大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑探索

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來，為高校檔案管理帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。文章深入剖析了大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題，從理念更新、技術(shù)應(yīng)用、資源整合、數(shù)據(jù)管理體系和人才培養(yǎng)等多方面探索創(chuàng)新路徑，旨在提高高校檔案管理的效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在高校教學(xué)、科研和管理等方面的重要價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；創(chuàng)新路徑

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，大數(shù)據(jù)技術(shù)已深度融入社會的各個領(lǐng)域，高校檔案管理也深受其影響。高校檔案是高校發(fā)展歷程的全方位記錄，涵蓋了教學(xué)、科研和管理等諸多方面的信息，對高校的穩(wěn)定運(yùn)行與持續(xù)發(fā)展意義重大。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)指數(shù)級增長、數(shù)據(jù)類型日益多樣化的形勢，傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性愈發(fā)凸顯。因而如何借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，成為高校檔案工作者面臨的重要課題。

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理現(xiàn)狀

1.數(shù)據(jù)量與類型的變化

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長態(tài)勢。某些綜合性大學(xué)在過去的幾年間，檔案數(shù)據(jù)量可能從最初的幾十TB猛增至數(shù)百TB，且增長速度仍在加快。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、照片之外，電子文檔、多媒體資料、教學(xué)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)和科研實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等大量涌現(xiàn)。這些數(shù)據(jù)類型豐富多樣，格式各異，包括PDF、XML、MP4和AVI等格式，極大地增加了檔案管理的復(fù)雜程度。在教學(xué)方面，在線課程的錄制視頻、學(xué)生的在線作業(yè)和考試數(shù)據(jù)等都成為檔案的一部分。在科研過程中的各類監(jiān)測數(shù)據(jù)、模擬計算結(jié)果等也需妥善歸檔，使得檔案管理的對象愈發(fā)繁雜。

2.技術(shù)應(yīng)用情況

目前，部分高校已開始嘗試運(yùn)用信息技術(shù)輔助檔案管理，如引入檔案管理軟件開展檔案的錄入、存儲和檢索。但從整體來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用尚處于起步階段。數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)和人工智能等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用較為有限，未能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)處理和分析方面的強(qiáng)大優(yōu)勢。多數(shù)高校對檔案管理軟件的使用停留在基本的信息錄入和簡單查詢功能，對于軟件所具備的更高級數(shù)據(jù)分析功能未加利用，導(dǎo)致大量有價值的數(shù)據(jù)被閑置。

3.管理模式與流程

部分高校檔案管理依舊遵循傳統(tǒng)模式，從檔案的收集、整理、歸檔到利用，流程較為煩瑣。檔案收集主要依賴各部門的定期移交，缺乏實(shí)時動態(tài)收集機(jī)制，導(dǎo)致部分重要數(shù)據(jù)可能遺漏或延遲歸檔。在整理過程中，對數(shù)據(jù)的深度加工不足，多停留在簡單的分類和編目層面，難以滿足多樣化的利用需求。在檔案利用方面，檢索效率較低，通常需要花費(fèi)較長時間才能找到所需檔案，對于一些復(fù)雜的查詢需求，難以快速、準(zhǔn)確地提供服務(wù)。在涉及跨部門檔案查詢時，由于各部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，協(xié)調(diào)難度大，檢索過程更加耗時費(fèi)力。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理存在的問題

1.管理理念滯后

部分高校檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識不足，仍然秉持傳統(tǒng)的檔案管理理念，過于注重檔案的保管，而忽視了檔案數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)含的巨大價值。只將檔案管理看作是資料的存放工作，未能充分意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理變革的推動作用，認(rèn)為檔案管理的主要任務(wù)就是保存檔案，對檔案的開發(fā)利用重視程度不夠，使得檔案管理工作局限于基礎(chǔ)的存儲職能，難以給予高校發(fā)展更深層次、更具價值的支持。

2.數(shù)據(jù)安全與隱私問題

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。高校檔案包含大量師生的個人信息、科研成果等敏感數(shù)據(jù)，一旦信息被泄露，將對師生權(quán)益和高校聲譽(yù)造成嚴(yán)重?fù)p害。然而，目前少數(shù)高校在數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)、管理制度等方面還存在漏洞。一些高校的數(shù)據(jù)加密技術(shù)落后，容易被破解。訪問控制機(jī)制不完善，存在權(quán)限濫用的風(fēng)險。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略也不夠健全，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，難以快速恢復(fù)。

3.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案的數(shù)據(jù)來源廣泛，格式多樣。教學(xué)檔案、科研檔案和行政檔案分別來自不同的部門和系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)定義等方面存在較大差異。目前，少數(shù)高校缺乏統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同部門、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)難以有效整合和共享。在實(shí)際工作中，常常需要花費(fèi)大量時間和精力轉(zhuǎn)換和整理不同格式的數(shù)據(jù)，才能實(shí)行統(tǒng)一管理，不僅增加了檔案管理的難度和復(fù)雜性，還嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)的利用效率。例如，教學(xué)檔案中對于學(xué)生成績的記錄格式可能因課程性質(zhì)、授課教師習(xí)慣不同而各異，科研檔案中實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的記錄方式也因?qū)W科特點(diǎn)和研究團(tuán)隊差異而有別，使得在整合和分析數(shù)據(jù)時存在一定困難。

4.人才隊伍不足

大數(shù)據(jù)時代的高校檔案管理需要既懂檔案業(yè)務(wù)知識又掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才。但目前高校檔案管理人員大多是檔案學(xué)專業(yè)出身，對信息技術(shù)的掌握程度有限，缺乏大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等方面的技能。同時，高校在人才引進(jìn)和培養(yǎng)方面也缺乏足夠的針對性，未能制定有效的人才發(fā)展規(guī)劃，難以滿足檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的需求。由于缺乏專業(yè)人才，高校在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理時往往面臨技術(shù)難題無法解決、應(yīng)用效果不佳等問題。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑

1.更新管理理念

高校檔案管理部門應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，樹立大數(shù)據(jù)思維。深刻認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)不僅是歷史記錄，還是重要的信息資源。要從傳統(tǒng)的以保管為中心向以利用為中心轉(zhuǎn)變，注重檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析，為高校的教學(xué)評估、科研決策和管理優(yōu)化等提供有力的數(shù)據(jù)支持。例如，通過對學(xué)生歷年成績數(shù)據(jù)、學(xué)習(xí)行為數(shù)據(jù)的分析，挖掘?qū)W生的學(xué)習(xí)規(guī)律和特點(diǎn)，為個性化教學(xué)提供參考依據(jù)。分析教師的科研成果數(shù)據(jù)，評估科研項目的影響力和發(fā)展趨勢，為科研資源的合理配置提供決策支持。高校可以成立專門的數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊，定期分析檔案數(shù)據(jù)，形成分析報告，為學(xué)校決策層提供有價值的參考。該團(tuán)隊不僅要關(guān)注數(shù)據(jù)的表面信息，還要深入挖掘數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系，為高校各方面工作提供前瞻性的建議。

2.加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，保障數(shù)據(jù)安全

首先，采用分布式存儲技術(shù)，如Hadoop分布式文件系統(tǒng)（HDFS），實(shí)現(xiàn)對海量檔案數(shù)據(jù)的高效存儲。HDFS具有高容錯性、高擴(kuò)展性等特點(diǎn)，能夠?qū)?shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點(diǎn)，提高數(shù)據(jù)存儲的安全性和可靠性。同時，利用云存儲技術(shù)，將部分非敏感檔案數(shù)據(jù)存儲在云端，降低本地存儲成本，實(shí)現(xiàn)隨時隨地的訪問和管理。例如，某高校采用 HDFS 和云存儲相結(jié)合的方式，將教學(xué)視頻、公開學(xué)術(shù)論文等非敏感數(shù)據(jù)存儲在云端，將學(xué)生的學(xué)籍檔案、科研核心數(shù)據(jù)等敏感數(shù)據(jù)存儲在本地分布式存儲系統(tǒng)中。通過這種方式，既保證了數(shù)據(jù)的安全，又提高了存儲效率和訪問的便利性，用戶可以通過校園網(wǎng)隨時隨地訪問云端存儲的檔案數(shù)據(jù)。在實(shí)際應(yīng)用中，還可以根據(jù)數(shù)據(jù)的訪問頻率和重要性，動態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)的存儲位置，進(jìn)一步優(yōu)化存儲資源的利用效率。

其次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，如AES加密算法，加密存儲和傳輸敏感檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，根據(jù)用戶的角色和權(quán)限，對檔案數(shù)據(jù)實(shí)行分級授權(quán)訪問，保證數(shù)據(jù)的安全性。采用如密碼、指紋識別和短信驗(yàn)證碼等多因素身份認(rèn)證技術(shù)，提高用戶身份認(rèn)證的安全性。制定數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略，定期備份檔案數(shù)據(jù)，將備份數(shù)據(jù)異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)演練機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠快速恢復(fù)。例如，某高校制定了每周全量備份、每天增量備份的策略，將備份數(shù)據(jù)存儲在異地的災(zāi)備中心。定期組織數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略的有效性，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)災(zāi)難時能夠在最短時間內(nèi)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障學(xué)校的正常運(yùn)行。

3.完善數(shù)據(jù)管理體系，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

制定高校檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)定義和數(shù)據(jù)交換接口等。明確各類檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲和利用要求，確保不同來源的數(shù)據(jù)能夠有效整合和共享。參照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的命名規(guī)則、文件結(jié)構(gòu)等。例如，規(guī)定電子文件統(tǒng)一采用PDF格式，文件名包含文件編號、主題和日期等關(guān)鍵信息，便于識別和管理。成立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定小組，由檔案管理專家、信息技術(shù)人員和各部門代表組成，共同制定符合學(xué)校實(shí)際需求的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。同時，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和培訓(xùn)，確保各部門和人員能準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。在制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時，還應(yīng)充分考慮未來技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)變化的需求，預(yù)留一定的靈活性和擴(kuò)展性，以便能夠及時調(diào)整和完善標(biāo)準(zhǔn)。

同時，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，實(shí)時監(jiān)測和評估檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。在數(shù)據(jù)采集階段，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)來源的審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。采用數(shù)據(jù)清洗、去重等技術(shù)，預(yù)處理采集到的數(shù)據(jù)，去除噪聲和重復(fù)數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。定期對數(shù)據(jù)開展質(zhì)量評估，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量問題反饋機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。利用數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工具，如Informatica Data Quality、IBM InfoSphere DataStage等，對檔案數(shù)據(jù)開展實(shí)時監(jiān)控和分析，生成數(shù)據(jù)質(zhì)量報告，為數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。通過建立數(shù)據(jù)質(zhì)量追溯體系，明確數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的責(zé)任主體，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的持續(xù)提升。例如，在數(shù)據(jù)質(zhì)量評估中，設(shè)定數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和一致性的量化指標(biāo)，定期對檔案數(shù)據(jù)打分評估，及時整改不達(dá)標(biāo)的數(shù)據(jù)。

4.整合檔案資源

首先，打破高校各部門之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案、科研檔案和行政檔案等各類檔案資源的整合。建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，將分散在不同部門的檔案數(shù)據(jù)集中存儲和管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和共享。通過與教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)等對接，實(shí)時采集教學(xué)和科研過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，豐富檔案資源庫。例如，通過接口技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理系統(tǒng)與檔案管理平臺的對接，學(xué)生的成績、課程信息等教學(xué)數(shù)據(jù)在教學(xué)管理系統(tǒng)更新后，能夠?qū)崟r同步到檔案管理平臺，確保檔案數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。建立數(shù)據(jù)共享中心，各部門可以通過數(shù)據(jù)共享中心獲取所需的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流通。同時，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)共享的管理，制定數(shù)據(jù)共享規(guī)則和權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全和合理使用。在實(shí)際操作中，可以建立數(shù)據(jù)共享申請和審批流程，明確各部門的數(shù)據(jù)共享需求和權(quán)限范圍，防止數(shù)據(jù)被泄露和濫用。

其次，加強(qiáng)高校之間的合作與交流，建立校際檔案資源共享平臺。通過共享平臺，高校之間可以相互借閱、交換檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。同時，開展校際檔案學(xué)術(shù)交流活動，共同探討檔案管理的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)和方法，促進(jìn)高校檔案管理水平的整體提高。定期組織校際檔案管理研討會，邀請專家學(xué)者和檔案管理人員共同分享檔案管理的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)應(yīng)用成果，促進(jìn)高校之間的學(xué)習(xí)和交流。在共享平臺的建設(shè)中，還可以引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和不可篡改，增強(qiáng)高校之間的信任，推動校際檔案資源共享的深入發(fā)展。

5.培養(yǎng)專業(yè)人才隊伍

高校應(yīng)制定優(yōu)惠政策，吸引既懂檔案學(xué)又掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才加入檔案管理隊伍。拓寬人才引進(jìn)渠道，從高校相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生、科研機(jī)構(gòu)和企業(yè)等引進(jìn)具有大數(shù)據(jù)分析、信息技術(shù)等方面專業(yè)背景的人才，充實(shí)檔案管理力量，并提供具有競爭力的薪酬待遇、良好的科研環(huán)境和職業(yè)發(fā)展空間，吸引優(yōu)秀人才。例如，某高校為吸引大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，設(shè)立了專項人才補(bǔ)貼，提供獨(dú)立的科研工作室和先進(jìn)的實(shí)驗(yàn)設(shè)備，成功引進(jìn)了多名具有大數(shù)據(jù)分析和信息技術(shù)背景的專業(yè)人才，為檔案管理創(chuàng)新提供了人才支持。在人才引進(jìn)過程中，還應(yīng)注重人才的綜合素質(zhì)和團(tuán)隊協(xié)作能力，確保引進(jìn)的人才能夠快速融入高校檔案管理團(tuán)隊，發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢。

加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的在職培訓(xùn)，定期組織大數(shù)據(jù)技術(shù)、檔案管理新知識等方面的培訓(xùn)課程和學(xué)術(shù)講座。鼓勵檔案管理人員參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動，了解行業(yè)最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。與專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作，為檔案管理人員定制個性化的培訓(xùn)課程，涵蓋大數(shù)據(jù)存儲與管理、數(shù)據(jù)挖掘與分析以及人工智能應(yīng)用等方面的內(nèi)容。建立內(nèi)部學(xué)習(xí)交流機(jī)制，促進(jìn)檔案管理人員之間的經(jīng)驗(yàn)分享和技術(shù)交流。例如，每周組織一次內(nèi)部學(xué)習(xí)交流會議，大家分享自己在工作中遇到的問題以及解決方式，共同探討解決方案。通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新能力。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代為高校檔案管理帶來了前所未有的機(jī)遇，但同時也面臨前所未有的挑戰(zhàn)。通過更新管理理念、加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用、完善數(shù)據(jù)管理體系、整合檔案資源和培養(yǎng)專業(yè)人才隊伍等創(chuàng)新路徑，可以有效提升高校檔案管理的質(zhì)量和效率，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)的價值，為高校的教學(xué)、科研和管理等各項工作提供有力支持。在未來的發(fā)展中，高校檔案管理應(yīng)緊跟時代步伐，不斷探索創(chuàng)新，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，為高校的可持續(xù)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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作者單位：濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院

作者簡介：王慶漢（1972—），男，漢族，山東壽光人，碩士研究生，研究方向：檔案管理。