E-HR系統(tǒng)下的人力資源管理改進

安琪

內容摘要 隨著網(wǎng)絡化和信息技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的人力資源管理已由手工管理模式逐漸向新型的信息化管理模式轉變。信息化技術的發(fā)展和在管理領域的應用，豐富和發(fā)展了原有人力資源管理的內容和技術，也極大地影響和改變著人力資源管理理念與方式。文章對E-HR系統(tǒng)的實施和改進進行了闡述，希望能對正在或計劃使用E-HR管理系統(tǒng)的企業(yè)提供有意義的參考和借鑒。

關鍵詞 E-HR系統(tǒng) 實施 各級管理人員

1 引言

當今社會大部分領域的發(fā)展和變革都離不開計算機技術的加入，隨著計算機技術的飛速發(fā)展，人力資源管理也從最初的用計算機計算薪資的低級利用，向計算機生成報表分析和普遍應用的E-HR系統(tǒng)等更加高層次方向的發(fā)展。高效的人力資源管理工作可以為組織的決策者提供更加有力和有效的支持，而人力資源管理系統(tǒng)為此提供了可能。實踐證明，作為信息時代的代表之一，管理信息系統(tǒng)在各行各業(yè)都能獲得良好的應用，提高該領域的效率并帶來變革。在人力資源管理領域，信息化技術有助于推動組織的進一步發(fā)展，將更多的精力從傳統(tǒng)的人力資源煩瑣的工作中解脫出來，將重點放在完成更加重要職能上。E-HR系統(tǒng)引入了信息技術之后，不僅提高了相關工作的效率，還改變了人力資源管理的行為方式。

2 E-HR的實施意義

2.1 促進HR人員角色和目標的改變

傳統(tǒng)人力資源管理中，人力資源管理者將大部分精力耗費在煩瑣的日常行政事務中，人力資源管理者很少從事幫助企業(yè)制定策略，而是較多地在企業(yè)經(jīng)營時行使管理咨詢，即行政事務。在E-HR中，人力資源可以減少在完成工作電子化、E-HR系統(tǒng)自動化的行政工作上的時間和精力，但在為公司管理層上提供建議和咨詢時要高度注意。

2.2 提供更好的人力資源管理服務

企業(yè)員工可以根據(jù)E-HR系統(tǒng)收集及時、有效的個人信息，做出相應和行動和決策。

2.3 降低人力資源管理成本

E-HR減低人力資源管理成本的手段是減少通信費，降低員工流動率，以及減少人力資源管理者的工作量。

2.4 革新人力資源管理理念

E-HR的最終目的是優(yōu)化人力資源管理模式，革新企業(yè)管理理念，而不僅是單純地改進管理方式。

2.5 通過信息技術的運用提高工作效率

人力資源部門若運用先進技術節(jié)約了一些不必要浪費的時間，用來提供必要的信息和解決企業(yè)在實現(xiàn)戰(zhàn)略目標、支持企業(yè)管理層的決策。除此之外，先進技術還可以改善現(xiàn)有的人力資源管理工作。

一套人力資源管理信息系統(tǒng)可以給企業(yè)提供更有價值的服務。第一，企業(yè)中高層管理者如果想提高人才管理水平，就要了解企業(yè)的人才需求和人員狀況，而這些又要建立在管理信息的獲取迅速、準確的情況下，人力資源管理信息系統(tǒng)就很好地做到了這一點;第二，對于員工而言，在線查詢報銷、申請休假都更加簡便，也可以及時地獲取自己考勤、績效考核等信息。這些說明了人力資源管理系統(tǒng)可以大大地降低企業(yè)成本。

企業(yè)的戰(zhàn)略伙伴不僅要減少大量的煩瑣行政事務，還要使企業(yè)在人力資源管理時的資源和成本都得到降低和減少，人力資源管理的流程更加優(yōu)化。對于人力資源管理者，只有做到這些才能真正成為企業(yè)的戰(zhàn)略合作伙伴。因此，E-HR不僅改進了人力資源管理的工作方式，還是人力資源管理理念的革新[1]。

根據(jù)以上可知，E-HR中“E”不僅指電子化的人力資源管理（Electronic），更是指高效的人力資源管理（Efficiency）。

3 E-HR的功能特征

E-HR系統(tǒng)一般能夠設置14個功能模塊，主要包括：崗位管理、組織機構管理、員工信息管理、薪酬管理、社保和福利管理、員工配置管理、勞動合同管理、員工招聘管理、員工績效管理、員工培訓管理、員工薪酬管理、核心人員管理、人力資源門戶自助服務、人力自愿決策分析。上述功能模塊又可以分為五類：基礎數(shù)據(jù)平臺、組織機構管理、崗位管理、員工信息管理、統(tǒng)計報表。不同的模塊由各級人力資源部門按各自的權限來維護和使用數(shù)據(jù)。

E-HR軟件功能有以下八點：

（1）建立、調整職稱體系和職務，建立和重組組織結構的E-Organizer組織結構構造系統(tǒng)。

（2）管理員工基本信息，錄入檔案、合同等信息，進行信息統(tǒng)計和管理人員入職、晉升及離職等的E-Staff人事管理系統(tǒng)。

（3）查詢統(tǒng)計各種薪資福利數(shù)據(jù)，對薪資福利項目進行設置、計算，變動發(fā)放的薪資的E-Payroll薪資福利系統(tǒng)。

（4）在對外部人才儲備庫進行有效管理的同時實現(xiàn)在線招聘，有機結合了招聘網(wǎng)站和人力資源管理系統(tǒng)的E-Recruiting招聘系統(tǒng)。

（5）為實現(xiàn)完整的從統(tǒng)計培訓需求到在線考核評分流程整合和管理了培訓資源的E-Learning培訓系統(tǒng)。這一系統(tǒng)需要選擇合適的培訓教師和課程，以及培訓時間。

（6）分析的基礎數(shù)據(jù)包括了企業(yè)的人事、考勤、組織機構、培訓和薪酬，將各種統(tǒng)計分析結果通過統(tǒng)計圖和報表的形式呈現(xiàn)出來，這樣可以為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標提供資源方面的抉擇支持的E-Analyzer人力資源規(guī)劃分析系統(tǒng)。

（7）員工需要的評價反饋系統(tǒng)需要科學系統(tǒng)，這樣企業(yè)對員工做出的綜合素質的能力評價更加客觀、公正，作為員工自我管理發(fā)展道路和規(guī)劃員工的未來發(fā)展方向的理論依據(jù)。這一系統(tǒng)就是E-Feedback 360度反饋評價系統(tǒng)。

（8）對員工進行在線調查滿意度，并分析調查結果，企業(yè)可以根據(jù)所得了解改善管理。

4 E-HR系統(tǒng)實施的關鍵因素

4.1 管理理念的更新

任何先進的技術手段的良好利用都是建立在使用者觀念改變更新的基礎上的，如果觀念不改變，即使面對的是最先進的管理系統(tǒng)，也難以在實際工作中付諸實踐。因此，企業(yè)需要對員工進行思想和觀念上的培訓，促使他們接受新的觀念，如此才能夠掌握先進的技術，看到未來人力資源管理的方向。

觀念的形成不是一朝一夕，因此為了順利地更新觀念，首先需要獲得高層領導的首肯，才不至于在推行過程中因難以抗拒一些外力而流產(chǎn);高層領導的大力支持只是順利進行觀念改革的前提條件，而真正實現(xiàn)的是人力資源管理內部員工的支持，因此需要制訂科學有效的培訓計劃，也可以考慮聘用專門的教師對員工進行培訓，確保有充足的資金和時間來實現(xiàn)員工觀念的轉變。

4.2 管理制度的更新

企業(yè)各項機制和制度的設置是過去的產(chǎn)物，難保有一些信息的報表和保存的格式不符合要求和規(guī)范，影響了人力資源管理工作的進行，在此情況下，更不用考慮軟件的實施應用了。

因此，我們需要對人力資源管理的業(yè)務流程進行梳理和變革，這是軟件實施的基礎條件，也剛好趁這個契機對企業(yè)缺乏規(guī)范流程之處進行改革和完善，廢除不科學合理的流程，對于一些良好的規(guī)范和制度，需要進一步地堅持和深化，對于執(zhí)行不到位之處重點指出和改善。

從這個角度來看，公司人力資源管理E-HR化的過程并不是簡單的制度和數(shù)據(jù)的計算機化，而是一個重新審視企業(yè)本身相關制度和政策的機會，在實現(xiàn)E-HR的過程中同步合理地完善，除去不合理的成分，將這些結果呈現(xiàn)在管理者的面前，并且采取相關的行動予以改正。

4.3 確保基礎數(shù)據(jù)的準確和完整

E-HR系統(tǒng)以各種基礎數(shù)據(jù)為原料，進行系統(tǒng)加工處理之后得到企業(yè)需要的結果，也就是說，基礎數(shù)據(jù)的完備與否和質量如何，直接決定了后期的結果的質量和處理的速度。

E-HR系統(tǒng)往往應用在一些大型集團企業(yè)中，而這些企業(yè)中的人員復雜，情況多種多樣，組織結構龐大，相應的數(shù)據(jù)也十分繁多和復雜。為避免出現(xiàn)E-HR形同虛設的情況，需要提高數(shù)據(jù)收集和處理的效率，同時對數(shù)據(jù)進行維護。也就是說，在對數(shù)據(jù)有效順利輸入之后，還需要對這些信息做定期的更新和維護，這項工作需要大量人力物力的投入，需要各個部門進行良好的溝通。

建議對不同的子公司和不同的組織結構都明確其詳細的責任，監(jiān)督各個責任人切實完成自己的任務，確保E-HR系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)的規(guī)范和完整。各個子公司從各自的角度，需要設立專門的預留人員進行處理。

4.4 系統(tǒng)各相關人員進行持續(xù)有效的溝通

系統(tǒng)的開發(fā)商是軟件公司，購買者是集團企業(yè)，而使用者則是企業(yè)內部的工作人員。因此，為了更好地提高E-HR的使用效率，需要這三方人員的密切溝通和聯(lián)系。

在購買產(chǎn)品之前，企業(yè)的決策者需要和軟件開發(fā)商充分溝通，了解軟件的使用范圍和重要的注意事項，讓軟件開發(fā)商充分了解企業(yè)的功能需求之后，定制出滿足不同客戶要求的軟件，避免功能和需求的分離，同時可以提出要求讓軟件開發(fā)商進行二次開發(fā)工作，確保軟件與時俱進。

系統(tǒng)開發(fā)完之后，企業(yè)需要安排專門的人員進行軟件使用的培訓，尤其需要增強HR部分人員對軟件的了解和熟悉程度。

在軟件投入使用之后，同樣需要三者的密切溝通，企業(yè)需要在開發(fā)商的幫助下對系統(tǒng)運行必須的初始數(shù)據(jù)進行設定和輸入，將企業(yè)的信息盡快地搬入系統(tǒng)之中，減少發(fā)生問題的可能性。即使發(fā)生了一些問題，需要與開發(fā)商及時溝通，接受使用者的反饋情況，進一步地完善系統(tǒng)的設置，避免出現(xiàn)系統(tǒng)和企業(yè)的水土不服問題，必要的話需要在各個子公司中派駐一些專業(yè)人員進行系統(tǒng)的維護和調試，發(fā)揮E-HR應有的功能。

5 E-HR系統(tǒng)對各級管理人員的要求

單從人事管理的模式上來看，E-HR起到了對其進行改革的作用，適應了時代的要求。但是為了能夠更好地用于實際，需要得到公司各級人員的信任和支持，才能夠切實起到不受時空限制，處理大量的事物，達到提高公司競爭力的目的，提高公司的效益。

5.1 系統(tǒng)對公司高層管理人員的要求

利用互聯(lián)網(wǎng)，高層管理人員可以在任何一個地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與公司人力資源相關基本信息，如查詢公司人員的構成和分布狀況，了解公司內部組織結構、下一級公司組織結構，以及各個崗位的人員配置現(xiàn)狀和歷史信息，準確定位下屬人員的工作績效和在公司中的職位變動信息，掌握公司薪酬和福利現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表。

通過系統(tǒng)預設的審批流程，在高層管理人員進入系統(tǒng)之際，系統(tǒng)將提示需要該高管人員進行審批的事項，從而避免了因高管人員頻繁公出而導致的事務運行暫停的局面，確保公司事務流程的迅速運轉，提高公司整體運行效率。同時，通過系統(tǒng)設定，可以將審批事務指派給其他人員處理，節(jié)省了高層管理人員寶貴的時間。

5.2 系統(tǒng)對中層管理人員的要求

要求建立和完善公司的內部溝通方式。人力資源管理的絕大部分職能，需要由員工的直接領導者完成，因此，部門經(jīng)理也是一個非常重要的人力資源管理者。E-HR管理信息系統(tǒng)為公司的中層管理人員能夠切實履行人力資源管理的職能，提供了一個很好的平臺，使中層領導的人力資源管理職能夠真正、充分地實行，更好地為公司人力資源的管理及部門事務的管理間接提供支持。人力資源管理部門不斷更新、完善與其他部門的溝通語言，從而提高公司的整體人力資源的管理效率。

要求中層管理人員持續(xù)改進工作效率。中層管理人員可以通過E-HR管理信息系統(tǒng)，及時準確地審批和處理下屬員工提交的申請。同時利用績效管理這一模塊，可以實現(xiàn)動態(tài)的、持續(xù)的員工績效管理和考核工作，有效避免了年終統(tǒng)一填寫大量繁重、積壓的打分表格，從而更加實時、準確、快速地評價員工真正的工作績效。同時，利用E-HR管理信息系統(tǒng)可以隨時關注員工的工作績效、培訓狀況、薪酬兌現(xiàn)情況等，能夠根據(jù)員工的個人能力和工作狀態(tài)，以及其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，來安排或調整員工的工作，避免員工因為長久的、重復性的工作，產(chǎn)生抵觸情緒。

5.3 系統(tǒng)對人力資源管理人員的要求

E-HR系統(tǒng)通過將人力資源管理人員從煩瑣的日常事物中解脫出來，即幫助實現(xiàn)信息管理分組和分析的功能，同時其強大的報表生成功能比人工處理信息更加高效和準確。同時，它可以對員工的各項個人事務（如調休、請假等）進行審批和管理，E-HR還能實現(xiàn)對員工報酬薪資的計算和記錄，同時綜合考慮員工的各項諸如績效和出勤的情況來計算最終的薪資，而且E-HR模塊可以實現(xiàn)和銀行的對接，自動與財務和銀行進行數(shù)據(jù)的傳輸和溝通。E-HR功能還不局限于這些，還能夠為全員參與人力資源管理提供有效的平臺，從企業(yè)基層的實施完成、中層的監(jiān)督管理和高層的決策計劃等，E-HR將其串聯(lián)一起，形成一個有機的管理體系[2]。

5.4 系統(tǒng)對員工的要求

員工時刻關心著自身在公司的假期、薪資等狀況，為了及時地滿足他們的要求和對自己信息的查看和修改，系統(tǒng)應該在公司政策和規(guī)章制度之內，允許員工通過自服務系統(tǒng)進行了解和修改，因此，系統(tǒng)需要隨時地進行反饋維護。由于公司的相關政策和制度難免較為繁多和復雜，因此系統(tǒng)應該及時地對員工進行提醒，提醒的內容不能僅限于其需要完成的工作內容，還包括一些個人請求的處理狀況和對其他員工的評價和評估。為了提高員工對公司的信任和各方面調度分配的透明化，系統(tǒng)需要同步接收到相關的反饋之后改進自己的工作，提高事物處理的效率和速度，同時接受員工提出的相關的一些培訓和申請的要求。

【參考文獻】

[1]林志剛.ERP項目管理與實施.北京：電子工業(yè)出版社，2003.

[2]胡琳，胡祁.企業(yè)人力資源信息化管理影響分析[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2006（10）：131-132.