檔案信息化建設現(xiàn)狀、問題與對策

董潔

摘 要 隨著我國先進科技的快速發(fā)展和普及，檔案管理也取得了明顯的進步。在檔案工作中，信息化建設極大地促進了經(jīng)濟的發(fā)展。借助先進的信息技術，檔案工作人員也大幅提升了檔案工作效率。但在檔案目前的信息化建設中，仍然存在一些不足。為此，本文就檔案信息化建設的現(xiàn)狀，針對其中存在的問題，提出了相應的解決對策，僅供參考。

關鍵詞 信息化建設 檔案 現(xiàn)狀 問題 對策

作為我國各個行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵性依據(jù)，檔案資料在推動我國社會經(jīng)濟的進步方面具有十分深遠的影響。借助信息化技術對檔案實行信息化建設，除了可以大幅提升檔案資料的質量外，還可以全面提升利用檔案資料的效率，從而讓檔案管理工作越來越規(guī)范和便捷。但縱觀中國檔案目前的信息化建設形勢，發(fā)現(xiàn)其中存在問題，這不利于檔案管理的信息化建設。

一、檔案信息化建設目的現(xiàn)狀

目前，我國行政管理部門越來越重視檔案管理工作，積極優(yōu)化了檔案管理程序，并獲得了顯著的成績。我國自2002年建設首家檔案局管理網(wǎng)站以來，也陸續(xù)創(chuàng)設了一些檔案信息管理網(wǎng)站，并基于互聯(lián)網(wǎng)技術展開了檔案信息化建設。基于對檔案信息的有效管理，也進一步改善了檔案信息管理環(huán)境。此外，還就檔案頒布了相關的法律法規(guī)，并擴大了檔案資源的涉及范圍。同時，在檔案館從事工作的人才素養(yǎng)也有所提高，在一定程度上促進了檔案的信息化建設。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）高質素人才依然不足

在目前檔案的信息化建設中，管理人才問題主要有：一是管理人員的專業(yè)技能、信息化技術水平不符合管理標準。在檔案館的工作人員大多并不是畢業(yè)于相關專業(yè)，以致并不熟悉這方面的專業(yè)知識。而專業(yè)的檔案工作能力與必要的信息技術水平屬于信息化建設的基本條件，也即信息化建設的關鍵是高素質管理人才。二是管理人員越來越老齡化。目前的管理人員普遍缺乏信息化建設經(jīng)驗，且鑒于年齡問題，信息化意識相對薄弱，整體技能培訓也相對欠缺，最終導致管理團隊的知識結構不健全，且有悖于信息化管理。三是有些檔案工作人員在日常的工作中沒有精益求精，常常敷衍了事，工作不積極，令工作流于形式化。在收集檔案資料時，態(tài)度也不夠認真，甚至無法及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題并加以解決，以致放任問題發(fā)展延續(xù)，而增加檔案管理工作的麻煩，最終無法正常管理檔案資料。

（二）檔案信息化管理改革未能與時俱進

目前，企業(yè)管理正在大力推行改革，但檔案信息化管理改革卻相對較少。在社會的不斷發(fā)展中，為了應對經(jīng)濟建設的普遍不確定性，應通過優(yōu)質的檔案管理工作來提升檔案信息的利用率，從而分析目前的形勢，以更有效地解決問題。但目前的檔案管理并未與時俱進，應積極改革并推行可操作的管理機制。目前，管理人員對現(xiàn)代化技術仍然缺乏認知，且所用設備也相對落后，最終導致管理效率低下。基于信息化改革機制的滯后性，給目前的檔案信息化建設帶來了嚴重的負面影響。

（三）有待提升信息化建設水平

有關工作人員在檔案管理的現(xiàn)代信息化建設中，并未靈活運用現(xiàn)代信息技術。在收集、登記檔案資源時，依然存在很多常見的問題，甚至依舊沿用紙質的收藏方式，而難以推行信息化的操作與記錄。這種工作模式勢必會降低工作效率，加大查詢檔案資料的難度。所以，在對檔案管理進行信息化建設時，急需全面提升信息技術的利用率以及管理水平，并及時完善相應的信息化平臺等。

三、解決檔案管理信息化建設問題的對策

（一）大力培訓教育，推行信息化結合傳統(tǒng)管理的模式

目前，在檔案現(xiàn)代化管理中，工作效率低的關鍵在于目前的管理還是在沿用傳統(tǒng)的人工操作模式。要想加強信息化建設，應積極組織工作人員展開專業(yè)技能教育，幫助他們提升信息技術水平。目前的管理人員所熟知的專業(yè)知識相對落后，擁有的專業(yè)技能也偏低，僅極少的檔案工作人員能熟練掌握必備的電腦基礎知識及其操作技能，所以，應定期培訓檔案管理隊伍，以提高他們的工作效率。只有這樣才能做好檔案管理工作，加快信息化建設的步伐。

（二）樹立先進的管理意識

在當今社會，信息技術更新越來越快，且涌現(xiàn)出大量的新思想與新觀念，加快了對傳統(tǒng)工作模式的改革。伴隨著先進計算機技術的不斷發(fā)展與普及，檔案管理人員也應順應社會的變革，及時轉變工作意識、優(yōu)化工作思路，推行現(xiàn)代化的先進辦公模式，以適應現(xiàn)代社會。于信息化建設而言，首先要遵守的原則就是及時革新傳統(tǒng)管理模式中的落后觀念與思想，并樹立先進的檔案管理意識，以新技術手段來管理檔案，從而對檔案實行現(xiàn)代化管理。

（三）加強信息化建設

要加強信息化建設，建立先進的檔案管理機制以約束管理人員的行為極為重要。通過完善管理操作與工作流程，來規(guī)范檔案管理工作，并從單位的實際情況出發(fā)，建立可操作的管理制度。此外，還應在工作標準中納入信息化建設，以調動管理人員積極利用信息化技術，以此提升信息化水平。

四、結語

信息化建設是檔案工作必然的發(fā)展趨勢，檔案工作人員應從信息化建設現(xiàn)狀出發(fā)，加快信息化建設以推動檔案工作的開展。目前，在信息技術高度發(fā)達的時代下，檔案信息化還應針對自身的建設問題，積極采取行之有效的對策，不斷更新檔案管理流程，以優(yōu)質的服務做好檔案工作。

（作者單位為青島市市北區(qū)人力資源和社會保障服務中心）

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