關于構建和完善縣市文化藝術檔案資源體系的思考

宋夏南

【摘要】文化藝術檔案資源體系是檔案資源體系的重要組成部分，構建和完善文化藝術檔案資源體系，是國家關于建立檔案“三個體系”重要戰略部署不可或缺的內容，本文擬從縣市級角度，對構建文化藝術檔案資源體系的重要性、存在問題及對策，進行新的探索和思考。

【關鍵詞】藝術檔案；資源體系；思考

文化藝術檔案資源體系是檔案資源體系的重要組成部分，構建和完善文化藝術檔案資源體系，是國家關于建立檔案“三個體系”重要戰略部署不可或缺的內容。本文擬從縣市文化藝術檔案資源體系的構建和完善，作幾點思考。

一、構建和完善文化藝術檔案資源體系的重要性和必要性

文化藝術檔案是指文化藝術單位和文化藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、文化研究、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，都是寶貴的精神文化財富。

構建文化藝術檔案資源體系，就是使上述各類文化藝術檔案形成一個集成和整體，這是完整收集和整理文化藝術檔案的基礎條件，缺乏文化藝術檔案資源體系，檔案就不能全面完整地記錄和反映歷史文化，使檔案缺乏完整性。

縣市區域，是我國最基本的行政區劃單位，直接面對基層，面對群眾，在推進我國經濟發展、社會治理和精神文明建設方面，具有獨特的作用。縣市域有政府設立的文化單位，眾多的社會文化組織和廣大的文化藝術工作者，遍布城鄉各地，他們創造了難以數計的文化藝術產品和文化精神產品，是我國文化藝術的寶貴財富的重要組成部分。把這些產品收集整理起來，是文化藝術檔案管理部門十分重要的任務。因此構建縣市文化藝術檔案資源體系，對于完善縣市域檔案“三個體系”和完善我國文化藝術檔案資源體系，具有十分重要的意義。

二、當前縣市域構建和完善文化藝術檔案資源體系存在的問題

（一）缺乏統一管理文化藝術檔案的職能部門。目前，文化藝術檔案工作基本由文化部門來抓，但文化部門受職能限制，僅負責系統內直屬文化單位和鄉鎮街道文化站的藝術檔案指導和管理工作，文聯及所屬協會、報社、廣播電視臺、工會等系統，其活動過程中形成的藝術檔案材料沒有納入其管理系統，還有眾多的民間社會文化組織和民間文化人士、民間藝人，其創造的文化藝術檔案材料也處于無人指導的狀態。以余姚為例，全市只有8個國有文化事業單位和21個鄉鎮街道文化站納入文化部門的管理指導，文聯及其11個專業協會，民間的25文化社團，45家民辦文化組織，29家民間職業劇團，70多位民間文化研究者，其形成的文化藝術檔案材料沒有納入監管和指導，沒有建立專門的藝術檔案。

（二）缺乏統一的文化藝術檔案收編目錄。縣市級檔案部門分配給每個法人單位一個全宗號，每個單位可以把自己形成的檔案材料，按檔案法規定收集整理歸檔，到時可以按規定上交檔案館保管。但文化藝術檔案還沒有獨立的全宗編號，只按國家檔案編碼，收集整理，許多珍貴的藝術檔案，夾雜在普通檔案中，文化藝術檔案應有的特色未能呈現，未能形成檔案的系統性，因此難以歸類存檔和查找利用。

（三）缺乏對文化藝術檔案收集整理歸檔的積極性。文化事業單位經過幾十年的努力，已形成了較強的藝術檔案意識，每年按藝術檔案的規范要求收集整理歸檔。余姚市文化系統文化藝術檔案工作已十分規范，每個單位都由專人從事檔案的收集整理工作，每年系統形成藝術檔案達8566件，有群眾文化檔案、專業表演團體檔案、歷史文化研究檔案、地方文獻檔案、非物質文化遺產檔案等。但非文化系統單位和個人缺乏檔案意識，對收集整理歸檔積極性不高，更不愿意把檔案材料貢獻給文化單位和市檔案館。目前一些文藝協會，基本沒有把有價值的文化藝術檔案材料收集整理起來，沉睡散失在大片資料中。

三、構建和完善縣市文化藝術檔案資源體系的建議

（一）創新文化藝術檔案資源管理模式。隨著社會的進步，現有這種文化藝術檔案資源管理處境已越來越難以適應人民群眾對信息的需求。為此，檔案、文化部門必須創新資源管理模式，按照《檔案法》和文化部《藝術檔案整理規則》規定，樹立“大文化藝術檔案”意識，在縣市域設立文化藝術檔案館和信息咨詢中心。面向全社會做好文化藝術檔案資料的接收、收集或征集工作，從而使縣市域文化藝術檔案館成為一個全市文化藝術相對門類齊全、館藏豐富的檔案聚集地，能全面、客觀地反映本區域的群眾文化、專業文化、歷史文化等各方面創作、研究、活動的全貌，真正建立起覆蓋全市人民群眾的檔案資源體系。

（二）建立縣市域文化藝術檔案資源組織網絡體系。突破現有行政管理格局，建立全市統一的文化藝術檔案工作組織網絡。由縣市分管領導牽頭，市檔案和文化部門具體負責，建立文化藝術檔案工作協調委員會，由檔案、文化、文聯、民政等有關部門組成，明確各部門工作職責。檔案部門負責總協調，文化部門負責下屬文化單位和鄉鎮街道文化站工作，這是全市文化藝術檔案的主體，涉及文化館、圖書館、專業劇團、民間職業劇團、文保博物館單位和鄉鎮街道文化站；文聯負責作家協會、戲劇家協會、音樂家協會、舞蹈家協會、美術家協會、書法家協會、民間文藝家協會、收藏家協會、鄉賢研究會等文聯所轄協會；民政負責登記在冊的民辦文化組織和文化社團，如藍溪文藝研究院、東海城市文化研究院、龍山文化藝術館、歷史名城文化研究會、姚劇研究會、姚江文化研究會等。做到協調委員會能覆蓋不同部門、不同體制下的文化單位和個人，協調委員會組成部門的主要職責是指導督促文化單位和個人收集整理文化藝術檔案，并按《藝術檔案整理規則》和檔案部門的要求分類整理歸檔保管。

（三）探索文化藝術檔案信息、館藏及共享和安全三大系統。一是分散采集和統一編碼的信息系統。構建文化藝術檔案資源體系，必須建立檔案信息收集體系，應統一制定全市文化藝術檔案目錄系統，統一編制分配檔案號目錄，然后由建檔單位（個人）按照統一分配的檔案號進行采集編碼，編碼完成后，即上報縣市文化藝術檔案館和信息咨詢中心，在全（縣）市形成統一的文化藝術檔案資源信息查詢系統。二是建立分散保管與集中保管相結合的館藏系統。文化藝術檔案是人民群眾創造的寶貴財富，應尊重創造者自愿選擇保管的權利，因此，文化事業單位和文聯所屬協會宜采用集中歸檔的方式，規定在一定時段把文化藝術檔案卷本（件）送至文化藝術檔案館集中收藏，但圖書館收藏的地方文獻，文保博物館收藏的文物和非物質文化遺產等較為特殊的檔案，仍以建檔單位收藏為宜；民間文化組織、民間文化社團、民間職業劇團、民間藝人、民間文化研究者等形成的文化藝術檔案，應實行自我保管，個別愿意送交檔案館保管的，予以鼓勵，并妥善保管。三是文化藝術檔案資源的共享和安全系統。完善文化藝術檔案資源體系，目的是為了廣大群眾的共享和利用，但檔案具有珍貴的價值，還具有不可復制性，因此在檔案共享、開發和利用時，還要建立安全保障制度，落實保障措施，確定查閱檔案權限，建立嚴格的查閱登記制度和審批制度，確保檔案的安全。

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