關于文書與檔案工作的幾點思考

摘要：在企業的各項日常工作中，文書工作與檔案工作貫穿其中，它們都是企業管理的重要組成部分，文書工作是企業管理的源頭紐帶，檔案工作是企業管理的終端紐帶，二者相互呼應，成為企業領導工作的助手，體現著企業文化，反映著企業形象，同時又為企業各項工作服務。企業文書和企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，是企業生存與發展的重要基礎部分。

關鍵詞：文書;檔案;思考;銜接

本文主要闡述了文書與檔案工作的重要性，分析了文書工作與檔案工作中常見的問題，說明了問題的可能解決方法和優化方法，并就如何改進文書與檔案工作提出了可行性建議。

1 文書與檔案工作

文書是檔案的前身和來源，檔案是文書的歸宿，二者相輔相成。

1.1 文書與檔案的關系

文書是指企業管理過程中形成的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家、企業的方針政策，發布規章制度，安排生產經營活動，布置和商洽工作，請示和答復問題，報告情況、交流經驗等的重要工具。文書處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文書處理工作須堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

企業檔案是指企業在注冊登記、基建、生產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業具有參考利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。檔案工作是維護企業經濟利益和合法權益、維護企業歷史真實面貌、提高企業管理水平的一項專業技術工作。企業檔案工作，包括企業檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、提供利用、銷毀等。

文書與檔案之間有著密切的內在聯系。文書檔案是企業檔案的重要組成部分。做好公文格式及辦理過程的規范化管理，是做好文書檔案的前提。規范的行文及流轉是文書工作的重要內容，也是保證文書檔案有效性、可靠性的前提，公文及其處理過程文件是文書檔案的前身，除此之外公文內容的管理也直接關系到檔案歸檔內容的確定，在制度性公文中規范某些工作的應歸檔文件材料內容，對于歸檔工作更具有現實的支配力量。雖然兩者有所不同，但它們是密切相關的。在文書辦理工作中形成的文件資料是文書檔案的基礎，文書檔案是文件資料的精髓。文書工作與檔案工作關系密切，企業文書工作質量的高低，直接影響著企業文書檔案工作的水平。

1.2 企業文書工作的作用

企業文書工作是企業管理工作的重要組成部分。公文是企業各種信息的載體，企業內部各部門行駛職權、溝通協調、處理公事的有效手段，各個職能部門意圖的表達、傳遞與實現等，都主要依賴于文書工作;企業文書工作是企業各項工作的紐帶;企業文書工作是企業領導工作的助手，企業各項工作由領導統籌安排，并通過文書表達意圖、實施決策;企業文書工作是企業保密工作的關鍵.企業文書工作包含企業文書的形成和運轉、企業文書的積累和保管、企業文書的整理歸檔等幾個環節。

文書工作質量是保密任務能否完成的關鍵;企業文書工作是企業形象的體現;企業文書工作是企業檔案工作的基礎。

1.3 企業檔案工作的作用

企業檔案是企業的寶貴知識財富，是企業的一種信息資源，是企業發展過程的真實記錄，具有查考價值、憑證價值以及國家治理、行業治理歷史沿革的文化價值。企業檔案工作是企業經營、管理、發展的基礎，保存好檔案可以促進企業的經營、管理以及發展。企業檔案工作對企業內部生產經營、外部市場等客觀情況有較強的描述作用;現代企業制度下的檔案工作還應具有一定的分析作用;在科學預算的基礎上，綜合考慮歷史和現實因素，結合企業實際做出的科學預見，有預測作用;檔案部門可依據企業在各個歷史時期的生產經營狀況給予判斷和測評并提出意見，有評價作用;通過對企業經濟活動的及時記錄和監控，可以及時調整企業發展戰略，保證企業合理組織生產力，實現良好的企業效益和社會效益，使企業在市場競爭中占據優勢，有監控作用;企業檔案工作的服務作用始終存在。[2]

從以上幾點分析，文書工作和檔案管理工作具有相同的幾項工作原則，所以文書工作和檔案工作可以聯合管理，交融管理、系統管理。

2 文書工作與檔案工作中存在的問題

2.1 對文書工作和檔案管理工作的重要性認識不足

在公文處理中，總會有些部門因各種原因拖延上級來文的處理，影響后續工作的開展，歸根結底是文書工作的重要性認識不足。文書工作是提高工作質量與效率的關鍵，是傳遞信息和存儲信息的基礎。因此，企業各部門都應對文書工作給予充分的認識和支持，更好地發揮文書工作參與政務和事務的職能。檔案管理工作由于長期以來的被誤認為是處于各項事務的末端，往往被忽視甚至是忽略不管，各級人員都存在“重業務，輕檔案”問題，檔案法制意識淡漠，檔案管理意識淡薄。

2.2 領導對檔案管理工作不太重視

在辦公室日常管理工作中，領導對檔案管理重視程度不夠，檔案管理工作地位不高，有些領導將檔案管理簡單理解為收集資料、整理資料、保管資料，甚至認為檔案工作就是簡單建個目錄、做個表、裝個檔案盒，不太理解檔案管理的重要性和規范性。而且，因檔案工作不能直接給企業產生經濟效益，很難在短時間內直接呈現其作用和效果，造成企業的檔案管理工作停留在保存和利用的作用，并沒有發揮其分析、預測及監控等作用。

2.3 檔案管理人員不足

有些企業單位的檔案管理工作由文書工作人員兼任，因文書工作人員忙于公司文件的流轉和文字處理，工作繁忙精力有限，很難及時對文書檔案資料進行收集和整理歸檔，這樣容易導致文書檔案收集整理滯后或者歸檔不規范，很難做到文書工作和檔案工作的無縫銜接。

2.4 文件收集不完整、不齊全

有些部門不重視檔案管理工作，認為文件精神已經按照領導的指示落實，工作已經完成，把要求存檔的資料私自存放在本部門，以方便以后再查閱，未交給檔案室。有些部門認為本部門產生的文件應該本部門保存，沒有移交檔案室的意識，容易造成一些重要的文件資料未收集齊全，造成文書檔案不完整，嚴重影響了文書檔案管理的質量。

2.5 文書工作與檔案管理存在著脫節的現象

企業文書工作與檔案管理工作具有較強的聯系，又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個完整的管理體系。在實際工作中，文書工作和檔案工作往往由不同的人員管理，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文書工作，文書工作和檔案工作存在著脫節現象，因此，檔案工作人員很難做好公文形成的前端控制工作，對公文格式和前端處理很難做到位，不利于檔案的分類和保管。

3 關于文書與檔案工作的幾點思考

企業檔案工作是企業管理工作的組成部分，在制定企業發展規劃和年度計劃時應考慮涉及檔案管理工作的內容。

3.1 加強公文培訓，不斷提高文書工作人員的綜合素養

文書工作范圍廣、工作內容繁雜、工作要求高，為使文書工作可以更好地為企業的發展出謀劃策，更好地為企業領導提供更有效的建議與參考，關鍵在于對文書工作人員的全面培養。企業要把文書人才的培養與企業的發展目標聯系起來，使文書工作者始終是有創新開拓精神、懂管理與經營、綜合素質高的優秀人才。企業要將文書的培訓常態化，采取多種形式進行培訓，使文書工作者在新形勢下與時俱進地不斷提高綜合素養與能力，更好地發揮文書工作的橋梁、中樞、紐帶作用。

3.2 加強宣傳，提高企業領導對檔案管理工作的重視程度

做好企業檔案管理工作的前提是得到企業領導的重視，檔案管理人員要積極主動的做好檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式向企業領導和員工宣傳檔案的相關法律法規，宣傳檔案工作的重要性，加強企業領導和員工對檔案的認識，爭取企業領導和員工的理解、重視和支持。在實際工作中，檔案管理人員要變被動的提供有關檔案資料為主動的參與領導者決策需要，切實體現檔案資料的主觀能動性。

3.3 加強工作契合，加強文書工作與檔案工作的規范銜接

企業文書工作主要負責企業文件的處理，文書處理的標準化決定了檔案的準確性和完整性，這就要求文書工作與檔案工作之間有一個標準化的銜接。為了加強文書工作與檔案工作的聯系，文書人員要有強烈的檔案工作意識，及時歸檔文件避免文件丟失，盡可能使文書工作與檔案管理相結合。同時，文書人員還要加強對文件資料質量的控制，確保文件的規范化、標準化，避免文書工作的延誤影響文件檔案管理工作。

3.4 加強檔案培訓，提高檔案管理人員的業務能力和水平

盡管檔案工作人員在日常的檔案收集、整理和歸檔工作中做了很大努力，積累了很多經驗，也取得了一定的成績，但是現代信息科技技術迅猛發展，若不緊跟時代步伐，將跟檔案現代化管理拉開差距，所以，檔案工作者需要不斷學習，不斷更新知識和技能，堅持終身學習的理念，認真地找不足，補短板，努力成為復合型的綜合素質人才，從而為企業提供更加方便、快捷、高效的服務。

3.5 與時俱進，加強檔案管理軟件的應用

企業領導應加強對檔案管理軟件系統的熟悉和應用，在企業檔案管理工作中積極利用現代化管理手段，并加大對企業檔案管理的投入，對檔案管理的硬件設備和應用軟件加以配備，從而為檔案管理的現代化水平提供基礎保障，并強化對現代計算機技術的培訓，使檔案管理真正可以使用現代化技術手段。積極加強對數字化建設，積極運用圖像掃描技術對文件、資料等進行處理，這樣才能保證實際的原始性和真實性。

3.6 建章立制，規范企業檔案的收集和整理

檔案工作是維護企業經濟利益和合法權益、維護企業歷史真實面貌、提高企業管理水平的一項專業技術工作。為加強企業檔案管理工作，保證企業檔案管理工作規范、有序進行，更好地為企業生產經營服務，必須修訂和完善現行檔案管理規章制度，規范日常檔案管理工作中檔案收集的范圍、時間節點及相應的格式等，以保證企業各部門收集的文件資料的質量和完整性。

3.7 積極溝通，加強企業各部門的配合

各部門都會有需要收集整理歸檔的文件資料，檔案管理人員需要明確各部門之間的聯系，加強多部門聯合合作，充當部門之間的橋梁，及時完整地收集文件。檔案管理人員要積極主動地了解各部門的實際情況，研究如何更加有效地做好檔案收集整理工作，使檔案管理工作更加順利地進行，保證價值較高的檔案資料能夠及時歸檔。

3.8 規范流程，定期進行檔案的立卷歸檔

要做好文書檔案的收集和管理工作，要從公文的寫作、收發到歸檔管理各個環節做好監督檢查的全過程，不漏掉每一個環節。文件歸檔完成后，及時做好文件歸檔的基礎工作，定期根據文件的規律和性質，按照正確的歸檔分類方法，及時歸類，合理安排，有序存放。這有利于提交完整的文件，并可以減少年終提交文件的工作量。

4 結束語

綜上所述，從文書工作處于很重要的地位，是企業日常管理中的一項重要工作，對于提高企業工作效率和工作質量具有重要作用。文書檔案工作是企業開展各種社會活動的基礎，做好文書檔案管理工作，對單位的建設和發展具有積極意義。從文書工作和檔案工作的關系來看，文書工作對檔案的形成質量和檔案工作和好壞具有重要的、直接的影響。

參考文獻

[1] 鄧小慧.關于提升辦公室文書檔案管理工作的幾點思考[J].傳播力研究，2019，3（24）：298.

[2] 汪麗云.做好文書檔案工作的幾點思考與體會[J].機電兵船檔案，2013（06）：53-55.

[3] 鄭淑媛，王詠梅.做好銜接 保證質量——關于文書與檔案工作的幾點思考[J].蘭臺世界，2000（11）：31.

[4] 洪躍華.提高文書檔案工作效率的幾點思考[J].北京檔案，2000（04）：28-29.

作者簡介：張智英（1982年-），女，漢族，本科，河北，工程師，主要研究方向：文書、檔案。