集團差旅費管控政策與實施

王輝

摘 要：集團差旅費的管控不嚴格是增加差旅支出的重要因素，需要制定科學的管控政策來降低企業的發展成本。本文主要探究集團差旅費的管控政策與實施，通過分析集團差旅費管控問題，制定了嚴格的差旅費計劃、控制差旅費細則、與績效掛鉤以及運用科技手段等措施，以期可以嚴格的控制企業的差旅費，降低企業的發展成本。

關鍵詞：差旅費；管控政策；實施

中圖分類號： F275 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）36-62-2

0 引言

差旅費是企業的重要支出，具有可控的特點，隨著企業經濟活動的不斷增加，差旅費的管控成為企業的重要項目之一。但是在我國集團的發展中，對于差旅費的不正常項目以及審核報銷程序的復雜性尚且缺乏處理標準，因此，對集團差旅費管控策略進行研究，有利于控制集團的經費支出，具有重要的研究價值。

1 差旅費

差旅費主要是指員工外出而消費的資金。例如員工出差、培訓以及考察等活動而產生的費用均為差旅費。在差旅費的范圍中，通常包括：交通費用、住宿費用、就餐費用、保險費用以及行李費用等。在財務部門的處理中，通常是對交通費用、公雜費用以及住宿費用進行詳細計算，同時，根據差旅費的開支目的和渠道，可以將其分為可報銷及不可報銷兩種，在差旅費的支出中，對于個人消費行為，如對化妝品的購買，需要個人承擔費用，且超過集團額定指標的部分應該由個人承擔。根據對差旅費的見分析，本文認為差旅費應該是分為固定費用和可變費用兩種形式，固定費用是必然發生的費用，如住宿費以及就餐費用，而可變費用則是指可以控制的費用。

2 差旅費管控問題

在企業的差旅費控制中，由于受到多方面因素的影響，導致集團的差旅費管控措施受到較大的影響，在集團的差旅費管控中，應該對其問題進行綜合分析，以此來制定針對性的差旅費管控策略，以此來降低企業的發展成本。

2.1 管理者重視程度較低

在集團的發展中，管理者較為重視營銷及采購等流程的經濟控制，而對于差旅費的控制力度存在明顯的不足，長此以往，導致差旅費的管控存在較多的缺陷，并且差旅費的比例較小，管理者缺乏對差旅費用的重視程度。同時，在集團中，差旅費是通過人事部門、行政部門和財務部門共同負責，而操作流程是行政部門來完成，其與酒店及餐廳等企業具有一定的回扣，財務人員對此漠不關心，未能積極的調查差旅費用的具體細節，進一步降低了差旅費的管控效率。

2.2 執行效果較差

在集團的差旅費控制中，部分企業建立了差旅費的管控流程，但是由于受到諸多因素的影響，導致其執行效果相對較差，難以滿足集團的控制需求。集團的活動通常是由行政人員提前購買機票和酒店，在購買時，以評價方式獲取回扣，通過公司來謀取私利，在出差人員自主選擇的情況中，部分員工通過開發票以及購買假發票的方式來獲取資金。諸多行為導致企業的差旅費執行效果較低。另外，大部分企業出差存在隨意性，缺乏規劃，無法從根本上控制差旅費。并且在差旅費的控制中，部分員工選擇飛機出行及豪華酒店，增加了差旅費的開支。

2.3 預算及制度難以落實

在差旅費的控制中，具有完善的預算以及落實措施可以有效的控制差旅費，而集團內部普遍存在預算剛性不足以及制度不完善等問題，限制了差旅費的管控效率。集團在發展過程中，通常會制定相應的差旅費細節，并且會根據活動的內容進行修改，但是企業的差旅費靈活性較高，導致企業的剛性預算不足，影響了企業的剛性預算，另外，在集團內部，出差人員會隨意編造理由，財務人員對差旅費用審核不嚴格，導致差旅費的管控受到進一步的影響。

3 差旅費管控政策與實施

在集團的差旅費管控中，應該根據對其存在的問題進行綜合的分析，以此來提升企業差旅費管控效率，降低企業的發展成本，其差旅費管控政策主要體現在以下幾個方面：

3.1 制定詳細的計劃

在集團的差旅費控制中，應該對自身差旅費存在的問題進行詳細的分析，以此來制定詳細的規劃。企業制定詳細的差旅規劃，則可以對差旅費進行提前安排，可以降低其隨意性，如在酒店和機票等方面，均可以采用打折的方式來降低成本。企業在制定詳細規劃的過程中，一定要嚴格要求，對于未經批準的差旅，要由個人承擔，集團不予以報銷，同時，企業需要建立完善的登記制度，對于出差的人群，要進行嚴格的審批，包括線路、預期經費以及日期等，超過預定限額，則需要個人承擔。例如在華為公司的發展中，采用自助費用申報系統（SSE）進行費用審核，提升了差旅費的控制效率。其具體流程如下：

①員工提出申請；

②員工提出目的且經過主管批準；

③差旅時，需要填寫報銷申請，且與出差申請一致；

④需要在1月內完成報銷申請，否則將繳納滯納金；

⑤經過流轉，轉至財務部門，并且要在7日內完成支付；

⑥員工需要提供紙質憑證，財務部門進行綜合評定；

⑦財務部門根據員工的信譽度實現資金的發放，控制資金。

通過華為公司的差旅費控制措施可以看出，其可以降低企業的差旅費承擔風險，具有一定的實用價值和嚴謹性，在運用的過程中，可以保證差旅費的合理性以及及時性，不會出現遲滯行為，并且會進一步的降低造假現象，提升審核人員的積極性。

3.2 控制差旅費細節

在集團的發展過程中，需要控制差旅費的細節，以此來降低差旅費的開支，目前，部分公司已經實現差旅費外包政策，將企業的差旅費外包給服務公司，服務公司收取相應的成本，以此來實現共贏的局面。例如美國運通公司屬于差旅費的中介控制公司，其為集團的差旅費制定詳細的計劃，其而制定相應的組織及策劃，以此來降低企業的貪污行為，同時，企業可以通過外包，降低工作負擔。同時在企業的發展中，需要對差旅費的員工進行培訓，使其熟悉相關流程，以此來制定相應的標準。

在集團的差旅費細節控制過程中，需要積極的引導員工采用科學的交通工具，對員工的住宿要求制定明確的要求，在執行的過程中，要使員工嚴格的執行相關操作，降低成本。企業在制定政策的過程中，要制定出差審批、交通工具預定、酒店選擇、住宿標準、信用卡使用、餐飲標準以及出租車標準等，對于超過條款規定的資金，要嚴格禁止報銷。例如在攜程網的差旅費控制中，制定了嚴格的差旅費控制細節，從審批到報銷具有嚴格的流程及管理措施，企業共節約了資金6529.6萬元。

3.3 將差旅費與部門績效掛鉤

在集團的差旅費管控措施中，不僅要制定嚴格的計劃方案，同時要將員工的差旅費與績效掛鉤，以此來提升差旅費的控制效率，在集團的差旅費管控中，可以通過信用卡的方式來進行管理，這樣可以將差旅信息進行收集和整理，同時可以降低對資金的使用。僅僅依靠機票等憑證，無法了解員工的具體行程，繼而會對差旅費的控制產生一定的影響，而通過信用卡，則可以了解員工消費的具體狀況，掌握員工的具體行程，通過對比分析，可以記錄員工的出差記錄和費用情況，將其納入到績效考核過程中，可以提升企業差旅費的控制效率。例如在中興集團的發展過程中，其與招商銀行進行合作，制定了相應的計劃，招商銀行通過員工使用信用卡，對員工的出差情況進行評估，包括行程及消費情況，將其發送給中興財務部，通過綜合對比分析，確定員工的消費行為是否合理，并且將其納入到員工的績效考核過程中，起到了較好的控制效果。

3.4 運用科技降低差旅費開支

在集團的差旅費控制中，通過有效的科技手段，可以降低企業的差旅費開支，繼而可以降低企業的發展成本。但是在目前集團的發展過程中，部分員工為了謀取自身的收益，通常會選擇出差的方式來獲取利益，而財務部門缺乏嚴格的管理，導致企業的差旅費控制受到進一步的影響。因此，企業應該制定科學的措施來降低差旅費的開支，如采用科技手段可以取得較好的成效。在現階段，通過網絡技術可以實現視頻及通話，不會受到距離的限制，員工通過網絡技術，即可實現交流和溝通，從而可以降低出差的次數。例如在中興集團的發展過程中，在2010年成立了網絡會議中心，通過網絡會議的形式來進行交流和下達指標任務，通過網絡會議，節約了出差次數，為集團節約了1億元以上的成本。

4 結語

差旅費屬于可控的費用，對于企業的成本控制而言，具有重要的控制意義，企業在發展過程中，要根據自身發展的實際情況，制定嚴格的差旅費管控計劃，同時要嚴格的執行和審核，并且將企業的差旅費納入到績效考核中。希望通過本文的分析，可以為集團差旅費管控提供可行性建議。