲譽，也對師生的個人隱私構成了潛在威脅"［2］。隱私挑戰(zhàn)涉及大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理、信息傳輸，以及對用戶隱私的合規(guī)處理。安全挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露、惡意軟件等多方面。研究表明，高校網(wǎng)絡系統(tǒng)是攻擊的重要目標之一"［3］。黑客通過各種手段，如釣魚攻擊、惡意軟件注入等，試圖獲取敏感信息或干擾系統(tǒng)正常運行。

（三）非統(tǒng)一標準與兼容性難題

在信息化時代，高校行政管理工作的數(shù)字化轉型受到非統(tǒng)一標準與兼容性難題的制約，主要涉及不同系統(tǒng)、軟件和平臺之間標準不一、兼容性差異大等方面，給高校行政管理帶來了復雜性和局限性。高校行政管理系統(tǒng)眾多，包括學生管理、財務管理、人事管理等多個方面。然而，由于缺乏統(tǒng)一的標準，不同供應商、開發(fā)者采用的數(shù)據(jù)格式、交互方式和接口設計差異巨大，導致了各系統(tǒng)之間信息難以互通，數(shù)據(jù)流動受限，使管理者難以獲取全面、一致的數(shù)據(jù)視圖，導致了決策的滯后和局部最優(yōu)決策的頻繁發(fā)生。而且，維護和升級系統(tǒng)也變得復雜，需要投入更多的資源。而兼容性問題是由于各種設備、操作系統(tǒng)和應用程序的多樣性導致的。高校內部可能同時運行Windows、MacOS、Linux等多種操作系統(tǒng)，教職工和學生使用的終端設備也各異。非統(tǒng)一標準與兼容性難題給高校帶來了數(shù)據(jù)交流的障礙，增加了系統(tǒng)的維護成本，降低了整體的信息化水平。

（四）人才短缺與培訓困境

人才短缺與培訓困境是高校行政管理信息化發(fā)展的瓶頸問題，影響了數(shù)字化轉型的深入推進。人才短缺首先影響高校信息化團隊的建設。缺乏技術專業(yè)人才，導致信息系統(tǒng)的設計、開發(fā)和維護能力有限，進而影響高校行政管理工作的數(shù)字化水平，使得一些先進的技術和方法難以得到應用。其次，人才短缺對決策層的數(shù)字化認知提出了挑戰(zhàn)。管理者在制定數(shù)字化戰(zhàn)略和計劃時，由于對信息技術的了解不足，導致制定的計劃缺乏前瞻性和實際可行性，影響整體的數(shù)字化轉型效果"［4］。加上信息技術發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的培訓方式和周期往往無法滿足實際需求，導致人才無法迅速適應新技術的應用場景，培訓困境同時也牽涉到組織文化和變革管理。由于數(shù)字化轉型涉及業(yè)務流程和工作方式的根本性改變，缺乏對這一變革進行有效培訓和溝通，容易引發(fā)員工的阻力，阻礙整體轉型的推進。

（五）信息化建設參與度不足

在信息化時代，高校行政管理工作的數(shù)字化轉型面臨著信息化建設與參與度不足的嚴峻挑戰(zhàn)，涉及技術投入、組織文化、用戶培訓等多個方面，影響著數(shù)字化轉型的順利進行。一是信息化建設不足。高校行政管理工作的信息化建設不足主要表現(xiàn)在技術投入、系統(tǒng)更新、安全保障等方面。缺乏足夠的技術投入導致信息系統(tǒng)陳舊，難以適應日新月異的技術發(fā)展。系統(tǒng)更新不及時則可能面臨安全隱患，影響信息化的穩(wěn)定運行。由于信息系統(tǒng)的滯后和不完善，行政流程仍然依賴傳統(tǒng)的紙質文件和手工操作，導致管理效率低下，容易出現(xiàn)錯誤和延誤。二是參與度不足引發(fā)的復雜性。參與度不足是指在數(shù)字化轉型中，組織成員對信息化的認知、支持和積極參與程度較低。研究指出，員工參與度不足導致數(shù)字化轉型的推進面臨阻力"［5］。教職工可能對新系統(tǒng)使用產生抵觸情緒，拒絕改變既有的工作方式，從而限制了信息化的深入應用。

三、新時代高校行政管理信息化建設的對策研究

（一）實施數(shù)字一體化戰(zhàn)略

信息孤島與系統(tǒng)碎片化是高校行政管理工作數(shù)字化轉型中亟待解決的關鍵問題。首先，制定一體化的信息化規(guī)劃。高校應制定全面的信息化規(guī)劃，明確統(tǒng)一的信息系統(tǒng)架構和技術標準。這有助于消除信息孤島，降低系統(tǒng)碎片化的發(fā)生概率。其次，推行數(shù)據(jù)標準化和整合。在信息系統(tǒng)設計和開發(fā)過程中，推行數(shù)據(jù)標準化，確保不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式和定義一致。同時，采用先進的數(shù)據(jù)整合技術，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享與整合。再次，強化協(xié)同辦公平臺。通過部署協(xié)同辦公平臺，促使各部門之間實現(xiàn)更加緊密地協(xié)同工作。這可以包括項目管理工具、共享文檔系統(tǒng)等，提高團隊協(xié)作效率，減少信息孤島。最后，采用統(tǒng)一的技術平臺。在系統(tǒng)選擇和開發(fā)過程中，優(yōu)先選擇采用統(tǒng)一的技術平臺，確保系統(tǒng)具有較高的兼容性和集成性。

（二）全面強化信息安全措施

信息化視角下，高校行政管理工作所面臨的安全與隱私挑戰(zhàn)是復雜而嚴峻的。從安全角度看，建立完善的網(wǎng)絡安全體系、提高信息系統(tǒng)的抗攻擊能力是關鍵。為全面強化信息安全。第一，技術層面。引入先進的加密技術、身份驗證手段，確保敏感信息在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，開發(fā)智能的安全系統(tǒng)，能夠實時監(jiān)測并阻止?jié)撛诘木W(wǎng)絡攻擊。第二，制度層面。建立完善的信息管理制度，包括隱私政策、數(shù)據(jù)使用規(guī)范等，規(guī)范信息的采集、存儲、處理和傳輸流程。加強對員工和相關人員的隱私保護培訓，增強信息安全意識。第三，合作與共享。推動高校之間信息安全的合作與共享，共同應對網(wǎng)絡威脅。建立安全信息共享平臺，及時傳遞攻擊信息和安全經(jīng)驗，形成聯(lián)防體系。通過不斷改進和創(chuàng)新，高校將能夠在信息化浪潮中保護隱私、確保安全，為行政管理提供可靠的數(shù)字支持。

（三）實施標準互通戰(zhàn)略

非統(tǒng)一標準與兼容性難題制約了高校行政管理數(shù)字化轉型的深入發(fā)展。這不僅僅是技術層面的問題，更牽涉到組織結構、管理理念和資源配置等多方面。首先，應制定統(tǒng)一標準。推動在教育領域建立統(tǒng)一的標準和規(guī)范，尤其是在高校行政管理系統(tǒng)的開發(fā)和運行中。這將有助于不同系統(tǒng)間更好地實現(xiàn)信息互通，提高數(shù)據(jù)流通效率。其次，采用開放標準與引入集成平臺。使用集成平臺作為橋梁，實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的連接。通過建立數(shù)據(jù)接口，使得系統(tǒng)能夠更加靈活地進行數(shù)據(jù)交換和共享。選擇采用開放的標準和協(xié)議，使得系統(tǒng)更容易與其他系統(tǒng)進行兼容。再次，強調跨平臺兼容性。在系統(tǒng)設計和開發(fā)中注重跨平臺的兼容性，確保系統(tǒng)能夠在不同操作系統(tǒng)和設備上正常運行。采用響應式設計、多平臺適配等技術手段，使得用戶無論使用何種設備都能夠獲得一致的用戶體驗。最后，推進行業(yè)標準的制定。通過參與行業(yè)標準的制定過程，確保標準符合高校行政管理的需求，有助于建立更為統(tǒng)一和開放的行業(yè)標準，推動行政管理系統(tǒng)的互通性提升。

（四）建立健全的人才培養(yǎng)機制

為應對人才短缺與培訓困境，高校可以采取以下綜合性策略。第一，建設跨學科團隊。在行政管理信息化團隊中建設跨學科的專業(yè)團隊，包括信息技術專業(yè)人才、管理專業(yè)人才和數(shù)據(jù)分析專業(yè)人才，有助于在數(shù)字化轉型中更全面地考慮技術和管理的需求。第二，制定人才培養(yǎng)計劃。高校應該制定長期的人才培養(yǎng)計劃，包括面向現(xiàn)有員工和新進員工的培訓計劃。第三，引入外部專業(yè)培訓機構。高校可以積極合作外部專業(yè)培訓機構，引入專業(yè)的培訓資源和課程，有助于填補內部培訓資源不足的問題，提供更為系統(tǒng)和專業(yè)的培訓服務。第四，推行“以人為本”的變革管理。在數(shù)字化轉型中，高校需要注重“以人為本”的變革管理理念。建立溝通機制，積極傾聽員工的意見和反饋，解決他們在數(shù)字化轉型中的疑慮和問題。第五，制定靈活的培訓計劃。針對不同部門和崗位的需求，制定靈活的培訓計劃，個性化、模塊化的培訓方式可以更好地適應不同崗位員工的學習需求，提高培訓的效果。

（五）推進數(shù)字化協(xié)同發(fā)展

信息化建設與參與度不足是高校行政管理數(shù)字化轉型中的核心問題，為解決信息化建設與參與度不足的問題。第一，提升技術投入。高校應當增加對信息化建設的投入，更新老舊系統(tǒng)，引入新技術，確保信息系統(tǒng)處于領先水平。進一步對硬件、軟件和網(wǎng)絡基礎設施進行升級和維護，以適應不斷變化的數(shù)字環(huán)境。第二，制定明確的數(shù)字化戰(zhàn)略。高校需要制定明確的數(shù)字化戰(zhàn)略，將信息化建設納入整體規(guī)劃，包括明確的目標、時間表、責任人等，以便有序推進數(shù)字化轉型。第三，加強培訓與溝通。提高參與度的關鍵在于有效地培訓和溝通。高校應該加強對員工的數(shù)字化培訓，使其更好地理解新系統(tǒng)的優(yōu)勢和使用方法。第四，培養(yǎng)數(shù)字化領導力。高校領導層需要具備數(shù)字化領導力，積極推動數(shù)字化轉型。這包括理解新技術的應用場景，支持數(shù)字化創(chuàng)新，為員工提供數(shù)字化轉型的愿景和動力。第五，鼓勵創(chuàng)新文化。培養(yǎng)開放、鼓勵創(chuàng)新的組織文化，鼓勵團隊提出新的想法和解決方案，從而促進數(shù)字化轉型的積極參與。

結語

高校在信息化建設中，應構建科學合理的戰(zhàn)略規(guī)劃，加強內外部合作，關注技術安全、人才培養(yǎng)和用戶體驗等方面，促進信息系統(tǒng)的良性發(fā)展，更好地支持高校行政管理工作的現(xiàn)代化。這不僅關系到高校內部的管理水平，也是高校適應新時代社會變革和提升教育品質的關鍵一環(huán)。通過數(shù)字一體化戰(zhàn)略、全面強化信息安全措施、標準互通戰(zhàn)略、建立健全的人才培養(yǎng)機制、推進數(shù)字化協(xié)同的綜合策略，將使高校更好地適應信息時代的發(fā)展。

參考文獻：

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