商務信函的禮貌原則分析

付聰聰

[摘要]商務信函在經濟活動中占有重要位置，在交流信息和建立維持良好的商務關系方面起到了有效的作用。本文旨在分析商務信函中禮貌原則的運用，如何使用禮貌原則來實現寫信人的交際意圖，從而讓人們了解禮貌在商務信函的重要性。

[關鍵詞]商務信函；禮貌原則；交際

一、引言

隨著全球經濟的發展，國際貿易業務發展迅速，全球經濟的交流與合作也在逐漸增加，國際貿易增加了使用傳真和電子郵件。因此，英語商務信函成為一種有效的溝通媒介。信函可以代表公司的形象，顯示公司的水平和實力，但是寫得差的信函可能給合作伙伴留下負面的印象。禮節性商務信函可以幫助商務貿易伙伴之間建立一個良好的關系。一個好的商務信函可以帶來一個意想不到的結果，能給對方一個深刻的印象，有助于促進和發展與客戶的關系，在促進新交易時發揮著積極的作用。

英語商務信函是一種最常見的商務聯系媒介。商務通信實際上是一種“銷售”。作者總是在賣東西。銷售的可能是一個產品、一種服務、一個專利、一個想法等等。

二、商務信函的定義

商務信函是指在商務溝通中的各種信函，為了在商務交易中達到良好的關系，可以使用一些方法，例如面對面的談話、電話、也可以使用信件。在這些方法中，信件可以更完整的表達一個人的觀點，詳細的告知信息，因為使用信件會有更多的思考時間，因此會寫得更好。它不同于面對面的談話，在面對面的交談中，如果溝通的不友好、不和諧，幾乎沒有時間來思考如何表達會更合適。

在商務信函中，作者選擇正式的詞語來完成他的寫作。他們在信中講述事實，不能夸大或低估實際情況。寫商務信函的目的是明確的，銷售產品或服務，消除誤解，給對方傳遞好消息。

如何寫商務信函在商務溝通中很重要。一封有條理的信函可能給收信人留下好印象，容易讓收信人按照寫信人所說的去做事情。一封寫得好的商務信函需要一些寫作技巧，在不同種類的信中，技巧也是不同的。如果這封信是有利于收信人，寫信人可以直接告訴收信人。但如果信件很難寫，寫信人應該更好的考慮之后選擇合適的語言，以委婉的形式告知收信人。

三、商務信函的原則

（一）禮貌。禮貌是商務信函的一個重要的特征。友好的語氣和措辭在促進雙方情感交流發揮著巨大的作用。商務信函的措辭應恰當，最好使用委婉的語氣來顯示禮貌。可以使用一些短語，如：拜托、您的詢價、我將很感激如果您……，以下還需要注意……，寫信的語氣要真誠、體貼、周到，避免使用性別歧視的術語。

（二）正確。正確不僅是指英語語法、標點符號和拼寫正確，更重要的是，這封信的內容是正確的。避免使用產生語義歧義的單詞和短語。如：多數、少數、大量、許多等等。這些表達式很容易導致混亂、誤解，甚至不必要的糾紛，這對商務信函和文件特別重要。

（三）清楚。商務信函應該寫清楚、不模糊，這樣收件人將不會誤解寫信人的意圖。信的每一段應該有一個合適的主題和主題句。每一段應該使用一些過渡詞。如：首先、其次、然而、此外、與此相反等等，這樣整個信件會容易理解。

（四）簡潔。冗長的信寫的時候是很耗時的。閱讀這類信也浪費時間，有時甚至很難理解這樣的信。因此，當書寫商務信函時，用簡單的語言來表達完整的意思。

（五）完整。信的內容應該是完整的。所有在信中提出的問題和請求應該得到回答，還包括接收方積極應對所有的問題和寫信人想要知道的情況。

（六）具體。信中表達的內容要準確、生動，當涉及到數據或者具體的信息，比如：時間、地點、價格、物品等，應盡可能具體詳細。這將使交流的內容更加清楚，也有助于加快交易進程。

（七）體諒。體諒原則強調對方的情況。我們要體現出為他人考慮，站在對方的角度思考問題，多注意對方的感受。當書寫商務英語信函時，為了找到彼此傳遞信息的最好方法，請記住對方的需求、愿望等。

上面的七個原則是商務信函寫作的指導原則，對寫好商務信函起著非常重要的作用。

四、禮貌原則在商務英語信函中的體現

禮貌原則可以解釋許多現實生活中語言交際的禮貌現象。在英語商務信函寫作中，禮貌原則可以促進人與人之間的溝通，這樣交際雙方的關系會更和諧。分析和討論禮貌原則在英語商務信函寫作有助于提高商務英語的寫作和教學能力。

禮貌不僅是語言交際中的一種常見現象，同時也是英語商務信函最值得注意的語言特性。禮貌的英語商務信函可以有效地加深貿易雙方的信任，提高成功的可能性。正確使用禮貌原則可以幫助寫信人寫出一封像樣的英語商務信函，以達到雙贏的業務活動。

從上面的原則中，我們可以發現，禮貌是商務信函寫作中最基本的原則。我們在這里談論的是禮貌并不意味著一些禮貌的表達，而是反映了為他人著想和同情對方的感情。最重要的禮貌是及時回應對方。最感人的禮貌是永遠不要懷疑對方的誠意。在商務溝通時，雙方肯定有不同的意見，禮貌和溝通可以解決分歧，而不影響良好的關系，在投訴和拒絕信中所使用的術語應該禮貌并且委婉。英語商務信函體現了禮貌原則，這些原則可以指導人們的閱讀和寫作練習。

（一）在表達積極商務信函時，使用以下方式

1.采用體諒對方的態度

自我為中心的態度和體諒對方的態度是商務信函寫作時兩種基本的方法。自我為中心的態度從寫信人的觀點出發，強調寫信人的利益，而體諒對方的態度從收信人的角度，強調收信人的利益。采用體諒對方的態度意味著考慮收信人的需求并表達寫信人的準備以滿足他們的需要。此外，它有助于建立和加強商譽，為未來奠定了一個更好的業務關系。這通過在商務信函寫作時采用第二人稱體現出來。例如：

I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products i“your area.endprint

分析：第一句話是合理的，但是沒有完全把對方的位置放在第一位。在某種程度上，“我認為”剝奪了別人的榮譽感。它只是一種贊美。第二句使客戶受益，充分反映了禮貌原則。交流者應該尊重、理解和贊美對方，以便對方能感受到尊重他，體現出他的重要性。在寫作時，比起第一人稱，多用第二人稱會使信件更真誠、禮貌。

2.使用積極的詞

積極的詞匯強調積極的方面，給人一種愉快的感覺。消極詞匯強調消極的一面，給人不愉快的暗示。因此，寫作時盡量使用積極的詞匯而不是消極詞匯。例如：

Your immediate attention would be appreciated.

Please note that our contract will be valid until July.

第一句話中，“欣賞”是一個積極的詞。第二句話中，“有效”是一個積極的詞。如果用消極的詞“終止”，這將是不禮貌的。積極的措辭使人們感到快樂和舒適，增強建立良好的人際關系的可能性。因此，在英文商務信函中，盡量使用積極的語言。

3.使用積極的語氣

寫信人可能無法控制，或很少能夠控制信件的內容，但他能控制陳述的語氣。寫信人可以使用友好的積極的基調向收信人表達禮貌，然后向讀者表達自己的善意，從而建立良好的業務往來基礎。禮貌的交流要求與他人溝通時要減少矛盾，積極的語言更有禮貌，能夠達到更滿意的結果。

（二）在表達消極商務信函時，使用以下方式

1.過去時態

I did wonder whether you could lower the price.

過去時態可以減少潛在的面子威脅。在這個例子中，使用助動詞“did”使得句子看起來更有禮貌，因為“did”強調的是過去時態，使請求聽起來更遙遠。

2.虛擬語氣的使用

在國際貿易中，商務人士使用虛擬語氣來提出建議和請求，這樣語氣更加委婉，在平等和相互信任的基礎上更容易達成貿易協議。例如：

We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.

虛擬語氣用于提出請求，以避免咄咄逼人，能夠在和諧的氣氛中建立貿易關系。

3.進行時

1 was wondering whether you could lower the price.

在這種情況下，進行時聽起來像是沒有仔細考慮的臨時想法，減少潛在的面子威脅。

4.被動語態

You broke the cup.

The cup was found to be broken.

在商務信函中，使用被動語態是防止責備的最好的方法。我們可以從這個例子中看出，當主語是人時，句子有責備的口氣。如果主語是一件事或者物品時，重點會被轉移，從而避免尷尬。

5.疑問句

在交流時、疑問句可以用來間接表達言語行為，使面臨威脅行動隱藏在問題里面，給對方尊重的感覺。例如：

Could you send us a copy of your latest catalogue？

6.同情準則

同情準則是指把自我和他人之間的反感最小化，把自我和他人之間的同情最大化。在商務活動中，如果你因為自己的錯誤導致另一方損失，你必須真誠地給對方寫一封信進行道歉并解釋你的錯誤。為了獲得別人的同情，你應該明確提出一個合理的補救計劃，試著得到他人的理解。

It is a pity that we have to cancel the order for this good.

這句話用“It is a pity that”來表達同情，“have to”顯示出不得已，從而縮短了彼此的距離，同情準則的使用更容易得到對方的理解。

五、結語

對大多數公司和機構來說，書寫商務信函還是與外部交流的主要方式。商務信函的質量反映了公司或機構的專業性。如果這封信清晰和簡潔，該公司看起來就是組織良好和高效的；如果這封信表達出禮貌和友好，公司會給別人留下的美好的印象。由于這個原因，許多公司的管理層建立了培訓項目來提高工作人員的書信寫作能力。

隨著全球經濟的擴張，國際貿易數量的增加，對外貿易人才的需求就會上升。作為一種有特定的交際目標的特殊的溝通方式，英語商務信函不僅作為一個有用的工具來交換信息，而且也是構建和加強和諧業務關系的一個重要方法，因此，商務信函需要高度的禮貌與特殊的交際技巧。然而，大多數的人更加注重信息功能，忽視商務信函的人際功能。商務信函的寫信人應該明確如何寫好一封商務信函，以體諒對方的態度為主要的寫作原則，并使用各種各樣策略來實現其交際目的。endprint