中職學校數字化校園管理中“工作流”的應用分析

肖立志

[摘 要]科技水平的飛速發展，使人們進入了數字化時代，在各行各業的發展中，均能夠看到數字化的影子，而本文將要闡述的是“數字化”的普及，在中職學校日常校園管理中應當怎樣有效地應用“工作流”。

[關鍵詞]中職學校；校園管理；數字化；工作流

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.150

[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

1 數字化同“工作流”之間的關系

數字化是在科技水平不斷發展的情況下衍生來的，本文將要探討的“數字化”主要是指辦公自動化，其作為新型的一種辦公方式，是計算機網絡功能同現代化辦公體系結合的化身，只要是用于辦公業務的新設備、新技術以及新機器等均屬于辦公自動化的范疇。中職學校為了實現數字化辦公的有效性，需要對原有的管理結構進行優化，組建一支優秀的管理團隊，并從學院管理的實際情況出發，對現有的管理模式進行調整，從而使辦公效率得到提高。

早在20世紀的70年代就出現了“工作流”一詞，其是從辦公自動化以及生產組織化等領域中總結出來的。人們為了更好地對工作中的角色和任務進行定義，就在一些行業規章的遵循下提出了“工作流”，其不僅能夠監控工作任務完成情況，在一定程度上還能在工作效率提高的同時，使生產成本降低，因而被廣泛的應用在企事業單位的日常管理中。

“數字化”的出現，人們對工作流提出了更高、更多的要求，其必須在“數字化”的應用下使現有的資源利用率以及工作效率得到進一步提高，并要求工作流程的透明度與規范性不斷增強，并且大多數工作者認為只有信任度和溝通效果得到提升，才能確保良好的服務管理質量，對校園管理也應如此。

2 數字化校園管理中有效應用“工作流”的方法

2.1 遵循重要管理原則

筆者經過多年的工作實踐總結，在數字化校園管理中，若想達到“工作流”有效應用的目的，就必須遵循以下幾項重要的管理原則。

2.1.1 遵循適用性原則

對中職院校日常的管理工作來講，數字化管理的有效性必須符合實際工作中的管理流程以及管理習慣，只有將學院管理工作的組織結構以及體系真實地反映出來，才能有效應用“工作流”。

2.1.2 遵循統籌性原則

首先需要重新思考和組織學校整體的管理結構，以此將具體的工作流程確定出來，而要完成這一過程就必須組建一支管理團隊，一般情況下，隊長是直接由校長擔任的，其選定某一個時間將各個部門的管理者組織到一起，重新對校內工作管理流程進行確定、商討、修正及測試等活動。

2.1.3 遵循規范性原則

中職院校日常校園事務管理的標準和規范均取決于“工作流”，此時在數字化技術的應用下，其需要重新對日常管理記錄進行協調和處理，并拋開一切的外界干擾因素，使學校業務管理的有效性和規范性得到保證。

2.2 “工作流”的具體應用

2.2.1 應用在校園日常管理體系中

首先應當將中職院校日常的崗位職責、管理模式以及管理體系等內容確定出來，才能將“工作流”確定?，F階段，經過實踐調查某些中職院校并沒有在數字化技術的應用下將現代化的院校管理體系構建出來，依然使用著傳統的管理手段，即直接負責人是校長，督辦人是副校長，落實人是院系的這樣一種管理形式。若沒有應用到信息化技術，那么所取得的管理效果是較差的。若是在管理中滲透了數字化，那么在信息傳遞速度增快的同時，校園整體管理效率也能得到提高。另外，各個中職院校應根據自身辦學的特點，制定出不同的管理架構。

2.2.2 應用在工作流程中

設計校園管理工作流程的主要目的是為了在管理原則的遵循下，將更多的參與者納入其中，以便能將某個預期的校園管理目標實現，促進良好管理效果的取得。當在數字化校園管理模式中應用到“工作流”時，其能夠在充分對校園管理體系的考慮下，對各個部門現行的組織架構進行合理分工，隨后在設計“工作流”中納入更多的、有關固定事物處理的工作內容，使其管理工作更加具體、詳細。將職能部門作為主管單位這樣一種管理形式，不僅能對各個部門的管理職責進行明確，還能將更加具備快捷性、科學化與合理性要求的工作管理流程設計出來，促使管理效率不斷提升。如：中職院校的學生或教師因事請假，不再需要以紙質的方式獲得班主任或上級領導的審批，只需要提交固定的請假申請表即可，圖1為請假申請單。

2.2.3 應用在信息化控制中

筆者認為中職院校首先應當根據校內管理實況，在數字化技術的應用下將OA功能性平臺創建出來。OA平臺能夠對“工作流”相關的控制模塊進行完善，如：管理模塊和分類管理模塊等，完善模塊的建立有助于提高流程操作的便捷性，諸如：修改、查詢或取消等。隨后應當在OA平臺的利用下設計出具體的“工作流”，而這首先需要對“工作流”應用的基本情況進行分析，如：管理部門、流程名稱、運行范圍以及說明等，只有在充分掌握工作流程應用實況、工作流程的分析圖以及表單信息表的基礎上，才能將更加行之有效的、數字化的“工作流”在OA平臺上設計出來。且校園管理者只需要在OA平臺上登錄，學校主頁面便會顯示出來，當系統顯示登錄后，登錄者便會受到“待辦事宜”的通知，此時僅需要通過網絡頁面便能完成信息的傳送操作，若是登錄者在手機上下載了APP，在網絡狀態下也能靈活地控制好工作流程。

3 結 語

對中職院校日常的校園管理而言，管理是否有效在一定程度上決定了學校的教學質量以及社會形象的塑造。在社會信息化背景下，數字化技術的應用越來越廣泛，將其應用到中職院校日常“工作流”的管理中，是時代發展的必然趨勢，科學化“工作流”的應用會促進校園管理工作更加規范，有助于對各種資源的綜合利用。

主要參考文獻

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