提高企業檔案管理歸檔率的途徑探索

羅曉玲

摘 要：對于企業來說，要想做好檔案管理工作，就必須切實提高歸檔率，只有這樣才能有利于信息的保存與管理。現階段不少企業對于檔案管理工作的重視程度有待提升，正是因為其對此項工作的忽視，才導致各類問題層出不窮。本文主要從檔案管理工作的重要性、歸檔工作的現存問題以及如何提高其工作效率三個方面入手進行分析。

關鍵詞：檔案管理;重要性;現存問題;解決措施

對于企業生產運營來說，做好檔案管理工作十分重要，在檔案中，記載著企業的生產經營信息，因此必須妥善保管，從而方便日后查閱。但是現階段大部分企業將目標集中于如何提高經濟收入上，而忽視了對此項工作的管理，從而導致其出現不少問題。除此之外，現階段各個公司的組成較為復雜，除了有總公司外，還有很多分公司，人員流動較大，因此給此項工作帶來不小的困難。正是因為很多企業沒有做好此項工作，因此給其生產運營帶來不小的麻煩。為了能夠提高其經營效率，同時促進企業的長遠發展，如何做好檔案管理工作，已經成為其不可忽視的一個重要問題。

1 檔案管理工作對于企業發展的重要性

首先如果企業能夠做好此項工作，企業的員工就能夠對于企業的發展狀況以及各項方針政策有充分的了解，從而方便其工作的進行。同時，企業領導人在制定發展方案或者是工作計劃時，企業檔案也發揮很大的作用，能夠為其提供很好的指導。其次，做好此項工作能夠極大地提升企業的經濟效益。如果相關人員能夠合理利用檔案資料，就能夠從中得到有用信息，從而為其決策提供一定的指導。現如今，檔案信息和企業發展之間的關系日漸密切，只有做好此項工作，才能夠為企業的發展提供更好的支持。總而言之，此項工作必須被各企業所重視，否則會對企業發展造成不利影響。

2 企業檔案歸檔管理中現存問題分析

1）相關人員缺乏管理意識。工作人員的管理意識是否到位，會直接影響到此項工作的進程。但是在實際的管理過程中，不少企業的工作人員管理意識較差，對于此項工作的重視程度不夠，因此在管理過程中存在信息保管不及時、存儲不完整的問題。很多企業的管理人員在工作過程中只注意到現階段的利益，而沒有從更長遠的角度進行分析，從而使得檔案管理工作無法發揮其真正的作用。對于企業來說，管理意識缺乏是導致其工作進展緩慢的重要原因之一。

2）收發部門工作不到位。要想做好檔案管理工作，就需要提高收發環節的工作效率。但是在實際工作過程中，收發部門并沒有很好的履行其工作職能，做好督促工作。不少企業的收發部門在工作過程中存在檔案回收不及時的問題，從而使得各類檔案資料散落在各辦公室，進而影響了整理歸檔工作的順利進行。

3）工作人員的專業水平有待提升。在工作過程中，工作人員的專業水平會對最終的工作效率產生較大影響。由于檔案管理工作的專業性較強，因此對于相關工作人員的專業要求較高。但是在實際工作過程中，大多數企業的管理人員均存在專業水平不夠的問題。由于相關企業對于此項工作并不重視，所以在招聘工作人員時，對于專業水平的要求較低，使得部分毫無工作經驗以及專業理論知識的人員進入到此部門，從而嚴重影響了工作效率。現代社會，各項技術飛速發展，使得檔案管理工作面臨巨大的變革，但是部分工作人員并沒有根據需求進行不斷的學習，轉變陳舊的管理觀念，從而對最終的工作產生影響。

3 完善企業檔案管理工作的有效措施

1）增強工作人員的管理意識。要想提高企業在此方面的工作效率，就需要提高工作人員的管理意識。在工作過程中，應當采用科學有效的宣傳手段，使企業內部工作人員充分了解到此項工作的重要性，從而引導企業員工積極配合此項工作，保證其順利完成。同時，為了提高工作人員的重視程度，還需要不斷完善相關工作制度，將其納入考核范圍，進而不斷提高員工的積極性。為了保證工作的順利完成，還需要從事檔案管理工作的員工及時向相關領導報告工作進程及效果，從而起到很好的監督管理作用

2）加強各部門之間的溝通交流。企業在進行檔案管理時，需要解決的最大的困難就是信息收集問題。為了有效推動此項工作的進行，需要制定合理的工作計劃，對于收集工作進行有序安排，根據相關工作的難度來分配任務。在工作過程中，信息管理人員需要和各部門之間進行積極的交流，從而保證此項工作能夠順利進行。為了方便檔案的存儲，相關工作人員可以每隔一個月就進行一次電子檔案的編寫，從而能夠及時的將檔案信息整理為電子版，方便日后的查閱與存儲。

3）根據實際需要選擇不同的管理方式。在進行檔案管理工作時，需要根據檔案的特質來選擇合適的歸檔方式。在實際工作過程中，企業的檔案資料大致可以分為兩種。第一種為內部資料，主要是指相關單位在運營過程中涉及的申報材料以及各種合同。針對此類資料進行管理的過程中，可以在登記臺賬表格上進行標注，如果相關材料已經歸檔，就可以后面標注“已歸檔”，如果未歸檔，就需要相關工作人員進行追蹤管理。第二種是外部材料，主要是指平時會議的記錄以及企業榮譽等，針對這些材料企業可以利用存檔統計表來統計相關資料是否已經歸檔。除此之外，企業在對相關人事資料進行管理時，應當積極建立電子檔案，從而方便管理工作的進行。

4）不斷提高工作人員的專業水平。在新的社會環境下，企業對于檔案管理工作提出了更高的要求，因此對于工作人員專業水平的要求也會逐漸提升。隨著各項技術的不斷發展，相關信息的歸檔和管理方式也發生著巨大變化，因此工作人員需要不斷地進行學習，從而適應工作的需要。對于企業來說，要想提高歸檔工作的效率，就需要對內部工作人員進行不斷的培訓，從而保證各項工作能夠順利完成。在培訓過程中，可以安排內部工作人員到外學習，從而接觸先進的管理方式，提高歸檔工作的效率。只有工作人員的專業水平不斷提升，才能夠及時發現工作過程中存在的紕漏并及時進行修改，從而減少失誤。不斷提高自身的專業水平，不僅能夠按時按質完成工作，而且能夠推動企業的長遠發展。

5）實行嚴格的獎懲制度。對于企業來說，要想提高此項工作的效率，就需要從工作人員入手，不斷提高其工作積極性。因此在工作過程中，企業可以將此項工作列入考核范圍，最終的考核結果將會和工作人員的升遷以及工資直接掛鉤，借此激勵工作人員能夠更好的完成工作，從而減少工作效率低、檔案管理工作進展慢的現象。對于在工作過程中表現優秀的員工，企業需要給予一定的獎勵，從而更好的發揮其帶頭作用。同樣，對于工作態度懶散，因自身因素影響歸檔工作的進行，并對企業造成不良影響的員工同樣不能姑息，需要按照相關規定的要求給予懲罰。

4 結語

總而言之，企業要想取得長遠發展，就不能忽視檔案管理工作的重要性。對于企業來說，檔案信息是其進行工作部署以及決策時的重要依據，只有對檔案信息進行有效管理，才能夠對企業內部的資源進行充分利用。面對現如今工作過程中存在的各類問題，企業需要引起重視。在工作過程中，采取積極有效的措施，從而減少歸檔工作中遇到的困難。為了提高其工作效率，企業需要合理利用現代化技術，從而對檔案信息進行制度化、規范化管理。

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