數字檔案館生態系統平衡與失衡：內涵、歸因與調適

趙子瑜

摘 要：數字檔案館生態系統在平衡與失衡兩種狀態間交替轉換。為解決數字檔案館生態系統失衡問題，文章構建了制度建設與規范機制、數智轉型與賦能機制、資源建設與整合機制、文化浸潤與驅動機制、信息反饋與調節機制。

關鍵詞：數字檔案館；生態系統；平衡；失衡

分類號：G270.7

Ecosystem Balance and Imbalance in Digital Archives： Connotation， Attribution and Adjustment

Zhao Ziyu

（ School of Cultural Heritage and Information Management， Shanghai University， Shanghai 200444 ）

Abstract： The digital archives ecosystem alternates between equilibrium and imbalance. To address the issue of imbalance in the digital archives ecosystem， this article constructs system building and regulation mechanisms， digital intelligence transformation and empowerment mechanisms， resource development and integration mechanisms， cultural immersion and driving mechanisms， and information feedback and regulation mechanisms.

Keywords： Digital Archives； Ecosystem； Balance； Imbalance

當前的研究成果已解決了數字檔案館生態系統的概念、組成、運行、治理等關鍵問題[1-2]，但在數字檔案館生態系統失衡及其調適機制方面有待完善，這一問題關乎數字檔案館生態系統的可持續健康發展和檔案工作現代化進程。本文圍繞數字檔案館生態系統平衡與失衡的內涵特征、失衡歸因和調適策略進行研究，旨在為其平衡發展提供良策。

1 數字檔案館生態系統平衡

1.1 數字檔案館生態系統平衡內涵

金波等學者認為，在一定時空范圍內數字檔案館生態系統中各生態因子相對穩定、協調互補，系統整體結構優化、功能良好，形成有效輸入和輸出關系的一種動態均衡狀態，即“數字檔案館生態系統平衡”[3]。控制論認為“一切系統為了達到預定的目的必須經過有效的控制，有效的控制一定要有信息反饋”[4]。綜合以上表述，可將數字檔案館生態系統平衡定義為：在一定時空范圍內，數字檔案館生態系統各生態因子結構完整、關系協調，系統功能良好，輸入輸出關系整體均衡，能通過反饋調節機制應對內外變化、實現自我調適的一種動態穩定狀態。

1.2 數字檔案館生態系統平衡特征

一是數字檔案館生態因子結構完整。各生態因子之間具有穩健的協調共生關系，檔案生產者、消費者和分解者等主體因子分工合作，分別承擔檔案資源建設、檔案資源利用和檔案價值鑒定的功能；社會環境、行業環境和館內環境等客體因子互相協調，共建數字檔案館的制度體系、組織體系和服務體系，綜合施策維護系統的相對平衡。二是生態因子之間具有成熟的負反饋調節機制。該機制使生態系統保持相對平衡，將主客體因子的熵控制在自我調節閾限內，數字檔案館生態系統逐步回歸可控狀態。三是數字檔案館生態系統內物質、信息、能量和價值的輸入輸出處于暢通狀態。數字檔案館構建的數字資源庫和綜合管理平臺系統能夠確保數字檔案資源的長期可用性，為資源的輸入輸出提供安全保障和交流渠道。

1.3 數字檔案館生態系統平衡與失衡的關系

數字檔案館生態系統在平衡與失衡之間交替變化，其“平衡”是一種動態平衡，是螺旋上升式的平衡，具有鏈式流轉的轉化形態。

（1）動態平衡：系統平衡是動態平衡

“任何生態平衡都是相對維持的”[5]，動態平衡是常態。數字檔案館生態系統的整體是動態的，其發展“既包括與國家檔案事業的內部融合發展，也包括與政治、經濟、文化等生存環境的外部融合發展”[6]。數字檔案館內部也是動態的，信息社會的加速演進反促數字檔案館技術、資源、服務等生態因子出現新變化。如此，數字檔案館生態系統的整體和內部因子均處于相對平衡的狀態，系統的結構與功能處于相互適應與協調的動態平衡之中。

（2）螺旋上升：系統在失衡后達到更高層次的平衡

數字檔案館生態失衡后經過反饋調節能重新達到平衡狀態，此時的平衡是更高層次的平衡——自適應平衡，即運用智能感知技術掌握檔案用戶的需求，調節檔案資源建設內容和服務方式；適應了系統在生態失衡臨界點的動態變化，采取自適應調節的驅動方法使系統自動調整到優良的運行狀態；多維技術融合發展為技術群，集成云計算、大數據、人工智能等信息技術，輔助數字檔案館進行數智轉型。

（3）鏈式流轉：平衡與失衡的轉化形態

“信息的流動使無數的信息場連接起來，從而在個體之間形成某種鏈索，沒有這種信息鏈，任何信息生態則無從談起。”[7]數字檔案館是一個大型的信息空間，即“信息場”，當其生態系統處于平衡或失衡狀態，實質上就是數字檔案館信息鏈處于連接或斷裂狀態。具體來說，數字檔案信息在流轉過程中受到多方面影響，出現信息斷流、信息堵塞、傳送中止等問題，導致數字檔案館信息鏈變異或斷裂，檔案信息的供需隨之失衡，系統平衡被打破。此后，借助新興技術群有效預測信息運行規律，引導信息流在信息鏈上有秩序流動，增強系統生態因子的可控性。數字檔案館信息鏈“斷裂—重連”這一鏈式轉化形態使數字檔案館生態系統呈現出動態平衡、螺旋上升的整體態勢。

2 數字檔案館生態系統失衡

2.1 數字檔案館生態系統失衡內涵

“生態學認為當人類活動導致生態系統所能承受的抗性和恢復性超出其閾限時，就會出現生態系統的失衡。信息生態學認為當信息生態系統的變動超出‘生態閾限時，就會出現失衡現象”[8]。據此可推導出數字檔案館生態系統失衡的定義：在一定時空范圍內，數字檔案館受到系統內部或外部因素的干擾，超出系統自我調節閾限，物質流、能量流、信息流和價值流的共享機制受阻，反饋調節機制失效，而表現出的系統平衡失調的狀態。

2.2 數字檔案館生態系統失衡現象

一是數字檔案館的數據收管能力欠佳。大數據時代檔案數據呈指數增長，但是檔案部門對大量有保存價值、類型結構復雜的數據收集不足。[9]二是數字檔案館與業務系統的協同演化滯后。現在我國的電子政務正向智慧政務轉變，但智慧型數字檔案館建設還停留在藍圖階段，數據分析、內容關聯、知識提煉等智能功能應用程度不高，無法為檔案館轉型提供足夠的技術動能。[10]三是數字檔案館的安全問題突出。計算機病毒、計算機黑客、網絡間諜等因素嚴重威脅數字檔案館的檔案數據安全、網絡平臺安全和信息系統安全。四是數字檔案館政策保障不足。當前缺乏數據安全尤其是數據恢復的應急預案，而且各級檔案部門的人才保障政策建設不足。[11]五是數字檔案館共享機制受阻。各地數字檔案館缺乏部門間協同對接機制，數據標準不統一、設備類型的差異性和網絡輻射范圍的局限性使“信息孤島”的問題更加突出，限制了數字檔案資源的共享利用。

2.3 數字檔案館生態系統失衡歸因

（1）數字檔案館生態系統運行環境改變

社會環境的變化是造成數字檔案館生態系統失衡的主要因素。政治、經濟、法律、文化和科技等生態因子對數字檔案館的建設內容不斷提出新要求，各級檔案部門的政策法規和標準規范也在不斷更新來應對外部環境變化。檔案主管部門通過調整政策導向、出臺行業建設規劃直接影響了數字檔案館的建設目標和方式，例如檔案機構改革使檔案館的工作模式、內容、形式、評價和環境等方面均出現新變化。數字檔案館內部的運行機制、資源建設和基礎設施建設、組織文化建設出現沖突時，也會影響數字檔案館生態系統的保障機制、建設狀況、服務能力和內在力量，例如數字檔案館實行“一網通辦”，需要整合全省檔案信息資源并搭建開放共享平臺，否則將阻礙數字檔案館的相關工作。

（2）數字檔案館生態系統外部壓力超載

外部干預產生的壓力超出了生態系統的閾限將引發數字檔案館生態系統失衡。近年數字檔案館不斷尋求更加智能的開發模式，探索大數據、區塊鏈、云平臺等新技術如何融入系統建設并實現檔案數據深度增值，此過程伴隨著檔案利用群體、需求和目標的顛覆性變化。一是檔案利用群體進一步延展，不少地區實行民生檔案跨省異地利用，擴大了檔案用戶群；二是檔案利用需求趨于個性化，對檔案館的數據挖掘、數據分析能力提出更高要求；三是檔案利用提出了開放共享的目標。這些變化均加劇了外部壓力，可能導致數字檔案館生態系統失衡。

（3）數字檔案館檔案信息資源建設面臨困境

在數字檔案館生態系統中，檔案信息資源以“流”的形式存在，流動強度、方向和速率制約著系統平衡。檔案數據數量的提升增強了檔案信息流的“強度”，社會數據化程度的加深使檔案形成生態從“模擬態”“數字態”向“數據態”轉變，高強度的檔案信息流使數字檔案信息空間快速膨脹。檔案信息資源開發利用的多元化改變了檔案信息流的“流向”，借助檔案信息數字化和數據化、管理系統網絡化、存儲空間虛擬化、利用平臺移動化，檔案信息資源以數據庫查詢、定向網絡傳遞等方式對外提供利用，檔案信息呈現輻散式的流動形態。檔案信息資源共享和服務平臺建設影響著檔案信息的傳輸速率，即“流速”。而這些要素的正向發展受制于當前條塊分割的檔案資源橫縱分散的現狀，距離檔案工作跨界融合、同頻共振的目標仍有較大差距。

（4）數字檔案館生態系統組成結構破壞

數字檔案館是一個人工系統，因此“人”是系統中最重要的組成部分。數字檔案館生態系統的主體由數字檔案信息資源的生產者、消費者和分解者構成，生產者包括形成者和管理者。“形成者”是形成檔案信息的社會組織、機關團體或個人，其行動和意識影響著系統的資源基礎。“管理者”是檔案工作者，依據法律規章和工作條例開展檔案收集、整理、保管、利用等工作。“消費者”是檔案信息需求者或利用者，利用檔案信息以滿足檔案利用需求。“分解者”是對檔案信息進行價值鑒定的檔案工作者，使數字檔案館的信息承載能力維持在可控水平。數字檔案館生態系統中各類主體必須樹立角色意識并依規履職，若出現職責缺位、理論和技術學習滯后等情況會造成數字檔案信息冗余、低質、污染、破壞，甚至影響數字檔案館生態系統的信息反饋，導致數字檔案館生態系統失衡。

（5）數字檔案館生態系統自我調節能力降低

生態系統具有自我調節能力，數字檔案館生態系統同樣具有自我調節能力，該能力的降低會引發系統失衡。正常情況下，數字檔案館生態系統可以通過自我調節抵御外界干擾，回歸固有的動態平衡。檔案部門可根據國家法律規章和行業政策指南調整人員和部門配置、平衡檔案資源供需，例如廣西數字檔案館完善系統基礎設施，主動對接政務服務網和大數據中心，順利完成了政府數字化轉型。[12]如果數字檔案館生態系統的自我調節能力降低，可能引發系統結構失調和功能紊亂，造成系統失衡，例如數字檔案館的檔案數據處理能力無法跟上數據增長速度，出現數據規模與數據治理不同步、不匹配的問題；檔案工作者不具備相關能力，應對數據智能、數據智慧的深度解讀、科學發現與轉化應用時出現疲態。[13]

3 數字檔案館生態系統調適

構建數字檔案館生態系統自我調節機制是系統回歸平衡的有效措施，具體包括制度建設與規范機制、數智轉型與賦能機制、資源建設與整合機制、文化浸潤與驅動機制、信息反饋與調節機制。

3.1 制度建設與規范機制

“制度建設在數字檔案館生態系統的內部環境培育和外部環境穩定中發揮著重要作用”[14]，構建數字檔案館制度體系是數字檔案館生態系統長久穩定的重要保障，數字檔案館制度體系應包括宏觀、中觀、微觀三個維度，宏觀層面的法律法規和政策發揮導向作用，規定著數字檔案館建設理念和原則，如《檔案法》《保密法》《個人信息保護法》滲透著開放利用、以人為本、保護隱私等思想；中觀層面的行業規章和政策規劃發揮指引作用，指導全國檔案工作，如《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《數字檔案館建設指南》明確了檔案館的組織架構、建設內容、建設標準等；微觀層面的標準和業務指南發揮運維作用，為數字檔案館建設提供技術和流程參考，如《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《信息與文獻 文件（檔案）管理體系要求》（GB/T 34112-2022）規定了具體的技術方案和業務流程。

3.2 數智轉型與賦能機制

在數智轉型背景下，需要以新發展理念引領數字檔案館生態系統回歸平衡，以新技術整合保障數字檔案館實現數智轉型，以新平臺建設推廣數字檔案館數智轉型的經驗成果，緩沖利用群體、利用需求、服務目標變化帶來的壓力。第一，數智賦能數字檔案館建設觀念變革。數字檔案館通過強化數據思維、智慧理念、生態意識，基于整體和全局視角描摹檔案用戶畫像、挖掘所需檔案內容，創新服務內容和服務形式。第二，數智賦能數字檔案館新技術運用和整合。在大數據、人工智能、云計算、區塊鏈等信息技術趨于成熟的情況下，加速進行大規模數智技術整合，使各類技術方案與資源需求相匹配，從而顯著提高檔案信息資源開發利用的效能。第三，提升數字檔案館技術平臺建設能級。檔案館傳統的應用系統平臺功能已無法滿足大數據分析的要求，建設基于云計算技術的信息化處理平臺和數字檔案館（室）一體化平臺，整合分散的數字檔案資源并由技術平臺進行高效處理，實現前端控制和全程管理。

3.3 資源建設與整合機制

數字檔案資源建設是數字檔案館建設的核心內容，科學高效的數字檔案館資源建設機制能夠加快檔案信息資源催化涌現與轉化流動。首先，夯實數字檔案信息資源基礎，加大相關檔案資源跨領域、跨區域、跨層級整合力度。數字檔案館應加強和各單位檔案部門的業務交接，及時歸檔電子文件；采集政府信息資源庫、各行業專業數據庫、社會公共信息資源庫中的檔案信息，接收各類民生檔案；平衡資源存儲空間與用戶需求，將檔案信息流的強度維持在可控水平。其次，資源流動具有靶向性，受到區位條件、資源稟賦、基礎設施、資源配置能力、政策法規等因素的影響，數字檔案館建設需要提高政策的統一性、規則的一致性、執行的協同性，來保障檔案資源流向合理。最后，在檔案信息資源共享平臺和數字檔案館的協同建設中，做好頂層設計和系統謀劃，使用規范的數據格式和統一的傳輸標準，保障檔案信息資源流速穩定。

3.4 文化浸潤與驅動機制

文化的思想保證、精神動力、凝聚力量和智力支持作用滲透在數字檔案館生態系統中，主要表現為完善數字檔案館生態系統主體結構，多主體協同開發檔案文化資源；打造特色檔案文化精品，輻射檔案文化的社會影響力。具體來看，第一，個體數字檔案館積極對接國家戰略，依托區域文化特色形成獨特的文化品牌，如蘇州城建檔案館依托當地吳文化，開展“吳門珍檔”陳列展、蘇州商會百年展覽使檔案文化廣泛傳播。第二，數字檔案館種群通過館際聯動整合檔案資源、擴大異地“朋友圈”，如安徽六安合并了縣委黨史研究室、地方志辦公室、檔案局（館）、革命博物館，組建成新的“金寨縣黨史縣志檔案局”[15]，共促紅色文化傳承。第三，數字檔案館加強與社會的廣泛聯系，發揮政務、文化、教育、信息等多部門的集群效應和集聚服務動能，如廣泛搜集地方名人檔案、紅色檔案等特色文化資源，借助數字倉儲技術和云存儲技術打破資源的時空壁壘。

3.5 信息反饋與調節機制

構建數字檔案館負反饋調節機制能有效應對數字檔案信息資源的供需平衡、數據質量與安全問題。一方面，負反饋調節機制能夠實時掌握數字檔案信息資源的供需情況，結合社會熱點衍生數字檔案館特色服務、提供數字檔案精品，例如可根據主題采集各地相關檔案信息形成專題數據庫，為政策制定和執行提供信息支持。另一方面，負反饋調節機制能夠比對系統內的數據質量差異并進行自動調節，確保系統長期有序運行。具體而言，首先，在每個數據管理下游系統和中游系統之間建立反饋通道，通過抽取數據完成對比運算來評價數據質量；其次，將數據差異反饋給上、中游系統，循環反復進行自適應調節，直至降低系統的數據質量差異[16]；最后，將負反饋調節機制嵌入信息生態系統框架，規范“信息人、信息、信息環境”三要素的運行機制來維護系統的長效平衡。

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