概述提高檔案管理軟件檢索效率的方法

殷海波

摘 要：隨著我國科技的進步，現在計算機和軟件越來越廣泛的應用于我們生活和工作中，給我們帶來了很大的便捷，在檔案管理中也由傳統的手工管理模式轉化為信息化管理模式，提高了工作效率同時也使檔案管理更加具有科學性和專業性，由于管理的檔案類別、種類比較多、繁雜，所以檔案管理軟件檢索功能有效解決了此問題，可以快速找到所需要的文檔，并通過檢索可以避免文檔名稱的重復，進行區別保存，以便后期的使用和查閱。但是如何合理和高效的運用軟件檢索來提高檔案管理的質量是需要我們進行深入研究的。本文將對提高檔案管理軟件檢索效率的方法進行具體分析。

關鍵詞：檔案管理軟件；檢索效率；提高方法

1 檔案管理軟件檢索的概述和優點

1.1 概述

檔案檢索就是把檔案材料的內容和形式特征記錄下來，存儲在各種檢索工具中，根據利用者的實際需要，方便及時地把檔案查找出來，充分發揮檔案的作用。檔案檢索包括檔案信息存儲和查檢。檔案信息存儲是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編排，形成檢索工具的過程；檔案信息查檢是指利用檢索工具查找所需檔案的過程。檔案檢索工具是溝通檔案信息資源和利用者的一座橋梁也是檔案信息存儲和查檢的一座橋梁和通向檔案寶庫的一條捷徑。所以在檔案管理中使用軟件檢索是具有重要的意義，是檔案管理發展的必經之路，也是現在檔案管理工作的一部分，提高工作效率的同時還能提高工作質量。也體現出了檔案管理的先進性、專業性。

1.2 檔案管理軟件的優點

1.2.1 檔案電子版管理比紙制化管理更加便捷、時間更長

原始的檔案管理都是根據檔案年份進行紙制的登記造冊，但是由于檔案每年都在增加，給管理和儲存帶來了一定的難度，所以對于原始檔案國家已根據不同行業出臺了不同的保管年限，如：對于企業財務中資料的銀行對賬單、銀行對賬調解表就規定了保管年限為10年，到期進行銷毀，但是如果是大企業或即將上市的企業就會面臨審計工作，對于企業成立以來的所有經營情況和資料都要審查，如發生在10年，那么有可能就找不全相關資料，但是隨著信息化的應用，在工作中就可以避免此類問題發生，可以在發生時用復印件或掃描機將紙制的掃描成PDF格式進行電子保存，或利用U盤等設備進行存檔，也可以設置專門的檔案保存系統，定期將檔案進行歸納保存，以便于后期的使用、查找和應用。

1.2.2 提高了管理人員的工作效率

檔案管理工作是繁瑣、工作量比較大的工作，而且還需要不斷的對檔案進行更新、整理和完善，還需要不斷的為相關部門或人員提供查找、借閱、歸還等工作，并要定期進行防蟲、防潮等檢查工作，還要時時對檔案的情況進行掌握，使檔案管理工作一直處于一個不高的水平上。但是應用信息化技術對檔案管理解決了很多的繁瑣問題，使工作變的更加簡單化，也使人們能從勞動力轉化為真正的管理人員，對檔案進行整理、歸類和編研。如：查找檔案時，原始的方法是先查找檔案的類別，根據類別查找相關的目錄，在根據目錄去查找具體編號和存放位置，再去查找實際的紙制文檔，如果其中一個環節出現問題就有可能找不到所需要的檔案，會浪費大量的時間，但是利用檔案管理軟件的檢索功能就會很輕松的找到所需要的檔案，只需要前期登記好檔案的基本信息，如名字就可以通過軟件檢索功能找到檔案的存放位置，大大提高了工作效率。

1.2.3 對檔案的可控性

在檔案管理軟件中可以按類別、種類、時間等多種方式進行檔案的管理設置，也可以對于如：銷毀的檔案進行特殊設置，設置提醒功能，到期讓軟件自動發出提示，進行銷毀工作，減少因人為操作而產生的失誤。同時對于檔案的狀態也可以隨時查看，可以做到對檔案的有效控制。

2 提高檔案管理軟件檢索效率的方法

2.1 建立健全管理制度體系

管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

2.2 做好檔案資源基礎登記、整理工作

做好檔案的登記、分類等是開展檔案管理的基礎工作，要注重自身行業特點與數字檔案信息系統的要求，重新制定出適合本館、本行業的著錄細則，指導具體操作。

2.3 建立健全檔案信息系統檢索工具

目前檔案信息系統檢索工具主要有：1）目錄檢索工具。指以一個檔案館或檔案室為基本著錄單位，將一批相關檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內文件目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。2）題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具，是保證檢索查準率的關鍵工具之一。要統一規范檔號、存放位置等題錄內容，補全題名、責任者、日期等要素，對責任者、機構簡稱等名稱記錄一致，避免識別不清的情況，增加誤檢率。3）文摘檢索工具。能更為詳細的揭示檔案文件內容的檢索工具，對重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具，將更方便查閱。

2.4 加大對檔案信息系統檢索功能軟件的投入

信息檢索技術決定了查詢效率，檔案信息資源系統檢索功能，不僅要支持一般的全文檢索，而且支持組配檢索、ANT檢索等多種檢索方式，從而提高檢索效率。檔案網站是檔案信息系統服務用戶的重要窗口，建設多層次、多類型的檔案信息服務網絡，形成網站群，提供搜索引擎或針對多級用戶的普通檢索與高級檢索功能。

2.5 建立高素質的檔案人才隊伍

檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業，坐等利用”的管理員了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。

3 結語

提高檔案管理軟件檢索的效率對檔案管理具有重要的意義，所以要建立健全相關管理制度，做好檔案的各項的登記、整理、匯總等工作，科學合理的設置軟件的檢索功能，為檔案管理軟件檢索提供有利的支持，還要不斷提高檔案管理人員的工作水平和素質，從而使軟件檢索功能更好的應用于檔案管理中。

參考文獻

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