淺談計算機(jī)辦公軟件在職業(yè)學(xué)校中的作用

陳華

摘 要：隨著我國信息技術(shù)及電子技術(shù)的高速發(fā)展，計算機(jī)的普及率越來越高，在各行各業(yè)中發(fā)揮者巨大作用，然而辦公軟件在計算機(jī)應(yīng)用中扮演著極為重要的角色。以職業(yè)教育為例，計算機(jī)專業(yè)學(xué)生入門課程計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)中的辦公軟件知識占據(jù)整本課程三分之二、教師需要制作考勤表、學(xué)校需要批量制作榮譽(yù)證書等方方面面都離不開辦公軟件的使用。職業(yè)教育有著其特殊的性質(zhì)，在辦學(xué)方向、學(xué)生管理方面等都與普通中小學(xué)區(qū)別較大，辦公軟件在職業(yè)學(xué)校中有著更廣泛而重要的作用。

關(guān)鍵詞：辦公軟件;職業(yè)學(xué)校;作用

辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作等方面工作的軟件。目前國內(nèi)較為廣泛使用的是微軟公司開發(fā)的Microsoft office以及金山公司的WPS OFFICE，如文字編輯的WORD、數(shù)據(jù)處理的EXCLE、幻燈片展示的PPT，這些軟件各自優(yōu)勢突出，都發(fā)揮著便捷、高效、實用的重要作用。對其的熟練應(yīng)用程度關(guān)系到工作、學(xué)習(xí)的效率性，嫻熟的操作技能可以成倍地提高效率，甚至發(fā)揮著不可思議的作用。計算機(jī)辦公軟件在職業(yè)學(xué)校中的運(yùn)用，既可以調(diào)動教師和學(xué)生的積極性，也可提高學(xué)校各種工作的效率，幫助學(xué)校實現(xiàn)科學(xué)、高效管理。

一、激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，培養(yǎng)學(xué)生邏輯思維和創(chuàng)新意識

在職業(yè)學(xué)校中，必修課程計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)中辦公軟件的學(xué)習(xí)不可缺失，無論是汽車維修、數(shù)控加工、護(hù)理、學(xué)前教育、計算機(jī)等任何專業(yè)，辦公軟件的學(xué)習(xí)都必須涉及，軟件的美觀性、可操作性、便捷性等都容易被學(xué)生所接受，學(xué)習(xí)起來入手快，學(xué)生興趣濃厚，可以很好激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。如使用WORD文字排版編輯軟件制作精美賀卡、個人簡歷、宣傳海報等，絢麗多彩的圖文能給于學(xué)生視覺上的沖擊，吸引其眼球;利用EXCEL數(shù)據(jù)處理軟件的函數(shù)快速求全班考試成績總分、成績排名以及繪制學(xué)科成績比較直方圖等都可給學(xué)生以思維上的驚詫，感嘆軟件的強(qiáng)大功能和易操作性;用幻燈片展示軟件PPT設(shè)計制作公司宣傳、產(chǎn)品介紹、會議內(nèi)容等，讓學(xué)生以企業(yè)經(jīng)理的角色感受其就業(yè)時工作的場景，給于學(xué)生以良好就業(yè)期望。

二、提高班主任班級管理效率，提升社會認(rèn)可度

作為班集體的領(lǐng)導(dǎo)者，面對全班幾十位學(xué)生，加之職業(yè)學(xué)校的特殊性，在學(xué)生管理工作上具有較大復(fù)雜性和高難度，需要制作考勤量化表、成績表、收費(fèi)情況統(tǒng)計表等各式各樣的表格，并且表格層出不窮，此時辦公軟件便起到重要作用。如學(xué)生管理中期末成績表的制作不可少，職業(yè)學(xué)校學(xué)生以學(xué)習(xí)技能為本，如果每個學(xué)期能及時將學(xué)生的期末各科成績、出勤、平時表現(xiàn)、班主任評語等打印發(fā)放給學(xué)生，讓學(xué)生交與家長，讓家長對孩子在校的表現(xiàn)能一清二楚，提高社會對學(xué)校的滿意度和認(rèn)可度。然而目前很多職業(yè)學(xué)校并不能做到這點，當(dāng)期末成績出來后，班主任便通過QQ群、微信群等方式告訴學(xué)生和家長，學(xué)生在校的日常表現(xiàn)并不能完整的告知家長。如果利用WORD的郵件合并功能便可很好解決上面的問題，在學(xué)生期末考試結(jié)束離校那天將所有學(xué)生的成績、出勤、平時表現(xiàn)、班主任評語自動批量制作成一張表，整個過程不到10分鐘便可以完成，大大提高了效率，使一切成為可能。最后用A4紙打印交給學(xué)生并帶回家中，讓父母了解學(xué)生一個學(xué)期的表現(xiàn)。辦公軟件的應(yīng)用，不僅提高了班級管理的效率，更重要的是能讓學(xué)生高興、家長滿意、社會認(rèn)可。

三、提高學(xué)生信息錄入準(zhǔn)確度和效率

學(xué)生在校讀書，學(xué)校要完成對學(xué)生姓名、身份證、家庭地址、收費(fèi)情況等各種信息錄入，這就少不了EXCLE的奇特功能。如名單的序號快速填充、班級和專業(yè)名稱的快速復(fù)制、身份證長度有效性驗證、重復(fù)數(shù)據(jù)錄入的警告提示等都為信息登記的準(zhǔn)確性、完整性、高效性提供了強(qiáng)有力的支撐。

然而這些功能只是辦公軟件中的基礎(chǔ)模塊，當(dāng)其與現(xiàn)代科技充分融合時，便更能充分發(fā)闡釋辦公軟件在學(xué)校中的重要地位。大型職業(yè)學(xué)校每年的招生數(shù)量達(dá)到數(shù)千，甚至上萬，職業(yè)學(xué)校中的中職學(xué)校為搶奪生源、提高學(xué)生入學(xué)報名社會滿意度，如何在短短幾天報名時間段內(nèi)將大量學(xué)生信息的準(zhǔn)確錄入，縮短家長、學(xué)生報名排隊等待時間，成為職業(yè)學(xué)校的關(guān)注要點。將現(xiàn)代科技產(chǎn)品身份證閱讀器與EXCEL聯(lián)接，只要輕輕在身份證閱讀器感應(yīng)區(qū)刷下學(xué)生身份證，一秒鐘內(nèi)便可將身份證上所有信息，包括姓名、性別、身份證號、家庭地址、發(fā)證機(jī)關(guān)等各種信息錄入在EXCEL中，這樣，一方面，減少了手動錄入學(xué)生信息的繁瑣，減輕了負(fù)責(zé)錄入信息的教師負(fù)擔(dān)，另一方面，縮短了信息錄入的時間，高效完成了信息錄入過程，更為重要的是保證了學(xué)生姓名、身份證等重要信息不會錯一個字或一個數(shù)字。

計算機(jī)辦公軟件在職業(yè)學(xué)校中扮演著重要角色，充分發(fā)揮其在教學(xué)、管理、提高社會認(rèn)可度等各方面的作用，不僅體現(xiàn)了職業(yè)學(xué)校技能專業(yè)、精技強(qiáng)生的理念，職業(yè)學(xué)校學(xué)生就業(yè)后，更能提高社會整體工作效率，縮短人力、財力成本，節(jié)約了社會資源。

參考文獻(xiàn)

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