淺析做好新時期職業學校檔案管理工作的關鍵環節

張曉霞

摘要：檔案對于即將走入社會的大學生來說，直接顯示著該生工作之前的所有信息，具有重要作用。同樣，學生檔案的管理工作同樣是學生工作的重要一環和檔案管理的重要組成部分，對此需要格外謹慎細致，但同時在這一過程中也存在一些問題是亟待解決的。本文將以內蒙古化工職業學院為例，首先從職業學校檔案工作中存在的一些問題出發，結合檔案工作的重要性，分析做好新時期職業學校檔案管理工作的關鍵環節及具體舉措。

關鍵詞：新時期；檔案管理工作；職業學校

引言：大學可以說是人生轉折的關鍵時期，檔案中記錄最多的，對學生最重要的也就是大學時期的信息，因此對其進行有效管理就顯得尤為重要了。但是由于學生數量較多，學生之間的情況又有所不同，因此，在新生入學和畢業季的檔案管理就變得復雜，而且會浪費大量時間和精力，接下來我們就首先分析檔案管理工作中常出現的問題。

一、新時期職業學校檔案管理存在的問題

1.新生入學期間檔案管理存在的問題。新生入學期間的檔案管理工作是非常復雜的，雖然學生在大學之前的檔案信息較少，但由于各地檔案管理情況存在差異，有些省份給學生做的是電子檔案，而有些省份是紙質檔案，形式的不統一就需要對每一位學生的檔案進行重新整理記錄，并新建學籍信息，有時還需要學生重新填寫信息再錄入，這一工作往往需要幾個月甚至半年的時間，導致一些學生在證書考試或做其他事情時，很難查詢到學籍信息，從而造成影響。

2.畢業期檔案管理存在的問題。畢業生的檔案管理同樣也是職業院校檔案管理的重要工作之一。對于畢業生來說，找到工作的同學只要簽了三方協議，就可以順利的將檔案調入工作單位。但是沒有找到工作的同學，檔案去向就成為了一個難題，把檔案調入人才市場在學生找到工作之后可以順利調走，但是對于外地學生卻不方便；將檔案調回當地教育局又存在教育局是否接受和學生找到工作后調檔案程序復雜的問題，而且還會增加學校的檔案管理工作量，因此，這方面的檔案管理工作具有一定的難度。此外，學生檔案中具有學生的成績、獲獎、組織關系等信息，由于學生數量多，還需要提前整理，并仔細核對，避免出現錯誤，這部分的工作量也是很大的。

二、新時期職業學校檔案管理的重要意義

1.提高檔案管理工作效率。新時期職業院校的檔案管理工作要向著信息化方向發展，將學生檔案錄入統一的檔案管理平臺，在檔案查閱、調動時可以節省大量時間，而且還可以節省大量人力資源。但是現有的紙質檔案在查閱過程中，會浪費很多時間，而且有時因為用途不同，相同信息還需要填寫很多表格，這也是資源和時間的浪費，但是信息化之后建立了信息數據平臺，就可以很大程度上減少不必要的工作，降低失誤，提高工作效率。

2.真實記錄學校發展建設。新時期的職業院校檔案管理工作并不僅僅是學生檔案的管理，還包括學校發展檔案和教職工檔案，其中學校檔案清除記錄著學校的歷史發展情況，是學校接下來發展方向的重要依據。雖然內蒙古化工職業學院的建校時間較短，但正是因為如此才更應該清楚的記錄其每一個階段的發展歷程，為以后的發展奠定基礎。而且由于學校各方面的發展還不夠穩定，完善的檔案可以為后期的校規校紀修訂等工作提供依據。

3.促進學校健康發展。過去的檔案管理工作由于工作量大，僅是開學和畢業的工作就需要一整年時間，做其他檔案管理工作的時間就被大幅壓縮，工作效果也不好，新時期做好職業學校學生檔案管理工作可以提高工作效率，節省人力資源，讓多余的時間和職工做一些對學生發展有利的事情或舉辦一些有意義的活動，激發老師和學生的創造力，從而促進學校的健康發展。

三、做好新時期職業學校檔案管理工作的關鍵環節

新時期，由于科學技術的發展和對檔案的重視程度逐漸提高，過去僅依賴人力的檔案管理工作方式已經不能滿足時代發展和學生的需求，而是應當有所變革，從學生的角度出發，在原有的基礎上進行創新，促進檔案管理工作的有序進行。

1.創新檔案管理方式。對于檔案管理工作，一直都秉持著有需要就整理的被動態度，缺乏主動的工作積極性。新時代做好檔案管理工作就是要轉變原有的工作觀念，創新檔案管理工作方式，對此主要體現在兩個方面。對于學校剛剛發生的事情，學生的學習成績、舉辦的活動，要積極收集資料，主動歸檔，而不是積累到一定量之后才整理。檔案管理工作人員要積極探索高效的檔案管理方式，對于工作要具有嚴謹的態度，認真核對每一組信息，減少錯誤。

2.做好檔案管理與計算機技術的結合。隨著互聯網技術的高速發展，計算機技術幾乎進入到了所有行業當中，新時期職業學校檔案管理同樣需要和計算機技術相結合，以提高檔案管理效率，方便學生生活學習和檔案調動。例如，學信網就是一個非常好的檔案管理平臺，但只有學生的基本學籍信息，對于內蒙古化工職業學校來說，同樣可以建設一個類似的平臺，將學生的詳細檔案錄入其中，這樣不僅可以有效降低資料丟失的風險，而且還可以實現較高的工作效率，降低與紙質檔案填寫相比的錯誤率。

3.關注學生實際情況。對于學生檔案管理工作最重要的一部分就是關注學生的實際情況，主要體現在以下幾個方面。首先，從新生入學方面看，對于檔案形式不同的問題，不能一味要求學生提交相同的檔案，而是應當提前準備好應對之策，降低學生和自身的工作難度。其次，對于學生的基本信息應當有所備份，而不是在需要的時候再重新統計，這樣不僅會加大工作量，而且對特殊家庭的同學來說是暴露隱私。最重要的也就是畢業生的檔案去向問題，應當提前與生源所在地有關部門做好協商，解決畢業生的后顧之憂。

四、小結

本文以內蒙古化工職業學院為例，首先簡要概括了職業學校檔案工作中存在的幾點問題，結合做好檔案管理工作的重要意義，分析出了做好新時期職業學校檔案管理工作的幾個關鍵環節及具體的舉措，以方便學生的學習和工作。本文是根據本人多年從事高校學生檔案管理工作的經驗而做的，若有任何不當之處，望各位同仁提出并批評指正。

參考文獻

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