企業檔案保密與信息化發展的融合探索與實踐

張晨

【摘要】隨著企業信息化建設的推進，檔案管理工作的開展越來越受到各個企業的重視。而這其中，檔案存量的數字化，增量的電子化，作為企業涉密檔案管理工作中的重點和難點內容，導致企業在對涉密檔案進行管理的過程中出現更高的難度。本文主要對企業檔案保密與檔案信息化發展的融合進行深入的探究，從而通過這種方式，為推動企業檔案管理工作的持續開展提供更多的幫助。

【關鍵詞】檔案保密;檔案信息化;探索實踐

企業檔案信息化發展主要是指隨著我國信息技術水平的持續提升，將信息技術運用到檔案管理工作之中的一種先進的檔案管理方式。通過檔案信息化管理企業的檔案，有利于幫助企業在發展的過程中實現企業檔案信息電子化，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，進而促進檔案信息逐步實現高度共享，對于企業檔案管理工作質量的持續提升有著極大的幫助。但是由于諸多因素的影響，致使企業在進行檔案信息化管理工作時，不僅給相關工作的開展帶來了便捷快速的檔案利用和服務，也保護了實體檔案，但是在這過程中也面臨著檔案信息失泄密風險加大的危機。因此隨著我國信息技術水平的持續提升，如何保護國家秘密檔案安全，保障企業在發展改革的競爭中商業秘密的安全，保護企業利益不受侵害這方面問題，越來越受到了企業檔案管理工作開展過程中的重視。

一、把握檔案管理信息系統建設的保密要素功能

一般情況下，企業為了做好檔案方面的管理工作，都會建立一個企業檔案館進行檔案的接收、保管和提供利用，是企業在不斷發展過程中的重點保密要害部門。而隨著我國信息技術水平的提升，為了確保企業檔案管理工作質量的持續提升，各個企業在進行檔案管理工作時，逐漸將信息技術運用到了相應的工作之中，從而通過這種方式，實現庫藏檔案條目的電子化。但是這一工作的開展，必須要確保企業檔案信息具有一定的安全性和保密性，以此為基礎進行相關工作的開展，才能擁有更高的管理質量。只有這樣，才能推動企業辦公自動化的推進和檔案管理信息管理系統的不斷優化和升級，進而實現檔案管理信息系統由條目化存儲向檔案全息數字化信息存儲轉變，并且能夠實現僅由檔案管理人員使用系統到對企業全體員工開放利用的轉變。因此為了確保企業檔案保密與檔案信息化的融合發展，就需要在開展這方面的工作時將檔案信息保密安全作為信息系統開發的要素進行相關工作的開展，并且還要確保信息管理工作在開展過程中的安全性，將相應的安全措施運用到管理工作之中。比如在這過程中，確保企業內部網絡與互聯網物理隔離，對系統管理人員的權限通過分層、分類的方式設置，同時還要根據企業員工的不同工作崗位做好不同的查詢利用權限的配置工作。從而通過這種方式，促使企業全息電子信息檔案在管理過程中的安全性和真實性。

二、對庫藏檔案數字化過程中的信息進行嚴格管理

企業檔案對于企業今后道路上的發展有著極大的影響，因此作為企業資產的重要組成部分，企業檔案真實記錄了企業的歷史傳承和企業的沿革，必須采取高效的措施對其進行嚴格的管理。而將傳統庫藏載體檔案通過數字化的方式進行管理，有利于促進企業傳統載體檔案管理技術手段的提升，也推動了企業在進行檔案管理工作時逐漸朝著信息化的方向進行管理和發展。相關企業在進行庫藏檔案數字化管理工作中，需要根據不同類型的檔案進行不同方式的管理。而這其中，在對具有長期保存價值的館藏傳統載體檔案進行管理時，就可以根據數字化技術標準通過掃描、加工和處理進行數字化轉換，并且在檔案信息管理系統的推動下促使館藏傳統載體檔案朝著數字化的方向發展，是對保障檔案信息保密安全過程的一種有效保障。同時相關人員在對企業檔案進行管理設計時，還需要制訂庫藏檔案數字化工作實施方案和工作規則，確保檔案數字化管理工作的開展朝著“統一策劃，統一管控，統一標準，統一技術，統一平臺”的原則進行開展。同時由于檔案管理工作的開展，無論是數字化檔案，亦或是傳統形式的，一般情況下都需要由檔案管理人員進行檔案方面的管理。因此為了確保相關人員在對檔案進行管理時保證質量，就需要對數字化檔案管理人員進行嚴格的審核，確保相關人員在對檔案進行管理時擁有足夠的資質。并且還要分別簽訂隊伍、人員保密協議，仔細核對庫藏檔案出入庫數量，嚴把工作場地、人員進出監控管理關。同時還要根據保密相關規定制定全息數字化、部分數字化、不可數字化轉換檔案的標準。只有這樣，才能確保企業在接受管理的過程中能夠實現統一管理、高效利用和長久保存，對于企業檔案信息化工作水平的提升有著極大的幫助。

三、結語

綜上所述，隨著我國信息技術水平的持續提升，企業檔案管理人員在對企業檔案進行管理時，為了確保企業檔案在進行管理的過程中擁有更高的質量，就需要做好檔案信息化方面的建設工作。同時還要確保企業檔案保密與檔案信息化發展的融合發展。企業檔案保密工作的開展對于企業今后的發展質量有著極大的影響，因此在開展這方面的工作時，企業檔案管理人員不僅需要把握檔案管理信息系統建設的保密要素功能，同時還要對庫藏檔案數字化過程中的信息保密安全進行嚴格管理。而在進行管理的過程中，還需要對檔案管理人員做好相應的管理工作。只有這樣，才能確保企業檔案保密和信息化建設工作的持續開展。

【參考文獻】

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