概述提高檔案管理軟件檢索效率的方法

殷海波

摘 要：隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)和軟件越來(lái)越廣泛的應(yīng)用于我們生活和工作中，給我們帶來(lái)了很大的便捷，在檔案管理中也由傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)化為信息化管理模式，提高了工作效率同時(shí)也使檔案管理更加具有科學(xué)性和專業(yè)性，由于管理的檔案類別、種類比較多、繁雜，所以檔案管理軟件檢索功能有效解決了此問(wèn)題，可以快速找到所需要的文檔，并通過(guò)檢索可以避免文檔名稱的重復(fù)，進(jìn)行區(qū)別保存，以便后期的使用和查閱。但是如何合理和高效的運(yùn)用軟件檢索來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量是需要我們進(jìn)行深入研究的。本文將對(duì)提高檔案管理軟件檢索效率的方法進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理軟件；檢索效率；提高方法

1 檔案管理軟件檢索的概述和優(yōu)點(diǎn)

1.1 概述

檔案檢索就是把檔案材料的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，存儲(chǔ)在各種檢索工具中，根據(jù)利用者的實(shí)際需要，方便及時(shí)地把檔案查找出來(lái)，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查檢。檔案信息存儲(chǔ)是指將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來(lái)，加以編排，形成檢索工具的過(guò)程；檔案信息查檢是指利用檢索工具查找所需檔案的過(guò)程。檔案檢索工具是溝通檔案信息資源和利用者的一座橋梁也是檔案信息存儲(chǔ)和查檢的一座橋梁和通向檔案寶庫(kù)的一條捷徑。所以在檔案管理中使用軟件檢索是具有重要的意義，是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，也是現(xiàn)在檔案管理工作的一部分，提高工作效率的同時(shí)還能提高工作質(zhì)量。也體現(xiàn)出了檔案管理的先進(jìn)性、專業(yè)性。

1.2 檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)

1.2.1 檔案電子版管理比紙制化管理更加便捷、時(shí)間更長(zhǎng)

原始的檔案管理都是根據(jù)檔案年份進(jìn)行紙制的登記造冊(cè)，但是由于檔案每年都在增加，給管理和儲(chǔ)存帶來(lái)了一定的難度，所以對(duì)于原始檔案國(guó)家已根據(jù)不同行業(yè)出臺(tái)了不同的保管年限，如：對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)中資料的銀行對(duì)賬單、銀行對(duì)賬調(diào)解表就規(guī)定了保管年限為10年，到期進(jìn)行銷毀，但是如果是大企業(yè)或即將上市的企業(yè)就會(huì)面臨審計(jì)工作，對(duì)于企業(yè)成立以來(lái)的所有經(jīng)營(yíng)情況和資料都要審查，如發(fā)生在10年，那么有可能就找不全相關(guān)資料，但是隨著信息化的應(yīng)用，在工作中就可以避免此類問(wèn)題發(fā)生，可以在發(fā)生時(shí)用復(fù)印件或掃描機(jī)將紙制的掃描成PDF格式進(jìn)行電子保存，或利用U盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存檔，也可以設(shè)置專門(mén)的檔案保存系統(tǒng)，定期將檔案進(jìn)行歸納保存，以便于后期的使用、查找和應(yīng)用。

1.2.2 提高了管理人員的工作效率

檔案管理工作是繁瑣、工作量比較大的工作，而且還需要不斷的對(duì)檔案進(jìn)行更新、整理和完善，還需要不斷的為相關(guān)部門(mén)或人員提供查找、借閱、歸還等工作，并要定期進(jìn)行防蟲(chóng)、防潮等檢查工作，還要時(shí)時(shí)對(duì)檔案的情況進(jìn)行掌握，使檔案管理工作一直處于一個(gè)不高的水平上。但是應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理解決了很多的繁瑣問(wèn)題，使工作變的更加簡(jiǎn)單化，也使人們能從勞動(dòng)力轉(zhuǎn)化為真正的管理人員，對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸類和編研。如：查找檔案時(shí)，原始的方法是先查找檔案的類別，根據(jù)類別查找相關(guān)的目錄，在根據(jù)目錄去查找具體編號(hào)和存放位置，再去查找實(shí)際的紙制文檔，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題就有可能找不到所需要的檔案，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，但是利用檔案管理軟件的檢索功能就會(huì)很輕松的找到所需要的檔案，只需要前期登記好檔案的基本信息，如名字就可以通過(guò)軟件檢索功能找到檔案的存放位置，大大提高了工作效率。

1.2.3 對(duì)檔案的可控性

在檔案管理軟件中可以按類別、種類、時(shí)間等多種方式進(jìn)行檔案的管理設(shè)置，也可以對(duì)于如：銷毀的檔案進(jìn)行特殊設(shè)置，設(shè)置提醒功能，到期讓軟件自動(dòng)發(fā)出提示，進(jìn)行銷毀工作，減少因人為操作而產(chǎn)生的失誤。同時(shí)對(duì)于檔案的狀態(tài)也可以隨時(shí)查看，可以做到對(duì)檔案的有效控制。

2 提高檔案管理軟件檢索效率的方法

2.1 建立健全管理制度體系

管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

2.2 做好檔案資源基礎(chǔ)登記、整理工作

做好檔案的登記、分類等是開(kāi)展檔案管理的基礎(chǔ)工作，要注重自身行業(yè)特點(diǎn)與數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的要求，重新制定出適合本館、本行業(yè)的著錄細(xì)則，指導(dǎo)具體操作。

2.3 建立健全檔案信息系統(tǒng)檢索工具

目前檔案信息系統(tǒng)檢索工具主要有：1）目錄檢索工具。指以一個(gè)檔案館或檔案室為基本著錄單位，將一批相關(guān)檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內(nèi)文件目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。2）題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具，是保證檢索查準(zhǔn)率的關(guān)鍵工具之一。要統(tǒng)一規(guī)范檔號(hào)、存放位置等題錄內(nèi)容，補(bǔ)全題名、責(zé)任者、日期等要素，對(duì)責(zé)任者、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱等名稱記錄一致，避免識(shí)別不清的情況，增加誤檢率。3）文摘檢索工具。能更為詳細(xì)的揭示檔案文件內(nèi)容的檢索工具，對(duì)重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具，將更方便查閱。

2.4 加大對(duì)檔案信息系統(tǒng)檢索功能軟件的投入

信息檢索技術(shù)決定了查詢效率，檔案信息資源系統(tǒng)檢索功能，不僅要支持一般的全文檢索，而且支持組配檢索、ANT檢索等多種檢索方式，從而提高檢索效率。檔案網(wǎng)站是檔案信息系統(tǒng)服務(wù)用戶的重要窗口，建設(shè)多層次、多類型的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，形成網(wǎng)站群，提供搜索引擎或針對(duì)多級(jí)用戶的普通檢索與高級(jí)檢索功能。

2.5 建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍

檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的管理員了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。

3 結(jié)語(yǔ)

提高檔案管理軟件檢索的效率對(duì)檔案管理具有重要的意義，所以要建立健全相關(guān)管理制度，做好檔案的各項(xiàng)的登記、整理、匯總等工作，科學(xué)合理的設(shè)置軟件的檢索功能，為檔案管理軟件檢索提供有利的支持，還要不斷提高檔案管理人員的工作水平和素質(zhì)，從而使軟件檢索功能更好的應(yīng)用于檔案管理中。

參考文獻(xiàn)

[1]王蘭成，曾瓊.基于本體的知識(shí)檢索模型及呈現(xiàn)技術(shù)研究[J].圖書(shū)情報(bào)工作，2009，53（5）：98-102.

[2]專利審查指南[M].知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社，2010.

[3]田力普.發(fā)明專利審查基礎(chǔ)教程.審查分冊(cè)[M].知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社，2012.