探析新時期學校檔案管理工作的關鍵環節

李艷婷

摘要：學校檔案是學校進行日常管理、強化教學質量、培育優秀人才的基礎及依據，具有保存歷史、傳承文明等多項功能，做好新時期下學校檔案管理工作尤為重要。

關鍵詞：新時期;中小學;檔案管理;關鍵

中小學檔案是中小學教育工作者在日常工作中所積累的有價值的、真實性的歷史信息，不限于文字、圖表等資料，針對其進行有效管理，能夠為學校日后的管理提供參考依據，因而，本章探究新世紀新時期學校檔案管理工作的關鍵環節具有一定的現實意義。

一、立足于基礎，注重檔案的收集整理工作

1.1檔案的收集

檔案的收集是檔案管理的基礎環節，只有豐富檔案資源，才能夠為學校的一系列管理工作提供可靠的依據。在檔案的收集歸檔環節，學校應基于實際要求制定《歸檔范圍和保管期限表》，針對檔案的移交方式及時間進行明確，以落實檔案的接收工作。相關負責人應當與各教研科室建立起有效的溝通，以《保管期限表》作為依據展開日常工作，把握好活動中所產生的各類文件，并將之收集歸檔。比如：教師或院校領導在交流活動中所產生的具有重要價值的信息材料;經學校修改、整理后的檔案等，都應當及時的移動交給綜合檔案室。針對科技成果申報獲獎及實踐時所產生的科研材料，也應當及時移交，并基于具體情況就這些檔案的保管期限加以調整。

1.2 檔案的整理

在中小學院校中，檔案整理工作一般交由形成檔案的教研室進行，待整理好之后傳遞給綜合檔案室，后者負責紙質檔案、電子檔案的接收工作，并完成相應的分類。實物檔案依據號碼進行依次排列，編號、排架等信息一旦確定，如無特殊情況，不得改變。與此同時，檔案室還需要基于學生實際構建起相對應的檔案檢索體系，并配備好檢索工具。

二、多種舉措并行，落實檔案的安全保管工作

2.1檔案庫房與設施需滿足國家標準要求

院校在建設檔案庫房時，要嚴格的依據國家標準，特別是室內溫度及濕度需要嚴格把控，配備專門的機械，落實好檔案的保護工作。在檔案密集架的采購上，需要優先選擇品質好、信譽好的廠家進行可循，為使檔案庫房通風達到標準要求，便于行走，密集架的擺放應當和窗戶成垂直方向。針對具有較高價值、意義重大的文檔，如條件允許，最好能夠設置專門的藏室進行管理。

2.2制定并完善檔案安全管理體系

進一步優化《檔案庫房管理制度》 《檔案借閱利用制度》 等，切實性的落實“檔案借閱”有關內容，針對借閱登記、利用效果登記等一系列環節進行規劃;一般而言，不得以任何名義把檔案原件帶出檔案室，嚴格履行檔案借閱的各項要求，檔案借閱歸還時需要仔細清點，最大限度的保障檔案安全。檔案管理人員在案卷入庫前需要針對帳、卡、物等信息進行核對，確保無誤，并設置收進、移出登記辦法，做好相關統計。

2.3做好檔案庫房的安全例行檢查工作

檔案庫房不允許出現明火，不允許吸煙及使用電爐，不得擅自存放各類危險物品。管理人員需要做好庫房的安全例行檢查工作，檢查庫房溫度、濕度，要注重室內的通風、除塵。對庫房內部的線路、管線、門窗能進行安全排查，檢查其中是否存在安全隱患，力求及時發現問題、盡早解決。

三、推動長足發展，做好檔案的開發及利用

3.1 注重日常查檔利用

管理人員需要掌握綜合檔案室室藏內容，在做好本職工作的同時主動提供利用。對于“利用行為”，必須滿足相應的條件，并辦好利用手續，待利用完畢后，利用者需要基于實際給出提供反饋信息，對于校外機構或組織提出的“利用需求”，需取得學校領導批準之后，方可應允，針對重要、特殊檔案的需要進行備份。

3.2 應用計算機技術

信息化時代的當下，中小學檔案管理工作也應當朝向信息化發展，努力應對時代的變革。針對管理系統所應用的各類硬件設施、機種等，必須和學校自動化信息管理網絡相符。為信息技術在檔案管理中的引入創設良好的環境，以強化學校檔案信息資源的開發及應用力。

四、由具體實踐入手，檔案管理創新服務

4.1 設立檔案校本課程

選擇與中小學生發展需求相符的檔案知識，包括但不限于檔案的概念、生成過程、分類方式等，并設計好教學流程，確定教學目標，把將檔案知識整合成校本課程內容，并通過班會課、專題講座等活動傳授檔案知識，使檔案課程定期化、系統化。

4.2 引導學生構建成長檔案

借鑒較為流行的生涯教育，鼓勵學生構建個人成長檔案袋，內容包括學習期間的個人表現、品德故事，參加各類活動所形成的文書資料、圖表信息等等，并將這些檔案以信息價值的不同劃分成學習檔案、記錄檔案、健康檔案等等，引導學生自身進行相應的分類管理、立卷編號，使之明確檔案存在的價值，對于學習管理的重要性。除此之外，作為個人成長活動的軌跡，檔案記錄下了個人發展的實況、成長道路中的酸與甜、苦與辣。構建成長檔案，對于提升學生的管理認知，推動其的自身發展，具有積極影響。

4.3 檔案體驗工作坊模式

將檔案室、校史館等打造成學生德育的場所，并設立檔案體驗工作坊。具體而言，可以將檔案體驗整合到綜合實踐項目，帶領學生一同觀察檔案的生成過程，并進行實踐與模仿，應用“體驗式”教學模式，豐富學生的經驗。與此同時，學生可選擇把自己的成長檔案袋交由檔案工作坊保存，然后由后者選擇是否“寄給未來”，并為學生提供“記憶儲蓄銀行”等服務。

結語

中小學檔案是中小學教育工作者在日常工作中所積累的有價值的、真實性的歷史信息，是學校進行日常管理、強化教學質量、培育優秀人才的基礎及依據，把握好檔案管理的管理環節，強化學校檔案管理，以促使其的效力得以有效發揮，助推學校管理，勢在必行。

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