檔案信息資源共建共享建設中存在的主要問題及基本措施

張洪湖

摘 要：檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性與真實性，成為信息大家族中的重要成員。隨著網絡信息技術的發展，檔案信息資源共建共享機制建設應運而生，針對這些問題我們提出相對措施。

關鍵詞：網絡環境；檔案信息資源；共建共享

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性與真實性，成為信息大家族中的重要成員。而檔案記錄社會活動的廣泛性，激發了現代社會對檔案信息的強烈利用需求。隨著網絡信息技術的發展，必然要求建立與之相適應的檔案信息資源開發利用方式——檔案信息資源共建共享機制建設應運而生，在給檔案事業帶來勃勃生機的同時，也帶來了嚴峻的挑戰。尤其不容忽視的是：在檔案信息資源共建共享機制建設實踐中還存在著一定的問題：

1 檔案信息資源共建共享觀念意識有待提高

受傳統管理模式與思維慣性的影響，相當一部分檔案管理機構在檔案信息資源建設與檔案信息服務上還沿襲著傳統的模式，“條塊分割”的弊端尚未割除；檔案工作人員的觀念有待更新，“重藏輕用”的思想依然作祟：往往寄期望于檔案信息資源共享，而不主動參與檔案信息資源共建；僅關注本機關部門的檔案信息資源管理，而漠視全社會的檔案信息資源整合；只強調檔案信息資源網絡設施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，致使信息高速公路上“車少貨缺”，檔案信息資源共建共享機制建設面臨著種種隱憂。

2 檔案信息資源共建共享技術手段相對落后

據報道，保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式，通過現代網絡技術進行傳遞與交流，以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國，利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主；館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比，差距顯得尤為突出，這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。這種現實情況，要求檔案信息資源的建設方式向適應新形勢需要的方向發展，這無疑是對轉變檔案信息資源開發利用模式的一種挑戰。

國家對檔案信息資源建設十分重視，已著手組織了許多研究課題推動這項工作。但是，檔案信息資源共建共享缺乏國家的統籌規劃和宏觀調控、缺乏法律法規和管理制度的保障，不同地區、不同行業內的檔案信息資源共建共享機制建設缺乏全局性的發展規劃，戰略約束力尚顯不足，致使與之相關的網絡建設、理論研究、標準與規范制定、應用軟件的開發與手段應用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

3 檔案信息資源共建共享標準體系建設失衡

標準化是檔案信息資源共建共享機制建設的生命所在，是實現檔案信息資源共建共享的最具實質性意義的保障手段，必須對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面做出統一的標準與規范，標準化是對檔案信息資源各方面建設具有總攬性的前提與基礎，也是最緊迫、最亟待解決的實際問題。除此，則檔案信息資源共建共享建設就無法實現。但是，由于歷史的原因，檔案工作的標準化程度不高，從檔案管理到相關信息管理軟件的開發與應用，都缺乏統一的規范與標準，極大地影響到檔案信息資源共建共享機制建設的健康發展。

檔案信息資源共建共享機制建設是一個規模巨大的信息系統，技術密集是其顯著特征。因此，檔案信息資源共建共享機制建設需要解決一系列的技術難題：如傳統館藏檔案的數字化以及數字化檔案信息的網上傳遞利用，必須應用多媒體技術、數據庫技術、海量存儲技術、數字通訊技術、數據加密技術、智能檢索技術等等。這些技術具有復雜性、先進性，且處在不斷的發展變化之中，同樣對檔案信息資源共建共享機制建設提出了更高的要求。

4 檔案信息資源共建共享網絡安全存在隱患

作為開放的信息交流平臺，Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網絡環境下，影響檔案信息服務安全的主要因素有三個方面：操作系統因素、硬件設備因素以及“網絡黑客”因素。，其中操作系統是計算機運行的最基本的要求，實現檔案信息的網上傳遞，首先要解決操作系統的安全問題；硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性，亦應引起我們的關注；“網絡黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網站的人。其行為借助網絡技術對檔案信息資源的安全同樣構成危害：存儲于網絡的檔案信息，會因病毒的侵襲而發生嚴重損毀。因此，利用網絡環境開展檔案信息服務的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施，保證檔案信息服務網絡的安全與正常運行。并根據檔案信息自身的特點與網絡環境下檔案信息資源整合利用的實際需要，健全相關的防火墻技術、VPN（虛擬專用網）技術、加密技術、網絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息

資源備災基地建設等，以切實保障網絡環境下檔案信息資源優化整合與開發利用的安全。

面對檔案信息資源共建共享機制建設的現狀，根據社會發展需要和其他部門信息資源共建共享建設的實踐經驗，實現檔案信息資源共建共享機制建設需采取以下措施：

1、增強意識，健全檔案信息資源共建共享的管理體制

檔案信息資源共建共享機制建設是一個統一體的兩個側面：共建是共享的物質基礎和可靠保證，共享是共建的積極成果和最終歸宿，兩者只有相互支持和依存，才能促進社會科技進步與信息服務領域的繁榮與發展。隨著信息數字化和網絡化程度的不斷提高，任何信息資源的重復建設將變得毫無意義。因此，每個檔案工作者都應當樹立科學的檔案信息服務理念：檔案是國家的寶貴財富，意味著它屬于全體人民，應讓人民無條件地加以利用，以便盡可能多地了解與使用有關社會活動的各種信息。變追求各自信息資源的完備為追求全社會信息保障體系的完備。徹底打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設過程中的聯系與合作，把建設高質量、特色化、滿足用戶多元化利用需求的檔案信息資源“集合體”作為追求的目標，將分散的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源“共建”，提高檔案信息資源“共享”水平，讓無限豐富的檔案信息資源儲備成為各項事業發展的“寶貴礦藏”。

2、統一管理，規劃檔案信息資源共建共享的建設方向

目前，檔案信息資源共建共享機制建設尚處于探索階段，是一個需要付出艱苦努力加以健全和完善的過程，絕不可能“畢其功于一役”地一蹴而就。因而，要科學運作、分步實施、循序漸進，積極規劃制定檔案信息資源共建共享機制建設的發展規劃。我國檔案信息資源共建共享的規模水平同美國、日本等發達國家相比，還存在著一定的差距。面對日益激烈的國際競爭，各級政府部門應高度重視并大力宣傳檔案信息資源共建共享機制建設的深遠意義，統籌規劃，制定切實可行的法律法規，并會同國家信息產業主管部門共同研究制定檔案信息資源共建共享機制建設的發展規劃，統一管理，統一部署，保證檔案信息資源共建共享機制建設的有序進行。檔案部門應該利用網絡環境提供給的便利契機，本著共建共享的原則，分工協作，大力建設各級各類檔案信息資源數據庫，研究開發高性能的檔案信息查詢系統，使其適應新形勢下的檔案信息在線搜索與查詢的需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益，適應網絡環境下的快節奏、高質量、高效率的社會需要。

3、堅持標準，發揮檔案信息資源共建共享的整體優勢

標準化通常是指為獲得某種最佳效益而綜合科學技術與實踐經驗的成果，在進行充分的有效協商基礎上，對具有多樣性、相關性特征的重復事物，以特定方式制訂形成統一規定或統一規范的全部活動過程。也是實現檔案信息資源共建共享建設的技術前提。檔案信息資源共建共享機制建設將在這些標準（信息加工標準、信息記錄標準、信息傳遞標準、信息檢索標準、信息處理與信息控制標準等）的制約下，以統一、規范的形式實現網絡化信息交流與利用。在檔案信息資源共建共享機制建設過程中必須統一標準規范，避免出現各自為政、互不兼容的現象。

4、提高素質，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎

在網絡環境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發生了很大變化，計算機技術、通訊技術、網絡傳輸技術己被廣泛應用于信息的采集、組織、加工等業務環節，對檔案信息管理人員的知識水平、業務技能等均提出了更高的要求。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續教育以及優勝劣汰的壓力與挑戰，客觀要求每一位信息服務人員都必須建立起危機意識、競爭意識、創新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學習、技能培訓等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結構，掌握先進的網絡通訊技術、計算機技術、信息加工處理技術和一定的外語知識。以實現根據檔案信息的自身特點、結合傳統的檔案利用工作經驗，依托網絡環境的優勢，與計算機技術人員共同探索解決網絡檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網絡環境下的檔案信息資源共建共享機制建設實踐。在實踐中鍛煉、完善隊伍，培養造就一大批復合型應用人才，為檔案信息資源共建共享機制建設的發展與完善奠定堅實的人才基礎。

參考文獻

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