高校輔導員與學籍學歷電子注冊

樊潤慧

摘 要： 本文從教育部的高校學籍學歷電子注冊的三個階段的工作任務入手，分析各個環節的重要性及應當注意的問題，得出在三個階段高校輔導員應當協助完成的工作，為輔導員指明工作方向，也讓輔導員明確工作的目的，為高校順利完成學籍學歷電子注冊工作提供實踐經驗。

關鍵詞： 高校輔導員 學籍 學歷

國家教育部2001年實施的學歷證書電子注冊，2006年開始要求普通高校對新生在入學時進行資格審查，并于2007年在普通高校新生中實施學籍電子注冊，2008年實行在校生學年電子注冊，2010年實施的學歷證書即時電子注冊，這樣普通高等學校學籍學歷電子注冊從新生取得學籍到在校生的轉學、轉專業、休退學等學籍異動和獎懲記錄到畢業的學歷均需電子注冊。教育部對高校學生在校期間的全過程實施信息化管理，前期的學籍、學年電子注冊成為畢業學歷電子注冊的重要依據。因此，高等教育學籍學歷電子注冊制度是規范高校辦學行為，維護高等教育公平、公正，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護學生合法權益，加強高等教育管理，提高教育質量，維護學校安全穩定的重要舉措。

“中國高等教育學生信息網”（簡稱：學信網）網址：www.chsi.com.cn，是教育部學籍學歷信息管理電子政務平臺。管理層面介于招生、就業之間，起到承前啟后的作用。平臺體現政策，但本質上是技術輔助，不能妨礙、更不可能替代實際管理，是教育部《普通高校學生管理》的輔助管理工具。平臺專業技能要求，全過程信息化，分校、省、部三個平臺，對高校學籍管理要求業務能力要求高。高校學籍管理隊伍群體大，層次不等，學籍管理環節多，政策性強，教育部要求據實標注、完整標注，這樣難度更高，需要輔導員的輔助。下面我從學籍學歷注冊工作的三個階段，談談輔導員需要協助的工作。

1.學籍學歷電子注冊工作流程

學籍學歷電子注冊工作流程分三次注冊、三次查詢、兩次校對，即三次注冊是新生學籍注冊、在校生學年注冊、畢業生學歷證書注冊。學籍注冊的對象是新生，重在“資格”；學年注冊的對象是在校生，重在“管理”；學歷注冊的對象是畢業生，重在“服務”。三次查詢，即新生學籍查詢、在校生查詢、畢業生學歷查詢。兩次校對，即學歷圖像校對和學歷信息校對。

1.1新生學籍注冊。

新生學籍注冊工作的重點是“嚴管入口，管好資格”。

新生資格初審：學校應當在報到時對新生入學資格進行初步審查，審查合格的辦理入學手續，予以注冊學籍；審查發現新生的錄取通知、考生信息等證明材料，與本人實際情況不符，或者有其他違反國家招生考試規定情形的，取消入學資格。

新生資格復查：學生入學后，學校應當在3個月內按照國家招生規定進行復查。復查內容主要包括以下方面：（一）錄取手續及程序等是否合乎國家招生規定；（二）所獲得的錄取資格是否真實、合乎相關規定；（三）本人及身份證明與錄取通知、考生檔案等是否一致；（四）身心健康狀況是否符合報考專業或者專業類別體檢要求，能否保證在校正常學習、生活；（五）藝術、體育等特殊類型錄取學生的專業水平是否符合錄取要求。

復查中發現學生存在弄虛作假、徇私舞弊等情形的，確定為復查不合格，應當取消學籍；情節嚴重的，學校應當移交有關部門調查處理。

1.2新生學籍注冊環節輔導員需要協助的工作。

高校輔導員在新生學籍注冊環節要協助做好，第一，新生報到時的資格初審；第二，三個月內的資格復查；第三，新生學籍的查詢，要求達到100%。

2.在校生管理——學年注冊

在校生管理的重點是“據實標注，管好過程”。

2.1在校生學籍管理工作包括學年注冊、學籍異動、學籍處理、學生信息修改等環節。

2.1.1在校生學年注冊

學年電子注冊是新生學籍電子注冊的延續，是對在校學生新學年學習資格的認定。正常升級的學生，進行統一標注為“注冊學籍”；對上一學年發生學籍異動的學生，對學籍異動情況適時進行注銷或標注。學年電子注冊的學籍信息是學歷證書電子注冊的重要依據。

2.1.2學年注冊的目的

確保學信網中在校生名單與實際情況一致（學籍資格）；確保學信網中在校學籍信息與實際情況一致（學籍信息）；真實記載學生在校期間的學籍異動等信息（學籍記載）。

學年注冊的時間是每年9月1日—30日；學年注冊的范圍是全體在校生都必須進行學年電子注冊；一年級新生在完成學籍注冊的同時，學年注冊就同步完成。

2.1.3在校生的學籍異動

學籍異動是指：退學、開除學籍、死亡、取消學籍、留級、休學、復學、轉專業等。學籍學歷電子注冊要求：據實標注，上傳文號；學籍注銷（退學和取消學籍）：要求在學籍處理后15個工作日內完成。

2.1.4學籍信息的修改

學籍修改的規則：變更身份信息，只能單條修改，必須上傳電子檔案；變更專業信息，只能學籍異動；學號、班級字段可以一步到位。

變更身份信息（姓名或身份證號或民族）需要的電子檔案資料：

2.1.4.1屬于招生過程填涂錯誤的，請提供以下材料：

生源所在地省級招生部門出具的證明材料；戶口所在地公安部門出具的帶有本人照片的戶籍證明原件（戶籍證明落款時間應在3個月內）；身份證和戶口本的原件；若屬五年一貫制學生需提供中學學籍檔案。

2.1.4.2屬于在校期間身份證重（錯）號變更的，請提供以下材料：

戶口所在地公安部門出具的制式身份證號碼變更證明（需注明申請更改信息的時間、原因，發函單位固定聯系方式，加蓋戶籍專用章、戶籍民警專用章）；更改信息前后的新老身份證、戶口本的原件；戶口所在地公安部門出具的帶有本人照片的戶籍證明原件（戶籍證明落款時間應在3個月內）；若屬五年一貫制學生需提供中學學籍檔案；涉及出生日期變更的提供原始出生證明。

2.2學籍信息的查詢。

學信網中學生學籍信息是學生身份及變化過程的真實表現，需要學生通過在學信網注冊相關的賬號后鏈接學信網學籍信息進行關注。

2.3在校生管理環節輔導員需要配合的工作。

高校輔導員在學年注冊的在校生管理環節需要配合做的工作是，第一，配合做好每學期的校內注冊工作，為學年注冊工作打好基礎；第二，對學生信息的修改做好宣傳工作，建議學生不要隨意更改姓名，同時也應做好解釋，不要讓學生誤解為教育行政部門或學校侵犯學生更名的權力，杜絕冒名頂替現象發生；第三，按程序做好學籍異動的辦理工作，提交原始資料，保證學籍異動有據可查；第四，提醒修改信息和學籍異動的學生進行學籍查詢。

3.畢業生學歷注冊及圖像采集

畢業生學歷注冊的重點是“即時注冊，做好服務”。

3.1圖像信息采集。

2001年，為了規范學歷證書中的圖像信息，教育部委托新華圖片社對當年及以后的高等教育畢業生進行圖像信息采集，并將采集到的信息作為學歷數據網上查詢的一部分。

3.1.1圖像信息的補拍

學生因故未能及時參加集中采集者，應持學校開具的介紹信到新華社陜西分社進行補拍。

3.1.2圖像校對、信息確認工作

圖像信息與學籍數據鏈接時的關鍵字段是身份證號，因此在采集之前需要學生核對學籍信息。自2011年起，沒有圖像信息的學歷數據不再提供網絡上查詢。圖像信息采集一般40天之后學生即可通過學信網查詢、校對。一方面在線確認：學信檔案，自行核準文字信息、照片信息；一方面線下確認：學校組織，打印分發，學生確認并簽字。保證學歷證書內容與學信網信息一致，若無誤，則點擊信息無誤按鈕；有誤者，聯系學校管理人員修改。

3.2學歷注冊。

根據《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》（教學〔2001〕4號），教育部授權各省、自治區、直轄市教育行政部門實施學歷證書注冊工作。教育部對經注冊的證書進行審核、備案；經審核、備案后國家方予承認和保護。實施過程中由各省、自治區、直轄市教育主管部門監督，各高等教育院校具體操作實施。

學歷注冊包括學歷即時注冊、學歷撤銷、換證等工作。即時注冊、換證的學歷數據在畢業證發證日期即可提供網上查詢。被撤銷的學歷證書，學校應當予以注銷并報教育行政部門宣布無效。

3.3學歷查詢。

發證日期是學歷注冊提供網上查詢的有效期；已注冊學歷，發證日期之前，可隨時撤回；學生務必自查學歷證書的信息（發證日之前），即便事先簽字確認，也可能有錯；學?？赡苷`操作；要及早發現問題，及時報告。

3.4畢業證明書的辦理。

需要提供的資料：學信網上學歷信息的截圖、登報遺失啟事、2寸證件照2張（附同版電子版）、身份證復印件。

證明書的式樣、質量、內容、與畢業證書基本相同；照片要使用近照。證明書上需注明原證書編號，同時對原學歷證書標明遺失作廢。證明書與原證書具有同等效力。

3.5畢業生管理環節輔導員協助做的工作。

高校輔導員在畢業生學歷注冊環節需要協助做的是，第一，組織學生進行本人信息的核對工作；第二，組織學生進行圖像采集；第三，組織學生進行圖像校對；第四，協助做好畢業證的制證工作；第五，提醒學生領到畢業證立即自查。

參考文獻：

[1]教育部.普通高校學生管理規定[Z].中華人民共和國教育部令〔2016〕第41號，2016.

[2]劉云昭.學籍學歷信息管理工作專題[R].北京：普通高校學生管理培訓，2017.