淺談檔案在現代化建設中重要作用

孫翠杰

摘 要：本文簡單講解檔案工作的生存發展，以至與其前途和命運，也都是與檔案工作為社會各項事業的服務和效益緊密聯系在一起的。從各地區各部門的檔案工作實踐來看，也都證明了檔案信息開發利用工作搞得好壞，與其檔案工作的地位相關情況及對檔案利用工作的理解和認識。

關鍵詞：檔案；現代化建設；作用

幾十年的改革開放，社會主義市場經濟隨之得到了深入的推進和發展，而檔案信息資源也得到了很大程度的開發利用。檔案的利用效益也在不斷地被挖掘出來，并隨之也被逐漸擴大化，從而使得檔案信息的價值及其開發利用工作也得到了前所未有的關注。

1 檔案利用工作的理解和認識

在社會中，任何一項工作的社會地位及其影響程度，而都是由該項工作對社會的奉獻大小所決定的。至于檔案工作的社會地位及其社會影響來說，它也是由其對國家各項事業的貢獻大小來決定的。應當看到，檔案工作由于條件性、服務性的特點，要想爭得社會各界對其高度重視與贊揚，則同其他工作相比，付出要更加巨大和艱辛。不論哪個國家的檔案工作，都是一定社會歷史、經濟、科技、文化發展的客觀產物，都是因社會對檔案信息的需求所產生的，但又靠著社會對檔案工作的重視而發展起來的。因此，檔案工作的生存發展，以至與其前途和命運，也都是與檔案工作為社會各項事業的服務和效益緊密聯系在一起的。從各地區各部門的檔案工作實踐來看，也都證明了檔案信息開發利用工作搞得好壞，與其檔案工作的地位相關，搞的好就興旺發達。所以，檔案利用工作與其所創造的社會效益和經濟效益，就成了衡量一個單位檔案工作的重要標志或者成效與否。

2 檔案成為服務性的物質資源

1、檔案利用的目的。就檔案工作的根本目的來說，實質上就在于對檔案的利用。通過檔案部門的開發利用，把檔案價值利用的信息提供出來，為社會主義各項事業服務。當然了，它的最終目的還是為了最大限度地實現檔案的潛在價值向現實價值的轉化。通過這個轉化過程，以獲得具有一定社會效益和經濟效益的利用效果。

2、檔案的潛在效益。對于任何一個機關單位和部門來說，開始注重的主要是其檔案信息資源的數量和種類、成份等內容，特別是檔案的質量。有些檔案在當初收集工作時，往往被看做是沒用的，到了若干年之后，其檔案的潛在價值才被顯露出來，并得到開發利用。這時人們才認識到：檔案的“滯后效益”，正是促進或推動生產與工作的催化劑。所以，檔案工作要想后期能取得一定的社會效益和經濟效益，首先就要對其給予足夠的重視。

3、科技檔案的作用。一般檔案部門對科研成果檔案的收集保管，總認為可為從事科研的人員提供豐富的“前車之鑒”。事后通過查閱有關項目的檔案資料，既可驗證科研人員對已有方案的見解性，又可以避免對同一問題、同一項目的重復進行研究。通過對前人科研記錄的查閱利用，也為如今科研工作節省時間，并少走了彎路，同時還避免了人財物的浪費，又大大縮短了科研工作的周期。

4、基建工程檔案的作用。在日常的基建工程中，妥善保管好原始檔案及變更設計資料、圖紙，也非常重要。如果保管記錄不好，一旦在工程系統中出現問題，沒有檔案或檔案不齊全，那么就會造成極大的被動，甚至造成巨大經濟損失。有時在關鍵時刻，如果檔案部門能齊全完整地把有關檔案資料提供出來，而施工單位因得到了維修的依據，這就會使事情變得大不一樣了，不但省去了從設計院、檔案館提檔及復印等相關項費，而且也能使工期得以提前，資金得以節省。據施工案例統計，不少單位幾年間通過利用檔案為各產權單位及工程提供檔案證件、圖紙等，從而避免了幾百萬元的間接或直接經濟損失，顯然其潛在的經濟效益與社會效益是不可低估的。

5、房屋檔案的作用。而就房屋檔案來說，它是房屋部門資產管理的重要依據和憑證，特別是在辦理樓房產權、物產登記過程中，如果有了齊全完整的檔案資料，才會縮短辦證周期，從而贏得時間，得以順利辦理，減少差錯，提高工作效率。同時，這也可為權屬單位節約時間，避免因單據憑證問題而造成手續費等方面的經濟損失。特別在處理年代長久的歷史房產問題時，其檔案憑證的作用尤為突出。而在房屋拆遷面積勘測及權屬認證問題時，若沒有原始檔案憑證，則很難避免不必要的口舌糾紛；假若檔案憑證齊全，這才能有效避免國有資產以及個人財產的流失，利益得以維護。

6、其他檔案的作用。像人口計劃生育檔案、醫療檔案等，它也是作為日后的記錄憑證，對社會歷史的記錄有一定的作用，對個人起到一定證明作用，特別是醫療檔案，可判別后期個人病歷的發展過程及趨勢，為后期治療提供直接參考，少走治療的彎路。

總之，對于檔案工作者來說，由于提供檔案信息服務工作對象的多元性，及檔案信息作用實現環節的復雜性等原故，在很短時間內，一個局部檔案利用的效益都是很難清楚表現出來的，而且也很難用數字衡量出來的。因此，任何檔案不論社會效益或經濟效益是多是少或明顯與否，最重要的就是對其要有正確的認識。檔案人的艱苦勞動，有了效益與成果，那么檔案信息服務就要得到社會的認可。各地區開展檔案創效益的活動及其成果告訴了人們，不斷豐富和改善檔案館（室）藏，也是非常重要的。機關單位的檔案部門，應當結合本單位工作的性質與特點，不斷加強檔案信息資源庫的建設，以便更好、有效地開展檔案信息利用和服務工作，充分發揮檔案作為檔案部門為社會各項事業服務的物質資源作用。

3 檔案利用為社會主義各項事業服務起著重要性的作用

1、把握檔案利用的主要方向。檔案工作的發展歷史告訴我們，檔案信息的開發利用工作則是檔案工作的生機活力所在，也是檔案工作的生命線。因此，檔案業務部門的工作中心，也就是要緊緊圍繞黨和國家的工作中心，貼近機關單位生產、工作的熱點和難點，積極主動地開展有針對性的檔案信息服務。像黨政機關圍繞領導決策、機構改革、改章建制、換屆改選等工作，都要及時地為領導和各部門提供歷史檔案資料；作為企業單位，則要圍繞轉軌改制、市場調研、產品開發、成本核算、技術改造等工作，及時為領導和業務部門提供各時期的綜合情況和數據資料。每個單位的檔案工作都要千方百計地為本單位的中心工作盡心盡力服務，并想方設法讓沉睡的檔案信息在本單位的生產與工作中發揮作用，產生效益，才能激活本單位的檔案工作，凸顯其自身的成效。

2、轉變觀念，充分利用檔案多出效益。讓檔案利用工作創造出顯著的效益出來，首先檔案管理工作者要思想端正。要從思想作風、工作作風上來一個大轉變；樹立服務觀念，走出檔案部門，到各部門和生產一線去，了解檔案的需求，變被動調卷服務為主動登門服務，思想上實現根本性的轉變。這才是使檔案多出效益的關鍵所在。

3、檔案利用信息要急用戶所急。檔案信息的利用工作，要急領導與各部門之所急、所想，并要結合加強市場調研和統計工作，圍繞檔案信息的需求急緩來安排檔案業務工作。有些單位檔案利用較好的，常對檔案利用的效果調查非常關注，特意建立檔案效果實例手冊，有效促進了良好檔案利用效果的循環。這樣，不僅檔案人員看到了自己的工作成果體現出來，提高了工作積極性，而且還對其他工作人員進行宣傳教育，增強了做好檔案收集、積累、保管、利用工作的自覺性和積極性。

4 結語

綜上所述，檔案利用的效果如何，也是影響檔案事業生存發展的關鍵。檔案的效益，又是通過檔案人員對檔案信息資源的開發利用和提供有效服務而實現的。這一切也都說明了一個問題，即檔案信息開發利用工作的大好局面和檔案工作的前景，都是由檔案工作者自己所創造條件拼搏奮斗干出來的，也就是說關鍵決定于檔案管理者本身。