新質生產力視域下高校辦公室提升管理效率的策略研究

[摘 要]在新質生產力迅速發展的背景下，高校辦公室管理效率直接影響著學校的運行質量。本文通過分析高校辦公室管理現狀及問題，結合新質生產力理論，從技術賦能、流程優化、人員管理三個方面提出提升管理效率的策略。通過本研究可以得出以下結論，借助新質生產力中的信息化技術與智能化工具，可以有效優化高校辦公室的管理模式，提升工作效率與服務質量，為高校管理創新提供重要的參考。

[關鍵詞]新質生產力；高校的辦公室；管理效率；策略研究

新質生產力以數字化、智能化為核心，作為新型的生產力形式正在逐漸影響和改變著我們的組織管理模式和工作。高校辦公室作為高校日常運行的樞紐部門，面臨著管理任務繁雜、信息流轉效率低等諸多問題。在新質生產力的支持下，我們可以通過技術手段和管理創新大幅度提升高校辦公室的管理效率，優化高校整體運行質量。

一、新質生產力及其在高校管理中的作用

新質生產力是信息技術、人工智能、大數據等新興技術快速發展所推動的一種新型生產力形式。與傳統的生產力相比，新質生產力具有高度的信息化、智能化、強協同性等特征，當今社會信息技術的普及與應用使得數據成為組織的重要資產，信息流動效率也得到顯著提高[1]。信息化不僅是新質生產力的重要基礎，也是其核心特征之一。我們可以借助人工智能技術，更精準地完成決策分析、資源分配和任務執行，減少人為方面的干預和錯誤，提高工作效率和質量。

新質生產力在依托協同辦公平臺和網絡化技術的基礎上，可以實現組織內部及跨組織的高效協作，進而增強資源的整合與共享的能力。這不僅是一種技術進步，更是一種全新的管理生產方式。在高校的辦公室管理中，新質生產力有著高效率、優化資源配置、高管理效能的積極作用，不僅能推動管理效率和服務水平的雙重提升，而且在數字化和智能化技術的支持下，也能使高校的辦公室從傳統的事務性管理逐步向數據方面驅動，向協作高效的現代化管理模式邁進，同時，為高校教育與管理創新注入了強大的動力。

二、高校辦公室管理效率的現狀分析

高校辦公室負責工作比較廣泛和繁雜，主要包括行政事務協調、人力資源管理、政策執行以及信息處理等具體工作。在管理實踐中，由于受到傳統模式、技術水平以及人員能力等多方面的限制，部分問題仍較為突出，這些問題在一定程度上制約了管理效率的提升。高校辦公室作為學校管理的重要部門，其效率受到技術應用不足、流程復雜、缺乏激勵機制以及跨部門協作障礙等多方面因素的制約。

（一）信息傳遞不暢

傳統的辦公流程在高校辦公室中仍占據一定的比例，它制約了信息的流通速度和質量。很多文件和通知依然依賴紙質形式進行傳遞，從起草到審批再到分發，需要經過多個環節，容易出現滯后或遺漏。特別是在大型活動或緊急事務中，紙質文件處理效率較低，難以及時滿足需求。

校內各部門之間的溝通方式主要依賴電話、微信群等，這種單一的溝通方式在面對信息量較大或復雜任務時，容易導致信息斷層或失真，進一步影響決策的準確性和執行效率。由于缺乏統一的信息管理平臺，各部門間的信息共享不夠充分，導致重復提交、數據不一致等問題。這種現象不僅浪費資源，還影響了整體管理的協同性。

（二）管理流程冗長

高校辦公室的工作流程應該來說還缺乏系統優化、執行效率較低等問題，尤其在流程復雜或跨部門的事務處理中問題尤為明顯。例如，預算審批、人員調動、活動安排等往往需要經過多個層級的審批。層級過多且審批責任不清，都會導致流程耗時較長，甚至因重復審查而產生效率的損失。傳統辦公模式中，人力處理占主導地位，并且完全依賴人工記錄和管理，容易出現錯誤且難以進行追溯。部分辦公場景也都未能引入信息化技術進行優化，工作任務的分配方式較為傳統，缺乏智能化工具的支持，導致任務分工不夠清晰、責任落實不到位。同時，任務完成的實時監督和反饋機制不健全，都可能導致延誤或失誤。

（三）人員技能不足

當前，信息化技術得到快速發展和不斷升級，高校辦公室工作人員的能力與技術需求之間的矛盾也逐漸日益顯現，并成為影響工作效率的關鍵因素之一。其中一部分工作人員對信息化的辦公工具的掌握程度不足，無法熟練地使用辦公自動化系統、數據分析軟件等工具。這種技術短板在面對信息化需求時不能完全高效地完成工作。這不僅影響了新工具的推廣，還可能拉低團隊整體工作效率。

因此，信息傳遞不暢、管理流程冗長以及人員技能不足是當前高校辦公室管理中面臨的主要問題。這些問題不僅延緩了辦公的效率，還影響了部門協同和政策執行效果。通過對這些問題的深入剖析，不僅可以讓我們認識到目前存在的主要問題，也可以為后續提出針對性解決策略奠定基礎。

三、提升高校辦公室管理效率的策略研究

信息技術在提升高校的辦公室管理效率方面具有巨大的潛力，尤其是在智能化管理平臺的構建和數字化轉型方面。可以說，通過技術手段的有效應用，能夠極大地優化管理流程，提高信息流轉速度，減少人為錯誤，從而提升整體工作效率。

（一）信息技術賦能

1.構建智能化管理平臺

智能化管理平臺是推動高校的辦公室信息化轉型的關鍵所在，它通過集成現代技術手段，提升工作效率和管理精度。

高校辦公室應當搭建一個統一的協同辦公平臺，將學校所有部門的行政事務、文件管理、日常溝通等集成在一個系統中，學校內部所有人員能夠通過這一系統實現信息共享和實時更新，避免重復勞動和信息滯后。這個平臺也應有整合文檔管理、日程安排、會議記錄、審批流程等多種功能，使得所有管理事務都能在這一個系統中完成，這樣會極大地提高工作效率，而信息系統應能夠實現數據的實時更新和同步，確保校內不同部門都能共享最新的工作進展和決策信息，避免信息滯后或誤傳。另外，應具備移動辦公支持，允許工作人員隨時隨地處理日常事務以提升管理靈活性和便捷性。如果能利用人工智能技術處理常規事務的話，人工智能技術可以極大地減輕工作人員的日常事務負擔。例如，人工智能可以自動處理一些重復性、低附加值的工作任務。通過自然語言處理（NLP）技術，AI可以自動識別和分類文件，將相似內容歸檔到合適的文件夾中，大大提高文件管理的效率。利用智能提醒系統，AI可以根據日程安排自動提醒工作人員處理即將到期的任務，減少遺漏和延誤的風險。除此之外，AI還可以分析學校的運行數據，生成自動化報告，幫助領導迅速掌握整體運營狀況，為決策提供數據支持[2]。

2.推動數字化轉型

為了能夠讓智能化平臺得到有效運轉，可以通過引入云計算、大數據分析等前沿技術實現高度的信息化和智能化，推動高校管理的深度轉型，而不是碎片化的網絡管理。云計算和大數據等分析工具不僅可以將文件存儲、課程資料、學生檔案等數據遷移到云平臺上，確保數據的安全性和可訪問性，同時方便管理人員隨時隨地訪問所需資源。云計算還能夠大幅降低學校的IT基礎設施成本，提高資源利用率，通過收集、整合和分析各類數據，學校可以全面了解各部門的運行狀況，如學生成績、教師績效、教學資源利用率等。大數據有預測分析的能力，高校可以通過大數據的信息預測未來的趨勢與走向，幫助學校在招生、資源分配、課程安排等方面作出更加精確的規劃。例如，通過分析歷史數據，學校可以預測下學期可能需要的教學資源，提前作好準備，避免資源浪費[3]。

通過信息化技術，學校管理層可以實現數據驅動的決策模式，提升決策的科學性和準確性，使得學校領導能夠在第一時間掌握實時數據，如教職工的考勤情況、財務收支、各類行政事務的進展等。基于這些實時數據，校領導可以迅速作出反應，調整政策，優化資源配置。通過數據可視化技術，可以幫助領導一目了然地了解整體情況，作出更為直觀和有效的決策。

3.優化管理流程

在高校辦公室的日常管理中，優化管理流程是提高工作效率的核心手段。通過流程再造和標準化管理，能夠簡化煩瑣的環節、提高執行力，進而提升整體管理效能。優化管理流程不僅可以減少時間和資源的浪費，還能提升部門間的協同效率，確保每項工作都能高效、有序地推進[4]。

（二）流程再造

流程再造是一種通過重新設計、優化工作流程來提高整體工作效率的管理手段。它能有效簡化冗余環節、降低復雜性，并利用技術手段實現流程的可視化與透明化。

許多傳統的管理流程存在重復、冗長的環節，這些環節往往是效率低下的瓶頸。例如，審批流程中，多個部門之間相互傳遞文檔和文件時，信息流轉和審批反復往返，導致整個事務處理周期過長。通過精簡審批層級，減少不必要的中間環節，確保關鍵決策節點的高效執行。例如，可以通過引入電子簽批系統，減少文件傳遞的時間，同時允許校內各級領導在系統上進行實時審批。在日常事務處理過程中，要通過整合相似工作任務，避免重復勞動。比如，統一資源管理平臺可將人力資源、財務報銷、教學活動安排等多項功能進行集成，避免重復輸入和數據不一致的問題。通過自動化工具（如工作流引擎）減少人工操作的環節。常規的報銷、檔案管理、文檔審批等事務可以通過系統自動化處理，大大提高工作效率，節省時間成本。

利用現代信息技術，可以使管理流程變得可視化，從而增強透明度和執行力。通過流程圖、數據圖等形式，形象化展示整個工作流程。這不僅能夠幫助管理者更清晰地了解流程運作的各個環節，還能有效識別出可能存在的瓶頸或重復環節。

（三）標準化管理

標準化管理是提升管理效率的另一重要手段，是通過統一的工作流程和操作規范，減少人為錯誤，確保各項工作能夠有條不紊地進行。通過標準化管理，不僅能夠提高工作質量，還能幫助管理者快速適應工作，減少培訓時間，提升團隊整體執行力。高校辦公室的各類管理工作必須建立一套系統化、標準化的操作流程，從文書處理到資源分配、從會議安排到活動組織，每一項事務都應當有明確的執行標準。

標準化管理通過統一規范流程，能夠有效減少人為操作的錯誤，提升整體事務處理的準確性。設立定期的檢查與審計機制，確保每一項任務都嚴格按照規定流程進行執行。通過智能化平臺對流程執行的實時監督，能夠及時發現問題并進行調整。定期對管理者進行標準操作流程培訓，使其掌握標準化流程，避免因操作不當而造成的工作失誤。

優化管理流程是高校的辦公室提高工作效率的關鍵途徑。通過流程再造，簡化冗余環節和提升事務處理效率，可以實現流程的快速響應和無縫銜接；通過標準化管理，統一工作流程和操作規范，能夠減少人為錯誤，確保每項任務都能夠按照標準執行。二者相輔相成，能夠顯著提升高校辦公室的整體管理效能，從而為學校的行政運轉提供強有力的保障。

（四）加強人員管理

在高校辦公室管理過程中，通過提升管理者的信息化素養和注重團隊協作，可以有效提高整體團隊的工作效率與凝聚力，推動信息技術在管理中的廣泛應用。隨著信息技術的飛速發展，管理者的信息化素養對于高校辦公室的數字化轉型和高效運作也起著十分重要的作用。提升管理者的信息化素養不僅能幫助他們更好地應對新的技術挑戰，還能為團隊成員樹立榜樣，引領整個組織向智能化、數字化方向發展。

信息技術和數字化工具的更新換代速度極快，管理者和工作人員必須不斷學習和掌握新的技術，以便更好地適應新的工作環境。針對不同崗位的管理者，組織定期的技術培訓課程，幫助他們熟練掌握新興工具，如辦公自動化、數據分析平臺、協同工作平臺等。這些培訓課程可以通過線上學習平臺、外部講座、內部專題講座等方式進行。通過實際操作和模擬場景訓練，幫助管理者鞏固所學知識，提升在日常工作中的應用能力。激勵機制也是提升管理者參與信息化轉型積極性的關鍵因素，將信息化素養的提升納入績效考核指標，并通過獎懲制度鼓勵管理者積極學習和應用新技術。例如，管理者在系統中完成任務的效率和準確性可以作為考核標準之一，優秀者可獲得獎勵或晉升機會。

團隊協作是確保高校辦公室管理高效運作的基礎。通過推動跨部門溝通與協作，可以打破“信息孤島”現象，可以增強團隊之間的互信與協作，提升工作效率。通過開展針對性的技術培訓，提升管理者的數字化能力，并通過激勵機制鼓勵管理者積極參與數字化轉型，可以大大提高管理效率。

結束語

在新質生產力視域下，高校辦公室管理效率提升不僅僅依賴于技術的賦能，還包括流程優化、人員管理、團隊協作建設等多方面的綜合作用。通過信息技術、人工智能、大數據等新興技術的應用，高校能夠實現辦公流程的數字化轉型，提高事務處理效率。通過流程再造和標準化管理，可以簡化冗余環節，提升整體管理的科學性和精確性。通過加強人員管理，提升管理者信息化素養，促進團隊協作，從而最大化資源利用效率。這些策略為高校管理現代化提供了切實可行的路徑。

參考文獻

[1]柳卸林，楊培培.新質生產力的發展背景與實現條件：新的國家創新體系的構建[J].華東經濟管理，2024，38（11）：1-7.

[2]王玉珍，趙仁貴，李巖.大數據背景下高校的辦公室信息化管理運行機制與管理對策研究[J].情報科學，2020，38（12）：122-127.

[3]吳學晶.高校二級學院辦公室管理創新研究[J].教育評論，2017（3）：62-65.

[4]王洋.網絡環境下高校的辦公室管理自動化研究[J].辦公自動化，2024，29（21）：13-15.

作者簡介：王煥（1981— ），女，漢族，黑龍江哈爾濱人，宿遷學院 機電工程學院，實習研究員，碩士。

研究方向：教育管理。

通訊作者：張友強（1974— ），男，漢族，黑龍江哈爾濱人，宿遷學院 教師教育學院，教授，博士。

研究方向：教育管理，藝術學。