試談企業匯報材料寫作的幾點體會

韓曉龍

【摘要】匯報材料是秘書日常工作中的一項，寫好匯報材料對于文字工作者來說相當重要。本文就筆者近幾年對匯報材料的認識及準備、起草等方面的體會進行分享，與剛接觸寫匯報材料的工作者共同探討、交流。

【關鍵詞】特點；準備；寫作

匯報材料，是指下級向上級機關以書面的形式陳述企業工作情況。通過匯報材料，展示企業工作開展情況或某方面的經驗做法及取得的成效，提出相關存在的問題或建議，獲得上級部門的支持和解答，使上級機關更加了解企業發展情況。為此，如何通過文字將企業工作情況直接明了、條理清楚、實事求是地陳述出來，顯得尤為重要。

一、匯報材料寫作特點

（一）材料的嚴肅性、服務性。匯報材料的嚴肅性、服務性決定了匯報材料不同于平常的通訊報道、心得體會等文章的寫作，它要充分體現符合企業發展意見和觀點，適應工作需要，服務于領導，承載著領導的觀點和意見。匯報材料的形成過程（準備、起草、審核、修改、終稿）決定了材料工作者要有合作意識，充分發揮眾人的智慧寫出高質量的材料。

（二）材料的客觀性、邏輯性。匯報材料要實事求是，主觀理解或認為的因素較少，要從客觀的角度展現企業工作情況和取得的相應效果，在此基礎上，要合理組織，前后銜接、內容條例清楚，一目了然。

（三）材料的時效性、針對性。匯報材料的內容都有特定的對象，例如安全管理、財務管理、內控管理或企業總體工作情況等等單項或整體方面，對象不同匯報內容也不同，同時要將材料的匯報時間和材料內容中相關數據統計的時間節點互相對應，以免出現數據前后不一致的現象。

二、匯報材料的準備

（一）注重材料的收集、學習。首先要對上級機關領導講話、匯報材料予以收集并認真閱讀學習，了解政策環境，學習匯報材料的思路方法。其次要收集公司領導的講話和業務科室的匯報材料，了解領導講話風格、意圖，掌握企業重點項目進展或相關數據。

（二）注重日常的溝通交流。溝通交流，能有效幫助文字工作者了解企業目前重點工作，掌握基層工作動態，而企業各類會議、騰訊通（內部網絡交流工具，類似QQ）等網絡工具是很好的載體，例如目前我公司辦公室人員每天參加日生產碰頭會，建立騰訊通溝通交流群，做到及時掌握最新工作動態。

三、匯報材料的寫作

（一）理解意圖，抓住主題。匯報材料的寫作一般是根據上級機關領導提出的調研、檢查要求或下發的文件，所以這就要求文字工作者要認真閱讀下發文件，正確理解“領導要求”的意圖，把握下發文件中檢查內容的主題，為收集材料和通篇謀劃奠定基礎。

（二）統籌謀劃，列出提綱。理解把握了主題，該如何付諸書面寫作，這就需要統籌謀劃。而材料提綱是其具體表現形式，好的提綱能起到事半功倍的效果，它理順了寫作人的思路，例如匯報材料該分為幾章，章與章之間如何銜接等，明確了該匯報材料的主次或突出的重點內容，例如匯報材料該部分側重點在哪，而不是將材料堆積起來，這樣即無重點也無邏輯性，所以提綱是整個匯報材料的核心。文字工作者可先提出自己的意見，列出提綱，后與部門領導溝通其是否合適，充分接受相關意見并加以修訂。

（三）有的放矢，收集材料。初步列出的提綱，為收集材料指明了方向，做到有的放矢，哪些材料要收集，并且要充分利用網絡媒體，了解相關法律法規要求，進行更加全面的收集。在收集材料的過程中，反過來對前期列出的提綱再加以斟酌并完善。收集材料時，特別要對各業務部門提供的數據進行核實確認，內容方面要“粗中求精”“去偽求真”，注重數據、事實及相應的比對，避免主觀認為，例如上半年查出了xx起違章，員工行為進一步規范，應該要從上半年xx起違章，與同期相比，經過比對，發現違章呈大幅度下降，可以從側面反映出員工的行為進一步規范，而不是主觀判定員工的行為發生的變化。

（四）靜下心來，正式起草。材料起草是一個思考、認知加深的過程，所以要靜下心來加以思考，切忌心浮氣躁。材料起草時，首先要突出重點，凡是符合上級領導意圖或文件要求的、企業自有特點的內容都是匯報材料的重點，避免面面俱到，沒有重點。其次要加以思考，提出觀點，材料的重要作用就是支持觀點，而觀點反過來要統領材料，做到內容觀點一致。最后要實事求是，少加主觀判定，少講進程性的內容，多講實質性的內容，對成績不添加枝葉，對問題不回避遮掩，切忌簡單地將材料進行堆砌，形成假大空式的文章。

（五）細化潤色，修訂完善。材料的初稿重點是寫作人對主題的把握，內容整體是否符合公司所要表達的“意志”，這就需要提交相關會議討論審核。在討論時，首先要討論材料的結構形式，條例是否清楚，內容前后銜接是否恰當等。其次在思想和內容方面，是否體現了公司的“意志”，觀點和內容是否統一，所列事實是否清楚正確，用語和措辭是否恰當等。匯報材料是講給別人聽的，要求材料要通俗易懂，因此匯報材料存在一個反復的修訂完善過程，寫作人要擺正心態，虛心接受意見。

匯報材料的寫作是一個持之以恒的過程，從事文字工作的人要通過不斷收集、不斷思考、不斷付諸筆尖、不斷積累，有小到大，由簡到繁，總結經驗，在實踐中不斷成長。